Нужны заказы по кадровому учету?

Получи учебный курс и первых клиентов в подарок!

 Наталья Титова - специалист по кадровому делопроизводтву, консультант
14 октября 2020
специалист по кадровому делопроизводтву, консультант.

Система в работе специалиста по кадрам. Формируем личное дало работника.

Личное дело - это совокупность документов о трудовой деятельности работника. Законодательно для работодателя не установлена обязанность вести личные дела своих работников. Однако, систематизация документов может существенно облегчить не только их поиск, но и предоставление нужной информации контролирующим органам.

Обратите внимание, тот факт, что организация ведет личные дела работников не избавляет ее от необходимости вести личные карточки Т-2. Личная карточка в этом случае всегда будет храниться отдельно от личного дела работника. Для документов, содержащих персональные данные, для личных карточек и дел оборудуется специальный, запирающийся на ключ шкаф. Доступ к документам, содержащим персональные данные, должны иметь только работники отдела кадров, допущенные до работы с персональными данными приказом по организации. 

Многие работодатели считают ведение личных дел работников дополнительной и бесполезной нагрузкой. Необходимость обеспечить хранение и сохранность персональных данных работников, определить порядок доступа к ним и прочие условия работы с конфиденциальной информацией желания обзавестись личными делами не прибавляют. Однако, те, кто давно работает с персоналом назовут массу преимуществ систематизированного хранения данных работников.

Существенным плюсом при разумном подходе и грамотной систематизации документов в личном деле работника будет быстрый поиск нужных документов на конкретного работника. Так же к несомненным плюсам можно отнести практически полное исключение потери важных документов о трудовой деятельности работника. Это становится особенно важно, когда в отделе персонала присутствует текучесть кадров.

В личном деле работника намного больше информации, чем в личной карточке Т2. В нем содержатся не только общие сведения о персональных данных, образовании, составе семьи и др., но и копии его документов. Всевозможные заявления (основания к приказам по личному составу), копии приказов о допуске к исполнению обязанностей работника, сведения о повышении квалификации и прохождении дополнительного обучения, необходимого для выполнения должностных обязанностей и другие документы, которые сотрудник представлял в отдел кадров в день своего оформления на работу.    

Состав документов личного дела работника целесообразнее определить в положении о личном деле. Необходимо прописать какие документы входят в состав личного дела работника. Так же логично прописать цели, ради которых отдел кадров получает, копирует, обрабатывает и хранит документы работника. Необходимо установить перечень должностных лиц, допущенных до работы с личными делами работников, место хранения личных дел и порядок передачи и хранения ключей от шкафов с личными делами. 

Итак, какие же документы работника так или иначе нужны:

- копия паспорта (хотя на этот счет у РОСКОМНАДЗОРА особое мнение).

- копия военного билета, когда в организации ведется воинский учет для исполнения работодателем своих обязанностей в этой области.

- копия документа об образовании, повышении квалификации. Эти документы помогут подтвердить квалификацию работника при его назначении/переводе на должность.

- документы о прохождении обязательного обучения по охране труда и другого обучения, которое необходимо для допуска работника к самостоятельному исполнению обязанностей.

- копия ИНН, СНИЛС, копии документов о рождении детей, как основание для предоставления налогового вычета или подарков (билетов) к новогодним праздникам.

- копия водительского удостоверения. Целесообразно подшить ее в личное дело если работник замещает должность водителя. Это позволит работодателю, во-первых, обоснованно принять на должность водителя работника имеющего права. Во-вторых, отследить срок действия водительского удостоверения.

- заключения о прохождении мед. осмотра как при приеме на работу, так и в последующем. Эти документы крайне важны для работодателя. Необходимо отслеживать сроки действия заключений, отстранять от работы тех работников, у которых выявлены противопоказания.

- копии приказов о допуске к самостоятельному исполнению обязанностей, так же целесообразно подшить в личное дело. Имея их под рукой, работодатель всегда будет чувствовать себя в безопасности и при возникновении несчастного случая быстро сможет предоставить в комиссию по его расследованию необходимые документы.

- должностная инструкция так же может храниться в личном деле, при отсутствии специальной номенклатуры. В этом случае, не следует забывать, что храниться она до замены новой.

- договор о полной индивидуальной ответственности. 

- согласие на обработку персональных данных.

- экземпляр трудового договора и дополнительных доп. соглашений.

На мой взгляд, не целесообразно подшивать в личное дело работника документы, носящие временный характер, это приказы на отпуск, командировку и прочее. Для подобных документов, как правило, имеется своя номенклатура.

Перечень документов личного дела работника определяется исходя из специфики работы в конкретной организации и утверждается локальным актом организации.

Моей полезной наработкой стало разделение документов личного дела работника по разделам. Например, личные документы; трудовой договор и доп. соглашения к нему; документы о повышении квалификации; допуски к отдельным видам работ и пр. Внутри каждого раздела документы целесообразно размещать в хронологическом порядке. Такая компоновка существенно сэкономит время при поиске.

