Кадровое делопроизводство - это просто, да?

Кадровое делопроизводство - не самое популярное словосочетание в повседневной жизни, поэтому давайте начнем с официального определения.

Кадровое делопроизводство - это деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с  кадровыми документами.(с)

Картина по прежнему весьма размытая:

- Что включают в себя кадровые документы?

- Как, собственно, организовать эту деятельность?

- Как избежать ошибок? 

У нас есть сотрудники, есть работодатель, они хотят оформить отношения официально. Давайте разберемся, как это сделать.
 

Популярное по теме

90 чек-листов по всем направлениям для HR и бизнес-тренеров: подборка от экспертов hrtime.ru

Полезные инструменты по подбору, оценке персонала, обучению, консалтингу, разработке СОТ, корпоративной культуре, коучингу, кадровому учету и карьерному консультированию в одном месте.

Посмотреть подборку

Кадровые документы. 

Основная проблема с документацией заключается в том, что Трудовой кодекс РФ, к сожалению, не содержит единого перечня обязательных документов для ведения КДП. Более того, о необходимости некоторых документов Вы можете узнать ТОЛЬКО из других нормативных актов. Иногда работодатель может создавать собственные локальные нормативные акты, не обозначенные в Трудовом кодексе. 

Много «подводных камней» и в НЕ обязательных документах, которые могут понадобиться при определенных условиях.

Например должностные инструкции требуются, только если трудовые обязанности полностью не указаны в трудовом договоре. Или, если в компании предусмотрен режим работы с ненормированным рабочим днем, необходим перечень должностей с таким режимом.  

Итак! Вы решительно настроены поставить КДП в компании правильно. 

С чего начать? 

Мы составили для Вас список обязательных кадровых документов: 

- Трудовой договор

- Правила внутреннего трудового распорядка

- Положение о защите персональных данных работников

- Инструкция по охране труда

- Штатное расписание

- График отпусков

- Приказы по личному составу (приемы, увольнения, переводы, отпуска и тд)

- Личная карточка № Т-2

- Табель учета рабочего времени

- Трудовая книжка

- Книга учета движения трудовых книжек 

Организация процесса. 

Первый этап пройден:

- Вы изучили Устав 

- Разработали штатное расписание

- Проверили документы на руководителя

- Подготовили локальные нормативные акты

- Составили Трудовой договор

- Документы для оформления приема на работу тоже готовы

- Документы, необходимые для фиксирования отпусков, командировок и и прочих передвижений персонала есть 

Что делаем дальше? 

А дальше Вам необходимо выбрать программу, в которой будет фиксироваться все происходящее с сотрудниками: прием на работу, внутренние перемещения, отпуска и увольнения,ну и в конечном итоге, расчет зарплаты. Обычно все отдают предпочтение 1С-Зарплата, однако есть много других программ, причем некоторые из них превосходят по функционалу 1С, «на вкус и цвет...» как говорится, тут выбор за Вами.

Есть даже  такая возможность полностью перейти на систему электронного документооборота- как бы «без бумаги», он подразумевает использование электронных подписей, довольно сложный с юридической точки зрения, однако реализовать его можно, но это уже отдельная история.  

Как избежать ошибок.  

Метод проб и ошибок, конечно, никто не отменял, но относительно кадрового делопроизводства, ошибки лучше минимизировать, поэтому мы рассмотрим несколько распространённых, что бы Вы заранее могли их избежать. 

При изучении учредительных документов:

- Обратите внимание на наименование работодателя, оно должно ПОЛНОСТЬЮ соответствовать наименованию в кадровых.

- Обязательно уточните, кто является уполномоченным лицом для заключения и расторжения Трудового договора и локальных нормативных актов. Подпись в этих документах должен ставить именно этот человек.

- Очень тщательно изучите учредительные документы при оформлении руководителя, срок Трудового договора и срок его полномочий должны совпадать.

При оформлении приема на работу:

- Обязательно у сотрудника должен быть весь перечень необходимых документов.

- В трудовой книжке должна быть запись об увольнении с предыдущего места работы. Казалось бы очевидно, и все же, эта ошибка распространена , по всей видимости берет своей неожиданностью.  

- Ознакомление с локальными нормативными актами ОБЯЗАТЕЛЬНО для нового работника.

- И очень внимательно оформляйте Трудовой договор! 

При ведении штатного расписания:

- Во первых должен быть только ОДИН вариант штатного расписания.

- Оно,однозначно, должно быть УТВЕРЖДЕНО.

- Ни один сотрудник НЕ должен быть оформлен ВНЕ штатного расписания.

При увольнении:

- Запись об увольнении в трудовой книжке должна быть полностью идентичной формулировке из статьи Трудового кодекса.

- Трудовую книжку работодатель вручает работнику строго в день увольнения.

- Работник, получив трудовую книжку, должен расписаться в личной карточке и в книге учета трудовых книжек.  

Дорогие работодатели, начинающие кадровики, или даже кадровики со стажем, удачи Вам в создании или доработке КДП, надеемся наша статья была Вам полезна! Но, если все же Вы поняли, что метод проб и ошибок не для Вас,  есть более легкий способ создания и налаживания кадрового делопроизводства: 

Наша команда ведет кадровое делопроизводство на аутсорсинговой системе и готова помочь составить все необходимые документы для Вашего бизнеса!