Инструменты тайм-менеджмента

«Время – деньги» и это выражение знают все.
В какой-то степени это правда, но есть небольшая разница. Деньги, вы можете накопить в прок, а вот время - нет. Люди не научились пока это делать. Хотя в некторых фильмах была попытка это сделать.
Время – «уплывающий» ресурс. Вы должны потратить его здесь и сейчас. Время нельзя сберечь на «черный» день. Вне зависимости от того, на какие цели вы тратите время – оно исчезает.

Итого: 

• Время -  самый ценный ресурс, который исчезает с каждой секундой.
• Важно научиться тратит время с умом, чтобы не было потом стыдно за бездарно прожитую жизнь.

Принципы планирования:

Крупный бизнесмен мучился проблемой времени, хронически ничего не успевал. Обучался многому и разному, но все равно ничего не помогало. Однажды он встретил консультанта в области планирования временем. Он подумал: «Ну, как всегда, еще один человек, который дает бесполезные советы. Ну, все равно спрошу я и его, как все-таки сделать время более управляемым?». Консультант дал совет в обмен на обещание оплаты в размере, котором бизнесмен сам посчитает нужным, если этот совет будет действенным. Консультант порекомендовал – «Если начали дело (операцию), то важно его доделать до конца, не прерываться». Через несколько месяцев консультант получил от этого бизнесмена чек на $25.000».

Матрица Эйзенхауера:

Матрица Эйзенхауэра состоит из четырех квадратов. По оси Х - важно/не важно. По оси Y - срочно/не срочно. 

Первый квадрат: "Важные и Срочные" (квадрат кризисов) — это очень важные задачи, которые либо вышли из-под контроля, либо появились Ad Hog и их нужно пофиксить оперативно. Несвоевременное выполнение задач из этого квадрата может негативно повлиять на достижение наших целей.

Примеры: кризисная ситуация в регионе, неотложные проблемы, которые нужно здесь и сейчас решить, проекты с горящим сроком исполнения.

Пребывание в этом квадрате обычно сопровождается стрессом, а длительное пребывание может привести к «выгоранию».

Второй квадрат: "Важно и не Срочно" (стратегический квадрат) - приоритетные и перспективные задачи, направлены непосредственно на достижение наших целей, которые следует планировать и выполнять в отведенное для них время. Этим задачам нужно уделять максимум фокуса и инвестировать большую часть своего времени, они помогают двигаться к долгосрочным целям с самыми ценными результатами.

Примеры: поиск возможностей, развитие бизнеса, стратегическое планирование, развитие подчиненных, работа над новыми проектами.

Третий квадрат: "Не Важно, но Срочно" (Квадрат суеты) - задачи, которые срочно нужно выполнять, но которые почти никак не влияют на достижение наших целей. Важно понимать, что время, потраченное на задачи этого квадрата — это время, отнятое у наших целей.

Примеры: просьбы отвлекающие от основной работы, телефонные звонки, корреспонденция, отвлекающие коллеги, посетители, проблема с орг техникой.

Этим делам нужно уделять минимум внимания и минимум времени, а также можно их делегировать (передать другим), автоматизировать (для своевременной оплаты интернета или коммунальных услуг удобно настроить автоплатеж), оптимизировать (ускорить работу).

Четвертый квадрат: "Не Важно и Не Срочно" (Убийцы Времени) - малозначительные и необязательные задачи возможно даже вредные, но любимые, которые почти никак не влияют на достиженей цели.

Нужно сделать так, чтобы этот квадрат остался пустым. За этими занятиями мы проводим часы, но не получаем от них практической пользы в долгосрочной перспективе.

Установление приоритетов с помощью АВС-анализа:

ABC анализ исходит из опыта, который показывает, что процентное соотношение более важных и менее важных дел всегда примерно одно и то же. Используя буквы  A,B,C все задачи распределяются по трем классам согласно их важности по отношению к достижению профессиональных и персональных целей.  Многие менеджеры уже используют этот принцип и занимаются сначала наиболее важными задачами.

ABC анализ основывается на следующих трех правилах, исходящих из опыта: 

• Наиболее важные задачи (категория А) составляют около 15 % от всех задач, которыми занимается менеджер. Однако, это важные задачи (по вкладу в достижение цели – около  65 %).
• Важные задачи (категория B) в среднем составляют 20 % от общего числа задач и 20 % важность работы менеджера.
• Менее важные задачи (категория C) составляют 65 % от общего количества задач, но имеют меньший относительный вес - около 15%  от общей «ценности» результата.

Согласно  ABC-анализу рекомендуется сначала заниматься делами группы А (наиболее важными и приносящими наибольшую часть результата). Следующие на очереди – задачи группы В, так же привносящие значительный вклад в достижение общей цели. В то же время большое количество задач приносит малую часть результата.

Принцип Парето:

В общем виде Принцип Парето утверждает, что в пределах группы или ряда некоторая малая часть является более важной, чем ее относительный вес в этой группе. Этот принцип сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето получил свое подтверждение в различных сферах деятельности. 

• 20 % клиентов (товаров) приносят 80 % оборота или прибыли
• 80 % клиентов (товаров) приносят 20 % оборота или прибыли
• 20 % ошибок вызывают 80 % потерь
• 80 % ошибок вызывают 20 % потeрь

Проекция этого правила на работу менеджера выглядит следующим образом: в процессе работы 80 % результата достигается за 20 % рабочего времени.

Остальные 80 % потраченного времени дают только 20 % от всего результата.

В отношении ежедневной работы это значит, что не следует начинать с выполнения приятных, легких, небольших дел, требующий минимального вложения сил. Необходимо рассматривать задачу относительно ее важности

Сначала – те немногие жизненно важные проблемы, и потом – остальные многочисленные второстепенные задачи.

Последовательное применение принципа Парето становится реальным, если анализировать все задачи согласно их доли вклада в конечный результат и располагать их по АВС категориям.