Бизнес-ассистент директора должностная инструкция

Должностные инструкции позволяют создать иерархию в коллективе. Это эффективный подход, который выстраивает субординацию между сотрудниками и объединяет их для достижения общих целей. Среди других преимуществ внедрения должностных инструкций: 

• Контроль рабочих функций и корректное распределение задач в коллективе;
• Эффективное взаимодействие сотрудников на разных уровнях субординации;
• Оценка достижений работника и его соответствие уровню занимаемой должности.

Популярное по теме

90 чек-листов по всем направлениям для HR и бизнес-тренеров: подборка от экспертов hrtime.ru

Полезные инструменты по подбору, оценке персонала, обучению, консалтингу, разработке СОТ, корпоративной культуре, коучингу, кадровому учету и карьерному консультированию в одном месте.

Посмотреть подборку

________________________________________________     УТВЕРЖДАЮ ____________________                                    _________ __________ __________   Должностная инструкция № ___  бизнес-ассистента директора ______                                                                                                                                               __________

1. Общие положения

1.  Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность бизнес-ассистента директора.
2.  Решение о назначении на должность и об освобождении от должности принимается ______________________.
3.  На должность бизнес-ассистента директора назначается лицо, имеющее _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.
4.  Бизнес-ассистент директора в своей деятельности руководствуется:
• действующими нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
• ___________________, локальными нормативными актами ___________;
• настоящей должностной инструкцией.
5.  Бизнес-ассистент директора должен знать:
• постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности организации;
• положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства;
• структуру и руководящий состав организации и ее подразделений;
• организацию делопроизводства;
• методы оформления и обработки документов;
• правила пользования приемно-переговорными устройствами;
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• правила проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий;
• этикет и основы международного протокола;
• правила составления и оформления документов;
• правила защиты конфиденциальной служебной информации;
• информационно-коммуникационные технологии.
• Правила трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
6.  Бизнес-ассистент директора подчиняется ______________________________________.
7.  На время отсутствия бизнес-ассистента директора (отпуск, болезнь и пр.) его  обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке.

2. Должностные обязанности

Бизнес-ассистент директора обязан:

1.  Анализировать информацию и осуществлять подготовку информационно-аналитических материалов:
• собирать, перерабатывать и анализировать информацию для решения задач, поставленных директором;
• разрабатывать тематический план обзорного документа, доклада.
2.  Организовывать деловые контакты и протокольные мероприятия:
• организовывать и планировать деловые контакты, встречи и поездки директора;
• организовывать заседания, совещания и мероприятия, проводимые директором;
• готовить материалы и презентации для совещаний;
• встречать участников переговоров, обеспечивать их информационными материалами, вести записи переговоров.
3.  Осуществлять:
• работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора;
• контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора, взятых на контроль.
4.  Принимать поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию,  передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или  конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки  ответов.
5.  Вести:
• делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и предоставления информации при подготовке и принятии решений;
• контрольно-регистрационную картотеку;
• календарный план директора.
6.  Организовывать исполнение решений директора:
• документально оформлять решения директора, доводить до сведения работников
• организации устные распоряжения руководителя;
• координировать деятельность по исполнению решений директора;
• контролировать исполнение решений директора.
7.  Принимать документы и личные заявления на подпись директора.
8.  Организовывать проведение телефонных переговоров директора, записывать в его  отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание,  передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу,  телексу и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до сведения  руководителя информацию, полученную по каналам связи.
9.  По поручению директора составлять письма, запросы, другие документы, готовить  ответы авторам писем.
10.  Обеспечивать рабочее место директора необходимыми средствами  организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия,  способствующие эффективной работе руководителя.
11.  Выполнять отдельные служебные поручения своего непосредственного  руководителя.

3. Права

Бизнес-ассистент директора вправе:

1.  Знакомиться с проектными решениями ___________, касающимися его деятельности.
2.  Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными  настоящей инструкцией обязанностями.
3.  В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о  недостатках, выявленных в процессе исполнения должностных обязанностей, и вносить  предложения по их устранению.
4.  Требовать от ___________ оказания содействия в исполнении своих должностных  обязанностей и прав.
5.  Запрашивать лично или через непосредственного руководителя информацию и  документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

4. Ответственность

Бизнес-ассистент директора несет ответственность:

1.  За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей,  предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, определенных  действующим трудовым законодательством РФ.

5. Порядок пересмотра должностной инструкции

1.  Должностная инструкция пересматривается, изменяется и дополняется по мере  необходимости, _________________________________.
2.  С приказом о внесении изменений (дополнений) в должностную инструкцию  знакомятся под расписку все работники ___________, на которых распространяется  действие этой инструкции.

Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом _________________________________________.

СОГЛАСОВАНО __________________________  ______________  ____________ __________   С настоящей инструкцией ознакомлен.  Один экземпляр получил на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте. Бизнес-ассистент директора  ______________  _____________ __________