Как переоформить сотрудников при смене названия компании? Алгоритм действий HR-специалиста

Перевод сотрудника на другую должность или другое подразделение – распространенная практика. Поэтому особых хлопот и проблем процедура и не вызывает. Да и особых рисков для работодателя она не несет. Разве что сотрудник может отказаться, и тогда вероятный сценарий – предлагать ему другую должность или договариваться о расторжении договора.

Перевод сотрудника на другую должность или в другое подразделение – достаточно распространенная практика. Поэтому особых хлопот и проблем процедура и не вызывает. Да и особых рисков для работодателя она не несет. Разве что сотрудник может отказаться, и тогда вероятный сценарий – предложить ему другую должность или договариваться о расторжении договора, ведь изменяются существенные условия, с которыми человек может не согласиться.

Но в практике случается и почти обратная ситуация – сотрудник на месте, должность не меняется, а вот компания или подразделение меняют название. Таково решение учредителей или топ-менеджеров компании. А как при этом действовать HR, какие документы подписать с сотрудниками и о чем важном не забыть? Разберемся, насколько соответствует эта процедура переводу. 

Итак, первое, что должна сделать организация, издать приказ о переименовании юридического лица. В нем надо отразить основание такого действия. Им будет соответствующее решение учредителей, совета директоров. Или – генерального директора, если речь идет о названии подразделения. При этом знакомить под роспись с приказом сотрудников необязательно – в законодательстве такого требования нет.

Во-вторых, как известно, в трудовом договоре всегда указывается место работы – это одно из существенных условий этого документа. В то же время закон позволяет вписать лишь наименование организации и города. Поэтому, даже если фактический адрес не меняется, внести корректировки придется, ведь меняется название юрлица. Следовательно, со всеми сотрудниками надо подписать дополнительное соглашение.

Далее необходимо внести изменения в карточку Т-2. Причем отметим, что закон также не регламентирует порядок внесения таких правок, и унифицированной формы нет. В практике HR существует два варианта: 

• включить дополнительные свободные строки под строками, предназначенными для сведений, которые могут измениться (название организации), зачеркнуть старое и указать новое название,
• одной чертой зачеркнуть прежнее название, сверху или в дополнительной строке вписать новое, указав в «Дополнительных сведениях» документ, на основании которого произошло изменение,

В этой связи отмечу еще несколько важных моментов, на которые HR надо обратить внимание. При смене наименования организации вносить изменения в действующие локальные акты не требуется. Дело в том, что при изменении названия работодатель как сторона трудовых отношений остается тот же. Условия труда и прочие нюансы также не меняются. То же самое касается и всех мероприятий по охране труда – обучение, инструктажи, спецоценка, ведь де-факто ничего не поменялось. А новое название организации во внутренних документах (соглашения, заявления, обучение и т.д.) появится по мере их издания или корректировки в процессе текущей деятельности.

При этом обязательно «вспомните» всех отсутствующих сотрудников, которые во время переименования могут быть в оплачиваемом отпуске или за свой счет, на больничном, в декрете и т.д. В принципе вы можете подписать с ними дополнительные соглашения в период их отсутствия, но только если они готовы приехать в офис, чтобы подписать документы. Но закон позволяет оформить дополнительное соглашение и внести запись в трудовую книжку в первый день после их выхода на работу. Надо ли из-за этого вызывать их внепланово, решать вам.

Конечно, нельзя забывать о том, что кто-то из сотрудников может не подписать соглашение «о переименовании». Хотя это может выглядеть странным, ведь для сотрудника по сути ничего не меняется, он имеет на это полное право. И тогда, как мы уже упомянули в начале статьи, придется применять ст.74 ТК РФ – изменение условий труда, вызванных организационными изменениями компании. Если человек не согласен с новшествами, с ним расторгается договор.

Другими словами, изменение названия компании по сути почти дублирует процедуру перевода сотрудника, поэтому такая ситуация не должна вызвать сложностей у HR, и у самих работников. Да и основной риск по сути такой же: отказ человека от нововведений. Причину отказа оценить сложно, но такие случаи в практике есть. Поэтому готовым надо быть и к подобному сценарию. Но если сотрудник не согласен работать в компании с новым наименованием, речь скорее всего пойдет о расторжении договора. И тогда придется определять основания – изменение условий договора, сокращение штата, вынесение взысканий за дисциплинарные проступки или соглашение сторон.