Деловая игра на принципы обратной связи

Метафорическая деловая игра «Свет мой зеркальце, скажи!»
Результат: выработаны основные принципы предоставления конструктивной обратной связи сотруднику, смена установок в области предоставления обратной связи.
Время: 40 минут
Реквизит: листы флипчарта, маркеры, пастельные мелки, бумажный скотч.
Автором метода "метафорическая деловая игра" является Жанна Завьялова. По механике данного метода можно придумать много МДИ на различные темы. Ниже вы прочтете вариант МДИ, направленные на открытие темы обратной связи.

1. Тренер предлагает открыть данную тему, обратившись в мир сказок, ведь именно там располагается мудрость народная и на самом деле все основные истины уже обретены, в том числе и в предоставлении обратной связи. Предлагает вспомнить такую сказку как «Спящая красавица». Спрашивает у участников кто что помнит в этой сказке, собирает мнения. И сосредотачивает внимание на очень ценном артефакте, который был утерян миром – волшебное зеркало, которое всем правду говорило и ничего не боялось, за что и поплатилось! Само зеркало вещь ценная, но вспомните как оно говорило королеве о том, что не так уже она и красива, что есть и по-моложе! Совсем без тени сочувствия и поддержки, с ходу, прямо в лоб! А никто не любит такую горькую правду без подготовки.. В общем итог известен и тренер предлагает его изменить! Сохранив волшебный артефакт, а заодно попробовать избежать столь трагичных последствий для тех, кто кричит «Дорогу молодым!»  Ведь и сама красавица стала жертвой, и все потому что зеркало неправильно предоставило обратную связь!!!

2.  Тренер объединяет участников в две команды: зеркальце и королевна, предлагает сесть рядом. Каждая команда получает лист флипчарта, пастельные мелки. Инструкция-вопрос для первой команды: «Вы-зеркало, жить хотите. Придумайте как можно больше способов как предоставить достоверную обратную связь королеве, чтобы она вас не разбила? При этом не просто сказав все только хорошее, но и указав на зоны роста так сказать». Второй команде: «Вы – королева, приближается кризис возраста, поэтому вы очень ранимы. Но при этом хотите слышать правду. Придумайте как можно больше способов как могло бы сказать вам зеркало правду, чтобы вы его не разбили?» Ответы необходимо фиксировать в виде рисунков, без слов. Тренер делает вместе с группой одно демо.

3.  Групповая работа 10 минут.

4.  Далее тренер предлагает командам выступить. Первой слово держит зеркало, вторая – королева. Тренер инициирует обращение команд друг к другу.

5.  После выступления тренер вешает рядом оба флипчарта и предлагает участникам посмотреть – что совпало, что различно. Делает игровой вывод6 что зеркало теперь будет в целости и сохранности! Предлагает участников поблагодарить друг друга за столь счастливый исход.

6.  После этого тренер акцентирует внимание, что на самом деле хоть это и сказка, но очень точно отражает конкретную бизнес-реальность. В данном случае зеркало – это прообраз руководителя, королева – сотрудника. И важно так преподнести сотруднику обратную связь, чтобы он хотел расти и развиваться, а не опустил руки или обозлился на своего руководителя.

7.  Тренер говорит о том, что команды уже нашли много решений в этой задачке. И предлагает их перевести на язык бизнес-реальности. Для этого меняет флипчарты местами и отдает другим командам. Задание: подписать теперь каждый рисунок бизнес-языком. Вместе делает одно демо.

8.  Групповая работа 5 минут.

9.  Далее команды презентуют свои бизнес решения, задают друг другу вопросы. Ведущий акцентирует внимание на важных моментах, подводит итог. И предлагает теперь систематизировать знание об обратной связи и потренироваться в ее предоставлении.

Для перехода к мини-лекции можно воспользоваться следующим материалом:

Обратная связь – высказывание своего мнения, отзыв, реакция на поведение сотрудника для повышения качества его деятельности.

Принципы обратной связи:

1. Обратная связь должна быть сбалансированной, направленной на дальнейший позитив.

Сотрудник должен чувствовать, что обратная связь помогает ему учиться и совершенствоваться в работе. Если она будет слишком критичной, он может внутренне отвергнуть ее, если слишком хвалебной, то это может восприниматься как опека, что тоже может вызвать некоторый негатив.

Обратная связь должна сочетать в себе выделение положительных моментов, а также «точки роста» для сотрудника. Соблюдение баланса состоит в том, чтобы сделать обратную связь приемлемой для сотрудника, воодушевляющей его на профессиональный и личностный рост.

2. Обратная связь должна быть конкретной.

Обратная связь – это не место для дискуссий «сказал или не сказал», «сделал или не сделал» что-либо сотрудник. Менеджер всегда должен обращаться к конкретному факту или действию. Избегайте обобщающих фраз типа: «вы всегда», «вы склонны». Обратная связь касается того, что было сказано, сделано и как, но не почему. Догадки о чьих-то мотивах привносят атмосферу недоверия и враждебности.

3. Обратная связь должна быть понятной.

Менеджер должен использовать понятный для сотрудника язык без жаргона или незнакомых слов.

4. Обратная связь должна быть активной.

Сотрудник не должен оставаться пассивным слушателем. Он должен быть активно вовлечен в процесс изменения своего поведения для достижения определенных задач.

Для того, чтобы сделать процесс обратной связи более активным, полезно сначала просить самого сотрудника сделать комментарии по поводу своего поведения, знаний, навыков.

5. Обратная связь должна быть безоценочной.

Обратная связь концентрирует внимание на поведении, а не на личности как таковой. Следует говорить о том, что люди делают, а не о том, что мы о них думаем. Таким образом, мы можем сказать кому-то, что он «говорил больше всех остальных во время собрания», вместо того, чтобы сказать: «ты излишне болтлив». Первая фраза оставляет место для изменений, в то время как вторая просто подразумевает неизменную черту характера.

Наличие оценки в высказывании снижает объем восприятия информации. Вызывает сопротивление сказанному. И, наоборот, если высказывание направлено на демонстрацию объективной информации, отсутствуют оценочные фразы, сопротивление минимизируется, информацию легче использовать.

6. Обратная связь должна быть достаточной.

Выполняя поручения, а также свои обязанности, сотрудник делает усилия, старается. Поэтому, если он получает лишь мимолетную обратную связь (особенно в случае долгожданного достижения), у него может возникнуть ощущение того, что его усилия останутся незамеченными, что может привести к демотивации. Точно также и в обратную сторону: главное не перегрузить сотрудника критикой (пусть хоть и конструктивной), когда начинают опускаться руки.

Алгоритм предоставления обратной связи:

·      Подготовка (выбор места, времени, количества участников)

·      Эмоциональный настрой (выбор стиля)

·      Обозначение темы, контекста встречи через конструктив

·      Расположение к диалогу (персональный интерес)

·      Выслушать точку зрения (позицию) собеседника по теме разговора

·      Дополнить своими предложениями (ваша позиция)

·      Вынесение совместного взаимовыгодного решения

·      Фиксация договоренностей, в случае необходимости - сроков