Как внедрить кадровый электронный документооборот в компании

С весны 2020 года встала необходимость работы удаленно. Для сохранения работников и защиты их здоровья приходилось идти на крайние меры и тщательно отслеживать законодательство в плане дистанционной работы. Многие работодатели столкнулись с проблемами подписания документов с работниками, которые были заперты дома во время пандемии. Изыскивали способы как подписывать соглашения об электронном взаимодействии и подписания приказов и доподнительных соглашений.

Компания, в которой я на тот момент работала использовала все возможное, чтобы сохранить работников и не ухудшить их условия труда и, конечно, была рада введению закона о дистанционной работе, а также разрешению работы с электронными кадровыми документами.

Популярное по теме

90 чек-листов по всем направлениям для HR и бизнес-тренеров: подборка от экспертов hrtime.ru

Полезные инструменты по подбору, оценке персонала, обучению, консалтингу, разработке СОТ, корпоративной культуре, коучингу, кадровому учету и карьерному консультированию в одном месте.

Посмотреть подборку

Подбор компании для реализации проекта по кадровому электронному документообороту начался сразу как появилось законое право его введения. 

Выбор пал на компанию, которая учавствовала в государственном эксперименте по внедрению электронных кадровых документах HR Link. 

Плюсы:

Интуитивно понятный интерфейс. Служба  поддержки клиентов на высоте и даже выше. 

Минусы: 

Еще много хочется добавить и доработать. 

Но в компании всегда идут на встречу и прислушиваются к клиентам. 

Как мы внедряли:

На первом этапе, конечно, разработка документации. Консультации от HR Link.

Кто ответственный за внедрение, кто будет отслеживать отправку и пописание документтов на портале. 

Нам потребовалось:

1. Приказ о назначении ответственного
2. Положение об электронном документообороте 
3. Регламент по использованию электронной подписи
4. Соглашение об электронном документообороте и электронной подписи
5. Согласие работников на передачу персональных данных на портал
6. Установка модуля интеграции 1С.

У нас в компании 130 человек. Для эффективного внедрения решили сначала подключить самых осведомленных и это были HR -ы. Количество 5 человек. Подключили, выдали лицензии на ЭЦП и попрбовали передачу документов. 

Совместно с HR Link провели обучающий вебинар, сделали запись и сформировли обучающий курс. 

Проговорили с сотрудниками все вопросы, плюсы и минусы работы с КЭДО. У нас возникли вопросы такие как:

1. Это касается ведение бумажных или электронных трудовых книжек?
2. Что такое ЭЦП и где она может быть использована?
3. Где будут хранится документы и смогу ли я их получить?
4. А не сломается ли платформа?

Поскольку в компании работают люди разных возрастов, организовали в каждом департаменте отработку таких вопросов. Провели курс по работе с ЭЦП и как ей пользоваться и где она действует.

До запуска КЭДО оформили согласия работников и подписали соглашения об электронном документообороте. Что для нас было важно, мы достигли 99,9 % согласия в переходе на такой вид обмена кадровыми документами. 

Нашему проекту уже полгода. 

В процессе работы разработали собственные шаблоны заявлений на портале и гибкие маршруты подписания. Автоматическое уведомление сотрудников об отпуске. Приказы по основной деятельности, должностные инструкции, приказы о переводе и соглашения об изменении трудовых договоров сейчас переведены в электронный формат.

С дистанционными работниками мы полностью подписываем все документы на портале. Ознакомление с локальными-нормативными актами также происходит в электронном виде.

С работниками, которые работают в офисе в полной мере перевели в электронный вид все заявления и приказы (кроме приказов об увольнении).,

Поступило множество благодарностей о возможности подписания документов удаленно без посещения департамента персонала.