Фиксация договоренностей или как быстрее дойти до результата

Каждый из нас и менеджер и его руководитель, и собственник хочет быстрых и больших результатов. Для их достижения придумываются хитромудрые техники, фишки и даже, прости Господи, манипуляции. НО, в большинстве случаев, достичь желаемого можно путем выполнения простых и проверенных шагов. Одним из таких простых, но важных шагов является ФИКСИРОВАНИЕ договоренностей.

Что это за действие, почему оно важно и как работает я и предлагаю осмыслить сегодня.
 

Популярное по теме

90 чек-листов по всем направлениям для HR и бизнес-тренеров: подборка от экспертов hrtime.ru

Полезные инструменты по подбору, оценке персонала, обучению, консалтингу, разработке СОТ, корпоративной культуре, коучингу, кадровому учету и карьерному консультированию в одном месте.

Посмотреть подборку

Итак, в каждом обучении технологии продаж, ведению переговоров и даже просто проведению совещаний и встреч есть этап завершения.

Этот этап логичен и всем знаком, поэтому, чаще всего ему уделяется минимум времени. Ну и так же понятно, что встречу и общение нужно завершить. Относительно понятно КАК завершить, ну и некоторым доступно знание КОГДА завершить и только избранные знают и понимают, что этап завершение, а именно фиксация договоренностей способны вытянуть даже самую провальную встречу и/или помочь дойти до результата в несколько (минимум в 2 раза) быстрее.

Поэтому сегодня я хочу поделиться с вами своим опытом  и  сокровенным знанием в этой теме.

Итак, вперед мой друг!

Как мной уже было сказано выше, фиксация договоренностей - офигительно нужный навык в работе с клиентами/коллегами.
Но к сожалению, 99% сотрудников им не пользуются.

Кажется, все очень просто - после общения подвести итог, зафиксировать его, выслать аппоненту для подтверждения/ознакомления/уточнения.

Все эти простые действия помогают собрать в одно все что обсуждалось, дать понимание какие действия, от кого и в какие сроки ожидаются, а это в свою очередь, снизить риск того, что кто-то что-то не поймет, следовательно не сделает и т.д.

ТОГДА ПОЧЕМУ ЭТОГО НЕ ПРОИСХОДИТ?

Да и так ведь все понятно же!

Вы же общались, все обговорили, поговорили, договорились. Зачем еще раз повторять/фиксировать это?

А ЧТО ПРОИСХОХДИТ НА САМОМО ДЕЛЕ?

А потом происходит то, что клиент/коллега смотрит на вас удивленными глазами и убеждает вас, что ничего подобного он не говорил, что договоренности были о другом, сроки  иные и вообще, он понял, что ему просто нужно "в сторонке постоять", а не, упаси Господи, еще что-то делать!

И, следовательно, сроки достижения цели увеличиваются, потому что вы расчитывали на определенный результат к часу Х, а его не случилось. Апочему не случилось см выше.

ПОЧЕМУ ЖЕ ТАК ПРОИСХОДИТ?

Нет, не все ваши клиенты/коллеги полные сволочи, не все хотят вас подставить и/или выставить дураком, все немного сложнее.

Если совсем в двух словах, то каждый из нас индивидуальный и это выражается не только в умении сочетать цвета и стили, выбирать ракурсы для лифтолука и музыку, но еще и в восприятии информации. Каждый понимает, воспринимает и запоминает своё.

Например, ради интереса, попросите нескольких своих друзей/коллег нарисовать собачку. Да, просто собачку. Вы очень удивитесь разнообразию результата: маленькие, большие, с хвостами и без, с ушами и без и даже @ - тоже, кстати собачка. О чем этот пример? Да он о том, что каждый понимает и слышит одну и ту же информацию по своему и ЭТО НОРМАЛЬНО. Это нужно просто знать и верно использовать/учитывать при общении.

И фиксация как раз и нужна, чтобы "нарисовать" одну и туже собачку в голове у всех. А в нашем случае, дать одинаковое понимание информации.

КАКИЕ ЕЩЕ ПЛЮСЫ ФИКСАЦИИ?

Еще фиксация позволяет переосмыслить договоренности и внести коррективы ДО начала действия, тем самым свести к минимуму риски, когда клиент/коллега вспоминает, что он этого не может, хочет не это и т.д.

Фиксация как раз и позволяет клиенту/коллеге вспомнить о таких важных моментах или внести корректировки/дополнить. Лучше это пусть произойдет до начала действия, чем в процессе или окончании, когда  времени и ресурсов у вас может не остаться.

ТАК ЧТОЖЕ ДЕЛАТЬ?

Как правильно фиксировать договоренности?

1. Нужно смириться, что вас будут считать занудой, который несколько раз повторяет одно и тоже (хотя, чаще всего это блок в вашей голове, чем реальная оценка окружающих).
2. После общения (переговоров, совещания, встречи и т.д.) собрать и зафиксировать  все договоренности. Лучше еще добавить сроки, ответственных и ожидаемый формат результата.
   Например, Снежанна Леопольдовна, тогда, вы до  15 числа уточняете сроки поставок и  высылаете мне эту информацию на почту zanyda@yy.ru, а я до 17 числа предоставляю вам информацию по ставкам. После я вам звоню и мы обсуждаем итог.
3. ЗАФИКСИРОВАТЬ ПИСЬМЕННО!!! и выслать всем участникам/заинтересованным с просьбой подтвердить правильность написанного и готовность действовать.

Как показала моя многолетняя практика, такой простой шаг позволяет избавиться от большого количества ненужных и отнимающих время действий, а главное, быстрее доходить до результата.

А что помогает вам  приближать результат?