Коучинг в делегировании

Работая с руководителями уже около 5-ти лет, помогая развивать им важные управленческие навыки, мне часто приходится слышать следующие фразы: « У меня совершенно нет времени»; «Такую ответственную работу я никому не могу доверить»; «Сам я сделаю это быстрее и лучше, чем мой персонал»; «Мой персонал может быть против дополнительной работы»; «Сегодня я дам ему это задание, а завтра он займет мое место». Как найти ресурсы, больше свободного времени читайте в статье!

Чаще всего, основная причина появления таких ситуаций не в том, что руководитель не правильно расставляет приоритеты, не знает принципов тайм менеджмента и вовсе не в слабом доверии к подчиненным. Корнем этой ситуации обычно бывает отсутствие делегирования или редкое использование этой функции руководителя в практике.

К чему обычно приводит, если руководитель неверно использует или использует редко функцию делегирования в своей управленческой практике: 

• Ящик входящей почты всегда переполнен. Вы постоянно работаете сверхурочно, чтобы выполнить задачи, которые "по силам только вам".
• Вы предугадываете решения персонала и исправляете не удовлетворяющие вас результаты.
• Сотрудники считают себя недостаточно подготовленными для выполнения заданий.
• Низкий боевой дух и большая текучесть кадров.

В чем же польза этой функции для руководителя? Вы можете сократить рабочую нагрузку и количество связанных с ней стрессов, если передадите какие-то задания людям, которые достаточно квалифицированы, чтобы их выполнить. Это увеличит объем времени, которое вы можете потратить на проекты, действительно требующие вашего непосредственного участия, - задания высокого уровня, долгосрочное планирование и формирование корпоративной политики. Кроме этого делегирование помогает: создать больше доверия между руководителем и исполнителем, усилить мотивацию сотрудника и помогает вашему сотруднику проявить свои лучшие способности, возможности, ресурсы и навыки. Делегирование помогает сотрудникам развиваться.

В своей статье я хочу больше внимания уделить внимание тому, как делегировать задачу.
Так как мне часто приходилось работать с руководителями розницы, то я заметила, что делегирование сложной задачи похожа на продажу, продажу идеи!

Как и в основных принципах продаж в делегировании есть такие этапы как:

1. Подготовка
2. Установление контакта
3. Выяснение мотивации/потребностей
4. Яркая презентация задачи на основе мотивации и потребностей
5. Отработка сомнений
6. Завершение делегирование или подведение итогов.

Особенно эффективно, когда к принципам продаж примешиваются принципы и инструменты коучинга.
Разберем каждый этап отдельно:

ПОДГОТОВКА

Прежде чем готовится к делегированию, вам следует определить его цель. Вы хотите уменьшить свою нагрузку? Хотите, чтобы персонал освоил новые навыки? Начать совершенно новый проект или функцию? Затем вам нужно определить какие задания вам хотелось бы делегировать, и какие знания и способности требуются для их успешного завершения. И, наконец, выбрать наиболее подходящего сотрудника.

Не все задания могут быть делегированы. Лично вы всегда должны быть ответственны за:

• Наблюдение за работой сотрудников;
• Сложные переговоры с покупателями;
• Работу, требующую технических навыков, которыми обладаете только вы;

Нельзя делегировать те задачи, которые относятся к ключевым областям результата руководителя, а так же управленческие функции – постановка целей, планирование, контроль, мотивация, делегирование, задачи особой важности, задачи высокой степени риска, необычные, исключительные и срочные дела, конфиденциальные или личные задачи.

Делегирование данных функций возможно лишь в случае, когда вы готовите руководителя на ваше место.
Определение навыков необходимых для выполнения работы. Вы не сможете найти подходящего человека, пока не определите, какие навыки требуются для работы.

Для такого анализа следует ответить на три вопроса:

• Какие интеллектуальные навыки необходимы? (например, способность решать проблемы, логическое мышление, возможность принятия решения, планирования, творческий подход).
• Какие действия и оборудование понадобиться? (например, использование редактора, организация, тренинг, развитие).
• Какие навыки межличностных отношений необходимы? (например, определение нужд покупателя, переговоры о ресурсах, консультации с экспертами).

Выбор человека для выполнения задания. Для того чтобы максимально подготовиться к делегированию, вам могут быть полезны вопросы, ответы на которые помогут руководителю дать задачу сотруднику более квалифицированно. 

УСТАНОВЛЕНИЕ КОНТАКТА

Для многих руководителей трудность в делегировании появляется, когда между подчиненным и руководителем нет контакта.

Создание контакта не равняется завязыванию неформальных отношений.

В данном случае – это создание благоприятных условий для прояснения мотивов, создание искренних отношений. Если для вас важно делегировать задачу эффективно, если вы хотите, чтобы сотрудник с высокой мотивацией и энтузиазмом выполнял его – важно этому этапу уделить время. Человек должен чувствовать себя, как минимум в безопасности, когда приходит в ваш кабинет, он должен ощущать, что вы верите в его силы выполнить эти цели. Все это придает невероятную силу действиям вашего сотрудника и помогает раскрыть свои ресурсы и потенциал.

