Инструкция по составлению follow-up письма после собеседования

В деловом общении follow-up - это письмо, которое составляется по итогам встречи. В нём подводятся итоги обсуждения и фиксируются договоренности. Если мы говорим про поиск работы, то под follow-up письмами обычно подразумеваем e-mail’ы, которые кандидат отправляет потенциальному работодателю после этапа личного собеседования. При помощи follow-up можно решать разные задачи. Например:

• Подтвердить свой интерес и выделиться на фоне других кандидатов
• Исправить впечатление о себе после собеседования
• Получить дополнительную информацию о вакансии
• Корректно отказаться от вакансии, сохранив хорошие отношения с компанией на будущее
• Запросить обратную связь, получить рекомендации и советы от рекрутера

Для каких должностей нужно составлять follow-up письма?

Не только для высококвалифицированных специалистов, руководителей и топ-менеджеров. На самом деле follow-up может быть полезен для кандидатов на любую позицию, особенно если на неё высокая конкуренция. Есть вероятность, что потенциальный работодатель не прочитает ваше сообщение, но вы как минимум потренируетесь в деловой переписке и в рефлексировании вашего опыта прохождения интервью. Поэтому я настоятельно рекомендую составлять follow-up после ЛЮБОГО личного собеседования на ЛЮБУЮ позицию, в том числе когда интервью вам не понравилось и вы приняли решение отказаться от дальнейшего конкурса на вакансию, а также если вы получили отказ сразу после беседы.

Как писать классные follow-upы:

1.До или во время собеседования получите контакты HRа. Подойдут: корпоративный e-mail, профиль в соцсетях, номер телефона. Если нет контактов конкретного человека, можно написать письмо на общий e-mail отдела персонала (на работных страницах многих компаний указан email формата rabota@, hr@, personnel@, career@ и т.д.). Если специализированного e-mailа нет, то на сайте любой компании в разделе "контакты" можно найти какой-то совсем общий электронный адрес, в крайних случаях можно писать и на него, обязательно указав тему сообщения, чтобы его переслали в отдел подбора, например: "Обратная связь о собеседовании на вакансию BI-аналитика для менеджера по персоналу Екатерины".

2.Сразу после собеседования (день в день) выделите несколько минут и сделайте для себя заметки тезисно, в свободном формате. Попробуйте ответить себе на вопросы: какие мои общие впечатления? как я себя чувствовал(а)? что мне понравилось? что мне не понравилось? какие вопросы были неожиданными? какие вопросы были неприятными? что я забыл(а) спросить? что я забыла(а) сказать? что интересного я узнал(а) о компании и вакансии? на какие вопросы можно было ответить лучше/иначе? что мне осталось не понятным? что меня смущает? подхожу ли я для этой работы и почему? подходит ли эта работа мне и почему?

3.Отложите записи и вернитесь к ним на следующий день. Опираясь на свои тезисы, составьте письмо по схеме:

• Тема. Не называйте ваше сообщение "Благодарность за встречу". Хорошие варианты: "Резюме встречи по вакансии...", "Summary беседы о вакансии...", "Обратная связь о собеседовании на вакансию..." и т.д. Если пишете в WhatsApp или Telegram рекрутеру, то тему можно не указывать 🙂
• Приветствие. Постарайтесь избежать формулировок "доброго времени суток" и обращения к адресату в формате "уважаемый/многоуважаемый". Пример отличного нейтрального начала: "Здравствуйте, Мария!" Обращение на "ты" допустимо, если вы об этом договорились на собеседовании.
• Напоминание, кто вы, на какую вакансию и когда проходили собеседование: "Это Евгений Иванов, мы с вами вчера встречались по поводу вакансии руководителя группы мерчендайзеров". Этот пункт можно пропустить, если перед собеседованием вы получили приглашение по электронной почте и пишете follow-up ответным письмом. В таком случае даже тему письма можно не менять, рекрутер получит сообщение с темой "RE: приглашаем вас на интервью..." Это вполне допустимо и хорошо воспринимается.
• Благодарность. Кратко, в одно предложение. "Спасибо за то, что выделили для меня время". "Спасибо за интересную беседу". "Спасибо за возможность обсудить мой опыт и вашу вакансию подробнее". Лучше не использовать высокопарные обороты "Благодарю вас", "Выражаю благодарность".
• Ваше положительное впечатление от собеседования. Хотя бы одно. Даже если вам отказали или если вы сами отказываетесь от вакансии. Опирайтесь на записи, которые вы сделали по горячим следам.
• Содержательная часть:

