Что делать при отказе сотрудника от цифрового взаимодействия: правовая практика

Цифровизация рабочих процессов стала нормой, но что делать, если сотрудник отказывается использовать электронные сервисы и настаивает на взаимодействии «по-старинке»? Можно ли заставить его перейти на ЭДО? Как защитить себя от рисков и не нарушить трудовое законодательство? В этой статье вы найдете актуальные правовые нормы, разбор судебной практики и пошаговые рекомендации для работодателя на случай отказа сотрудника от цифрового взаимодействия.

Цифровизация охватила практически все сферы трудовой деятельности. Электронные документы, цифровые подписи, мессенджеры, системы учета рабочего времени и внутренние порталы стали неотъемлемыми инструментами современной организации. Однако не все сотрудники готовы или хотят взаимодействовать с работодателем через цифровые каналы. Что делать, если сотрудник отказывается от электронного документооборота, не пользуется корпоративными сервисами или заявляет, что будет взаимодействовать только «на бумаге»? Рассказываем, как решается эта ситуация с точки зрения закона и что может предпринять работодатель.

1. Что такое цифровое взаимодействие в трудовых отношениях

Под цифровым взаимодействием в трудовой сфере понимается использование электронных средств коммуникации и цифровых платформ для ведения кадрового документооборота, коммуникации, контроля и отчетности. В частности, речь идет о:

• электронных трудовых книжках;

• подписании документов ЭЦП;

• использовании СЭД (систем электронного документооборота);

• корпоративных чатах и мессенджерах;

• системах учета рабочего времени и задач;

• онлайн-обучении и электронном ознакомлении с локальными актами.

Цифровой формат взаимодействия позволяет упростить многие процессы, сделать их более прозрачными и быстрыми. Однако, по данным правоприменительной практики, в ряде случаев сотрудники вправе отказаться от использования отдельных цифровых форматов, особенно если это не предусмотрено трудовым договором или противоречит их правам.

2. Право сотрудника на отказ: что говорит закон

Согласно статье 22.1 Трудового кодекса РФ (в редакции, действующей с 2021 года), цифровое взаимодействие между работодателем и работником возможно только с согласия последнего. В частности, при переходе на электронный документооборот с применением электронной подписи работник должен дать письменное согласие. Без него кадровые документы должны оформляться в бумажном виде.

Также важно помнить:

• Работник не обязан использовать личную электронную почту, мессенджеры, смартфон или иное личное устройство в служебных целях.

• Работодатель не вправе навязывать цифровые каналы, если это ограничивает права работника (например, требует затрат на оборудование, использование личного времени или доступа к интернету вне работы).

• Использование ЭДО возможно только при наличии у работника квалифицированной или неквалифицированной электронной подписи и соответствующего регламента в компании.

Таким образом, если сотрудник отказывается от цифрового взаимодействия — юридически он вправе это сделать, особенно если цифровые инструменты были введены после заключения трудового договора, и в нем не прописаны.

3. Как работодателю действовать при отказе

Если сотрудник прямо или косвенно отказывается от цифрового формата взаимодействия, важно действовать последовательно и в рамках правового поля. Рассмотрим возможные шаги.

1. Зафиксируйте отказ письменно

Работодатель может предложить сотруднику под подпись согласие на переход на электронный документооборот или использование цифровых сервисов. Если сотрудник отказывается — необходимо составить акт об отказе (в присутствии свидетелей) или предложить сотруднику заполнить заявление об отказе от использования электронного формата.

2. Оформляйте дублирующие процессы в бумажном виде

Если сотрудник отказался от ЭДО, необходимо обеспечивать бумажный документооборот — вручение под расписку, ознакомление с локальными актами, выдачу бумажных приказов и пр. Это создаёт дополнительную нагрузку, но защищает работодателя от потенциальных трудовых споров.

3. Вносите корректировки в должностные инструкции и трудовой договор (по согласованию)

Если цифровое взаимодействие критично для выполнения обязанностей (например, работа в ИТ-системах, CRM, через портал Госуслуг и пр.), можно изменить условия труда по согласованию с работником. Для этого потребуется:

• уведомить сотрудника за 2 месяца;

• обосновать необходимость изменений;

• получить письменное согласие;

• оформить допсоглашение к трудовому договору.

Если согласие не получено — перевести на другую должность, не требующую цифрового взаимодействия, либо (в крайних случаях) расторгнуть договор по статье 74 ТК РФ.

4. Обеспечьте сотруднику доступ к необходимым цифровым инструментам

Нельзя требовать от работника пользоваться личными телефонами, компьютерами или электронной почтой. Если цифровые каналы обязательны, компания должна обеспечить доступ: выдать устройство, почтовый адрес, корпоративный мессенджер и инструкцию по его применению.

4. Типовые споры и судебная практика

В ряде случаев отказ от цифрового взаимодействия приводит к трудовым конфликтам. Вот примеры правоприменительной практики:

• Пример 1: сотрудник отказался подписывать документы в СЭД с ЭЦП. Суд признал его действия законными, поскольку у него отсутствовало согласие на использование ЭЦП, а компания не обеспечила альтернативный способ взаимодействия (дело № А40-258347/2022).

• Пример 2: работодатель уволил сотрудника за отказ от участия в онлайн-планерках (через Zoom). Суд признал увольнение неправомерным: видеосвязь не была обязательной по трудовому договору, а технические условия у сотрудника отсутствовали (дело № 33-4562/2023).

• Пример 3: сотрудник отказался от работы с внутренним порталом учета задач. Работодатель доказал, что это было ключевым инструментом исполнения трудовых функций, указанных в должностной инструкции. В этом случае отказ был расценен как неисполнение обязанностей (дело № 33-9023/2022).

Вывод: всё зависит от того, прописана ли обязанность использовать цифровые каналы в должностной инструкции и договоре, обеспечены ли условия, и были ли даны разъяснения и согласия.

5. Рекомендации работодателю

Чтобы избежать правовых рисков и конфликтов при цифровом взаимодействии, работодателю стоит придерживаться следующих шагов:

✅ Пропишите необходимость цифрового взаимодействия в трудовом договоре и должностной инструкции (при приеме на работу);
✅ Обеспечьте сотрудникам необходимое оборудование и доступ к платформам;
✅ Введите локальные нормативные акты, регламентирующие ЭДО и цифровое взаимодействие;
✅ Получайте письменные согласия на переход к электронным форматам;
✅ При отказе — фиксируйте это документально и дублируйте процессы на бумаге;
✅ Проводите обучение сотрудников и разъяснительную работу, особенно при внедрении новых цифровых решений.

Заключение

Отказ сотрудника от цифрового взаимодействия — это не саботаж и не повод для конфликта, а ситуация, требующая корректной правовой и организационной реакции. Важно помнить: цифровизация — это инструмент, а не обязанность для каждого. Грамотная кадровая политика, уважение к правам работника и чёткие внутренние регламенты помогут работодателю выстроить эффективное и законное взаимодействие даже в условиях частичного отказа от «цифры».