Для создания такого контакта бывают очень полезны основные принципы коучинга:

• Со всеми все в порядке
• В основе любого действия лежит позитивное намерение
• У людей уже есть все ресурсы для достижения результата
• Люди делают наилучший выбор из всех возможных
• Люди постоянно меняются

С такими принципами создать комфортную атмосферу для передачи задачи достаточно легко.

ПРОЯСНЕНИЕ МОТИВАЦИИ/ПОТРЕБНОСТИ

У каждого сотрудника своя мотивация: для одного важен карьерный рост, для другого материальные стимулы, а для третьего статус.
Для того чтобы задача заинтересовала сотрудника, важно понимать на чем мы сможем сделать верный акцент.

Для этого нам помогут основные коучинговые вопросы:
Например: «Что для тебя важно на этой работе? Что важного она для тебя приносит? Какие личные цели она помогает тебе реализовать? А в целом, что ждешь от работы в компании? Какие задачи интересны? (В процессе задавания этих вопросов внимательно наблюдаем за реакцией сотрудника, – на каких ответах больше оживления и заинтересованности, такие задачи он сможет выполнить с энтузиазмом и высокой энергией). 

ПРЕЗЕНТАЦИЯ

Цель этого этапа рассказать сотруднику о проекте так, чтобы он загорелся этой идеей. Так, чтобы она соответствовала его ценностям, его ожиданиям, предпочтениям, смогла помочь ему проявить свои лучшие качества и навыки. 

Рассказывая о делегируемом проекте или задаче важно ответить на следующие вопросы:
«Что предстоит?» отвечая на этот вопрос, вы можете коротко описать задачу. Например: «Ты, наверное, знаешь, что нам к концу года необходимо открыть еще 3 торговые точки»
«Почему это важно?» Чтобы рассказать о важности этой задачи. Например: «Сейчас это особенно важно, когда компания выходит на новый уровень развития, когда есть возможность для открытия новых вакансий. Тебе это будет важно тем, что ты сможешь расширить свою территорию, и тем самым получить больше возможностей заработать, у тебя появится возможность поставить в этот салон новых управляющих из кадрового резерва компании, которые уже готовы к этой должности. Кроме этого – представлять нашу компанию в новых городах».
«Кем ты становишься?» Ответ на этот вопрос даем больше представления о роли сотрудника в этой задаче. Например: «За счет этого ты сможешь стать первым руководителем с такой обширной географией! Ты становишься действительно эффективным руководителем, т.к. сможешь усилить свои навыки дистанционного управления, ведения переговоров с арендодателями и т.п.»
«Для чего еще важна эта задача?» Ответ на этот вопрос открывает большие горизонты для сотрудника и помогает усилить его мотивацию. Например: «это дает возможность тебе расти карьерно и профессионально, а нашей компании стать лидером в регионе!» 
Далее мы проверяем насколько у сотрудника сильный интерес к задаче. Получив подтверждение, переходим к следующему этапу.
«Что делать?» Например: «Для этого важно сделать: 1, 2, 3.»

ОТРАБОТКА СОМНЕНИЙ И ВОЗРАЖЕНИЙ

Порой на этом этапе у сотрудника возникают вопросы. Ваша задача снять все сомнения человека и привести важные аргументы, максимально прояснить для него цели, задачи и шаги.

ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ

Завершающим этапом делегирования является подведение итогов. Здесь важно определить, как понял сотрудник вашу задачу. Это важно еще и тем, что вы сможете точно понять, что из вашей задачи запомнил сотрудник и сможете вовремя скорректировать.

Лучше, если сотрудник запишет ключевые этапы или результаты этой задачи. Так же в процессе подведения итогов с сотрудником важно договориться о деталях выполнения задачи, о том, как вы сможете узнать, что задача выполняется правильно и в срок. Какие возможности видит сотрудник в достижении результата, какие риски могут остановить его. Обсудить совместно, как справиться с рисками, по каким вопросам сотрудник может обратиться к другим сотрудникам или, в крайнем случае, к руководителю за помощью.

ЗАВЕРШЕНИЕ

А именно, обсуждение результатов делегированной задачи с подчиненным. Здесь важно узнать у него:

• Что ему дал процесс делегирования.
• Признайте его успехи, похвалите за выполненную работу.
• Сравните достигнутые результаты с поставленными заранее стандартами.
• Избегайте критики и обвинений, обсудите, какие поправки будут необходимы в будущем.
• Обсудите план действий для дальнейшего профессионального роста сотрудника, например, проведение коучинга или тренинга.

Сотрудник должен чувствовать, что его работа получила признание, не только ваше, но и вашего руководства и клиентов.
Безусловно, процесс делегирования занимает некоторое время, усилия и другие ваши ресурсы, при этом в перспективе вы сэкономите гораздо больше. Передав задачу так, что сотрудник с энтузиазмом и высокой мотивацией выполняет ее, - вы в итоге сами экономите массу ресурсов, даете возможность расти и развиваться вашим сотрудникам, достигаете лучших результатов меньшими усилиями.

Успехов и вдохновения!

Ускова Оксана
профессиональный бизнес-тренер, сертифицированный коуч