Как быть, если потеряны кадровые документы?

Кадровый документооборот – сложнейший ответственный процесс. Любой документ, особенно связанный с должностными обязанностями работника, – это юридическое подтверждение правил, принятых в компании и обязательных в трудовых отношениях. Наконец, это главный аргумент в случае конфликта с сотрудником. Тем опаснее, если вдруг с документами что-то случится – потеряются или сгорят. А этот риск исключать нельзя. Что делать в таком случае?

Кадровый документооборот – сложнейший ответственный процесс. Любой документ, особенно связанный с должностными обязанностями работника, – это юридическое подтверждение правил, принятых в компании и обязательных в трудовых отношениях. Наконец, это главный аргумент в случае конфликта с сотрудником. Тем опаснее, если вдруг с документами что-то случится – потеряются или сгорят. А этот риск исключать нельзя. Что делать в таком случае?

Обязательство хранить документы в процессе деятельности зафиксировано ст. 17 Федерального Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Такая же обязанность есть, например, в законе об акционерных обществах (ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ). К первой важности относят документы по личному составу, положения, приказы и т. п., обязательные к исполнению всеми сотрудниками. Правовое регулирование порядка и сроков хранения осуществляется на основе Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236.

Другими словами, компания обязана хранить кадровые документы. И если они по какой-то причине отсутствуют (сгорели, потерялись и т. д.), их необходимо восстановить. Между прочим, требование по хранению документов в акционерных обществах установлено Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс. В нем сказано, что их надо хранить в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа организации. Документы, переданные на хранение в архив, должны находиться в специальных помещениях. Они должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их сохранность, защиту от пыли и солнца.

А вот порядок восстановления кадровых документов нормативными актами, к сожалению, не установлен. На практике процесс восстановления документов может состоять из 4-х этапов, скажем, если документы были уничтожены при пожаре:

1.   Получить справку в МЧС. Когда речь идет о пожаре, для подтверждения факта пожара желательно получить справку из МЧС. Это не является обязательным, но будет веским аргументом для защиты компании в случае споров, проверок и т.д.

2.   Служебная записка. Если не получится оформить справку из МЧС, вы можете подготовить служебную записку на имя руководителя. В ней описывается факт пожара (обстоятельства, дата, другие подробности).

3.   Перечень утраченных документов. Необходимо создать комиссию, которая проведет аудит и определит утраченные документы. По результатам работы комиссии составляется акт с перечнем всех утраченных документов.

4.   Приказ о восстановлении документов. На основании акта руководитель издает приказ, в котором указывает: причины утраты документов со ссылкой на документ, подтверждающий факт утраты кадровых документов, перечень утраченных документов, срок их восстановления, ответственное лицо за восстановление. С приказом лучше ознакомить всех работников компании. После этого необходимо ознакомить работников под роспись со всеми документами, где была их подпись (локальные нормативные акты, личные карточки, приказы).

Лучше на восстановленных документах делать отметку о повторном оформлении из-за утраты. 

Кстати, трудовые договоры можно восстановить тремя способами. Если есть электронный вариант, можно распечатать его с пометкой «дубликат». Если вариант оговора есть у работника, можно запросить у него, сделать копию, поместить с отметкой «копия с экземпляра работника». Наконец, можно перезаключить трудовой договор. При этом дату заключения необходимо указать текущую, а дату начала трудовых отношений – когда работник принят в организацию. Кроме того, в тексте договора рекомендуем указать, что он заключен взамен утраченного.

Если утрачены трудовые книжки, вы также должны оформить их дубликат. Порядок действий в данном случае установлен п. 31 Приказа Минтруда России от 19.05.2021 N 320н. Иначе есть риск привлечения к ответственности: за отсутствие обязательных кадровых документов, по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, за отсутствие договоров в письменном виде, по ч. 4 ст. 5.27 КоАП, и если организация не соблюдала правила хранения документов, по 13.20 КоАП. Кроме того, если не восстановить документы, подтверждающие стаж работника или дополнительные, он может обратиться в суд.