Кадровое делопроизводство - не самое популярное словосочетание в повседневной жизни, поэтому давайте начнем с официального определения.
Кадровое делопроизводство - это деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с кадровыми документами.(с)
Картина по прежнему весьма размытая:
- Что включают в себя кадровые документы?
- Как, собственно, организовать эту деятельность?
- Как избежать ошибок?
У нас есть сотрудники, есть работодатель, они хотят оформить отношения официально. Давайте разберемся, как это сделать.
Кадровые документы.
Основная проблема с документацией заключается в том, что Трудовой кодекс РФ, к сожалению, не содержит единого перечня обязательных документов для ведения КДП. Более того, о необходимости некоторых документов Вы можете узнать ТОЛЬКО из других нормативных актов. Иногда работодатель может создавать собственные локальные нормативные акты, не обозначенные в Трудовом кодексе.
Много «подводных камней» и в НЕ обязательных документах, которые могут понадобиться при определенных условиях.
Например должностные инструкции требуются, только если трудовые обязанности полностью не указаны в трудовом договоре. Или, если в компании предусмотрен режим работы с ненормированным рабочим днем, необходим перечень должностей с таким режимом.
Итак! Вы решительно настроены поставить КДП в компании правильно.
С чего начать?
Мы составили для Вас список обязательных кадровых документов:
- Трудовой договор
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Положение о защите персональных данных работников
- Инструкция по охране труда
- Штатное расписание
- График отпусков
- Приказы по личному составу (приемы, увольнения, переводы, отпуска и тд)
- Личная карточка № Т-2
- Табель учета рабочего времени
- Трудовая книжка
- Книга учета движения трудовых книжек
Организация процесса.
Первый этап пройден:
- Вы изучили Устав
- Разработали штатное расписание
- Проверили документы на руководителя
- Подготовили локальные нормативные акты
- Составили Трудовой договор
- Документы для оформления приема на работу тоже готовы
- Документы, необходимые для фиксирования отпусков, командировок и и прочих передвижений персонала есть
Что делаем дальше?
А дальше Вам необходимо выбрать программу, в которой будет фиксироваться все происходящее с сотрудниками: прием на работу, внутренние перемещения, отпуска и увольнения,ну и в конечном итоге, расчет зарплаты. Обычно все отдают предпочтение 1С-Зарплата, однако есть много других программ, причем некоторые из них превосходят по функционалу 1С, «на вкус и цвет...» как говорится, тут выбор за Вами.
Есть даже такая возможность полностью перейти на систему электронного документооборота- как бы «без бумаги», он подразумевает использование электронных подписей, довольно сложный с юридической точки зрения, однако реализовать его можно, но это уже отдельная история.
Как избежать ошибок.
Метод проб и ошибок, конечно, никто не отменял, но относительно кадрового делопроизводства, ошибки лучше минимизировать, поэтому мы рассмотрим несколько распространённых, что бы Вы заранее могли их избежать.
При изучении учредительных документов:
- Обратите внимание на наименование работодателя, оно должно ПОЛНОСТЬЮ соответствовать наименованию в кадровых.
- Обязательно уточните, кто является уполномоченным лицом для заключения и расторжения Трудового договора и локальных нормативных актов. Подпись в этих документах должен ставить именно этот человек.
- Очень тщательно изучите учредительные документы при оформлении руководителя, срок Трудового договора и срок его полномочий должны совпадать.
При оформлении приема на работу:
- Обязательно у сотрудника должен быть весь перечень необходимых документов.
- В трудовой книжке должна быть запись об увольнении с предыдущего места работы. Казалось бы очевидно, и все же, эта ошибка распространена , по всей видимости берет своей неожиданностью.
- Ознакомление с локальными нормативными актами ОБЯЗАТЕЛЬНО для нового работника.
- И очень внимательно оформляйте Трудовой договор!
При ведении штатного расписания:
- Во первых должен быть только ОДИН вариант штатного расписания.
- Оно,однозначно, должно быть УТВЕРЖДЕНО.
- Ни один сотрудник НЕ должен быть оформлен ВНЕ штатного расписания.
При увольнении:
- Запись об увольнении в трудовой книжке должна быть полностью идентичной формулировке из статьи Трудового кодекса.
- Трудовую книжку работодатель вручает работнику строго в день увольнения.
- Работник, получив трудовую книжку, должен расписаться в личной карточке и в книге учета трудовых книжек.
Дорогие работодатели, начинающие кадровики, или даже кадровики со стажем, удачи Вам в создании или доработке КДП, надеемся наша статья была Вам полезна! Но, если все же Вы поняли, что метод проб и ошибок не для Вас, есть более легкий способ создания и налаживания кадрового делопроизводства:
Наша команда ведет кадровое делопроизводство на аутсорсинговой системе и готова помочь составить все необходимые документы для Вашего бизнеса!
Отправляя данные вы подтверждаете пользовательское соглашение