Комментарии 4 Мне нравится 2 В закладки 1 Просмотры 806

Об авторе

 Наталья Титова - специалист по кадровому делопроизводтву, консультант
Наталья Титова

специалист по кадровому делопроизводтву, консультант

2 отзыва от клиентов (100% положительных)

 

Профессиональный опыт Более 10 лет

Эксперт HR-клуба: более 3-х публикаций

Лучших ответов: 8

На сайте с 03.09.2018

Вы HR-эксперт?

Станьте исполнителем на hrtime.ru, пишите статьи и получайте заказы

Первые заказы и курс о том, как продавать услуги – в подарок!

Комментарии

Наталья, доброго дня. Статья нужная. Но у меня организационный вопрос. Почему статья размещена сегодня, а комментарии к ней написаны аж в апреле?
Накладка или повтор размещения?
 Уварова Елена  Уварова Елена , 14 октября
Спасибо за статью, очень профессионально написано, можно использовать в работе!
 Вера Вера, 28 апреля
Да, Михаил, роскомнадзор далек от КДП и оснований к приказам. Например, отпуск при вступлении в брак без свидетельства о браке не получить. Куда не глянь, везде персональные данные, всё следы не замести, ведь есть ещё бухгалтера, которым нужно подтвердить обоснованность выплат работнику и пройти ревизию.
 Наталья Титова Наталья Титова, 24 апреля
Наталья, хорошая статья, спасибо. Что же касается позиции Роскомнадзора, то с его точки зрения в личном деле вообще не должно быть никаких документов, кроме экземпляра трудового договора и дополнительных соглашений к нему. Данное ведомство считает, что все необходимые работодателю данные должны содержаться в Т-2, а ксерокопии паспорта, ИНН и пр. вообще хранить нельзя. Полагаю, если хранить личные дела в специально оборудованном месте, исключающем доступ лиц, не допущенных к обработке персональных данных, то и претензий со стороны Роскомнадзора не будет, а если и будет - не нужно опасаться оспаривать предписания в судебном порядке. С судебной практикой по данному вопросу пока лично не сталкивался, но как юрисконсульт, с нетерпением жду возможности "повозить физиономией по столу" данное ведомство в судебном заседании. Нужно формировать судебную практику по этому вопросу (как и по другим проблемным), исходя из потребностей работодателя, а не произвольного безграмотного толкования закона надзорным ведомством.
24 апреля

Следить за новостями

Популярные услуги раздела с ценами:
Другие материалы в HR-клубе
ПОПУЛЯРНЫЕ МАТЕРИАЛЫ
7 марта 2014, 20:28
 Оксана Беликова
Приказы кадровых служб: виды, порядок оформления и хранения
Приказ (распоряжение) – это основной распорядительный документ любой организации; обязательный для исполнения работниками акт руководителя организации. Согласно «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности...
13860 11 1
12 мая 2020, 17:28
 Татьяна Бохолдина (ГлавКадр)
Часть недели в офисе, часть – дома. Можно ли это законно оформить
Предыстория Один мой родственник работает с финансовыми документами. На фоне коронавируса их перевели на дистанционную работу, но в работе нужны «живые» документы: первичка нужна для внесения в базу, на документах надо проставлять печати,...
2368 10 4
20 февраля 2014, 07:28
 Оксана Беликова
Увольнение в связи с ликвидацией организации
Как правильно провести процедуру увольнения в связи с ликвидацией организации, какие издержки может повлечь неправильно проведенная процедура увольнения в связи с ликвидацией организации. Возможно ли досрочное расторжение трудового договора при ликвидации...
2040 8 1
11 января 2018, 15:22
 Ольга Купава
Страховые взносы ИП в 2018 году
Коллеги, всем добрый день. Мира и добра. Полагаю, что все законопослушные индивидуальные предприниматели заплатили страховые взносы за 2017 год. А Вы знаете, что в 2018 году нас ждут новые тарифы взносов, которые теперь не будут привязаны к размеру МРОТ?...
1257 8 11
10 мая 2018, 16:47
 Стаценко Ольга
Как организовать кадровое делопроизводство в обособленных подразделениях
Организация кадровой работы с удаленными подразделениями имеет свои сложности и это касается не только оформления документации и соблюдения сроков, а также установления взаимопонимания с сотрудниками. Следует учитывать некотрые правила, благодаря которым...
1064 6 2
3 февраля 2016, 17:47
 Полина Храмцова
Трудовой развод. Вопросы оптимизации затрат на персонал.
Данный материал опубликован в журнале "Медиапрофи" 12/2014 (http://mediaprofi.org/magazine/item/2310-mediaprofii-12-14) - специализированном издании для медиабизнеса. Акутальность материала - конец 2014 - начало 2015 г. ...
3695 6 4
15 февраля 2018, 20:04
 Наталья Александрова
Индексация заработной платы в соответствии со ст.134 ТК: обязанность или добрая воля?
Друзья мои, новая инициатива Роструда об обязательной ежегодной индексации заработной платы и мне не даёт покоя. Поэтому выскажусь, постараюсь коротко. Роструд на главной странице своего сайта сообщает, что все работодатели(в т.ч. и коммерсанты) обязаны...
1218 5 3
Понравилось 2 пользователям