С 1 июля 2018 года вступит в силу новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный приказом Росстандарта от 8 декабря 2016г. № 2004-ст. Взамен ГОСТ Р 6.30-2003. По новым правилам оформлять кадровые документы Вы можете уже сейчас, особенно это касается отметки о заверении копии трудовой книжки. В зависимости от того, для каких целей будет нужна данная копия новый ГОСТ предусматривает два варианта отметок о заверении копии.
Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа.
На копии для внутреннего пользования, как и раньше, следует написать слово "Верно", должность лица, заверившего копию, его подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения копии (выписки из документа) (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016). На копии документа для другой организации с 1 июля 2018 года дополнительно нужно указать место хранения документа, с которого изготовили копию: "Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле ...за ...год") и заверить печатью организации.
Если компания не включила в номенклатуру дел трудовые книжки как одно дело, то в отметке о месте хранения трудовой книжки укажите, что подлинник документа находится в отделе кадров компании "Название" .Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп. Обратите внимание на реквизит печать - тоже есть изменения. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати") (п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Такой порядок нужно применять с 1 июля 2018 года для всех копий кадровых документов, в том числе и трудовых книжек.
Прошу обратить внимание, что новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 включает четыре новых реквизита. Следовательно необходимо обновить локальный регламент по кадровому делопроизводству.
Только перечислю реквизиты, подробнее обязательно изучите документ:
- гриф ограничения доступа к документу (п. 5.14 ГОСТ Р 7.0.97-2016);
- наименование структурного подразделения - автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) (п. 5.6 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Стандарт рекомендует оформлять данный реквизит прописными буквами (приложение В.5 к ГОСТ Р 7.0.97-2016);
- наименование должности лица - автора документа (п. 5.7 ГОСТ Р 7.0.97-2016);
- отметка об электронной подписи - используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью (п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016). В соответствии с действующим законодательством Российской Федерации данная отметка включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи.
Отправляя данные вы подтверждаете пользовательское соглашение