• Завуалированный призыв к действию. Сформулируйте, какого ответного действия вы ожидаете от рекрутера:  "Давайте оставаться на связи и дружить в соцсетях, мой FB/LinkedIn...", "Если у вас откроются вакансии, для которых я подхожу лучше, буду рад(а) получить от вас письмо/звонок", "Прошу сориентировать, в какие сроки можно ожидать обратную связь", "Буду рад(а) в ближайшее время получить приглашение на следующий этап". 
• Заключение. Вежливое пожелание: "Удачи в поиске лучших специалистов", "Желаю вам закрыть все сложные вакансии"

4. Проверьте письмо перед отправкой. Дайте почитать домочадцам или запишите на диктофон, как вы читаете своё письмо вслух. Убедитесь, что звучите естественно, в меру формально и при этом дружелюбно. Отредактируйте шероховатости (если они обнаружились) и отправляйте. 

!!! Если вы составите follow-up письмо по этому алгоритму с опорой на ваши собственные заметки, то оно получится живое, персонализированное и наполненное конкретикой. Не используйте готовые шаблоны из интернета. Они все выглядят как сгенерированные плохой нейросетью: слишком обезличены, формальны и ужасно переведены с английского (например, нейтральное и корректное "looking forward" превращается в русском варианте в излишне эмоциональное "жду с нетерпением").

Несколько дополнительных вопросов по поводу follow-up писем:

1. - Может лучше общаться с потенциальным руководителем, а не с рекрутером?

- В некоторых случаях руководители сами занимаются подбором своей команды, тогда естественно лучше общаться с ними напрямую. Но в целом важно понимать, что рекрутеры на вашей стороне и точно так же заинтересованы в закрытии вакансии, как и вы. И если вы не подойдете на одну вакансию, но покажете себя деловым, дружелюбным, ответственным кандидатом, то велик шанс, что вас запомнят и будут предлагать другие позиции. Формировать нетворк из HRов ОЧЕНЬ полезно (вы никогда не знаете, кто где будет работать и кто кому может пригодиться через несколько лет). Другое дело, если HR на собеседовании был груб, высокомерен, задавал бестактные вопросы и у вас совсем не случилось контакта. В такой ситуации прежде чем писать гневный пост в соцсетях или на сайтах отзывов о работодателях, полезно найти контакты вышестоящего руководства (например, HR-директора) или общий адрес компании, указанный в разделе "Контакты" на сайте, и отправить follow-up туда.

2. - Если не получается написать письмо на следующий день после собеседования, то потом уже поздно?

- Лучше поздно, чем никогда. Но постарайтесь оформить свои мысли в течение недели.

3. - Сколько ждать ответных действий от работодателя?

- Если вы не получили никакой реакции, то через неделю можно напомнить о себе.

4. - Нужно ли писать follow-up после каждого этапа отбора?

- Можно. Но если вы проходите дальше первого личного собеседования, то, как правило, начинаете общаться с рекрутером чуть менее формально, можно перейти в формат телефонных звонков и/или переписок через мессенджеры.

Вот и всё :) Пишите follow-up письма, чтобы повышать свои шансы на трудоустройство, развивать нетворк и получать ценную и полезную информацию от рекрутеров!