5 секретов управления удаленными сотрудниками

Пять секретов управления удаленными сотрудниками. Нужен ли удаленный персонал, о плюсах и минусах такого графика сотрудников для компании.

В середине 2016 года Билайн запустил пилотную программу перевода большей части сотрудников на удаленный формат. Руководство планирует оптимизировать штат к концу 2017 года и перевести на работу вне офиса более 70% сотрудников компании.

В связи с процессами, происходящими на рынке, когда выиграть битву за таланты — стать более привлекательным и инновационным работодателем в преддверии кадрового кризиса 2020 года, когда ожидается очередное сокращение рабочей силы из-за кризиса рождаемости 1990-х – становится приоритетной, собственники все чаще посматривают в сторону удаленных сотрудников. Однако при несомненной экономии на рабочем месте, они все чаще задаются вопросом: а как же контролировать таких сотрудников? Не будет ли он рабочее время просиживать в социальных сетях?
 

Секретами управления удаленными сотрудниками делится эксперт HRM, бизнес-тренер изменяющего пространства «С-ПАРТА» Барышникова Юлия.

• Определитесь, действительно ли нужен удаленный сотрудник. Взвесьте все плюсы и минусы.

Понятное дело, что есть некоторые профессии, которые не подразумевают удаленной работы в принципе. Например, секретарь или офис-менеджер, технический специалист или продавец в магазине. А вот, например, к менеджеру активных продаж, да еще и работающему с VIP-клиентами можно проявить гибкость в плане рабочего времени. При этом важно закрепить договоренности, чтобы ни у кого не возникло ощущений, а-ля «чувствую что-то тут нечисто».

Отсюда второе правило:

•  Договаривайтесь на берегу.

В России чего уж скрывать редко заботятся о прописании условий на бумаге. Нам кажется, что мы сейчас договоримся, и каждый из нас будет соблюдать договоренность. К сожалению, устные договоренности имеют свойство забываться. Более того, если вы позволили себе изъясниться превратно, будет воспринято другой стороной превратно. Закон такой. Порой нам кажется, что заключение договора – это проявление неуважения к другой стороне. Помните, как раньше обижались водители, если пассажир пристегивал ремень безопасности? Ты, что, меня не уважаешь?! А дело то не в уважении, а в сохранении жизни и безопасности.

И с сотрудниками так же: по исследованиям, для них в первую очередь важны стабильность и прозрачность процессов в компании. А для удаленных – тем более. Поэтому заключайте договор перед тем, как принять сотрудника на удаленную работу.

• Учите себя и своих сотрудников в любой работе видеть результат.

Постановка целей и получение отчета о результатах – это хороший способ управления удаленными работниками. Если это менеджер по продажам, то определите количественные показатели его работы, которыми вы будете измерять его эффективность. Будь-то количество звонков или встреч, количество заключенных сделок или принесенных в компанию денег. А как быть, если работа, которую выполняет сотрудник, процессная? У бухгалтера, например. Что ж, тут нужно включить весь наш управленческий опыт и перевести процесс в результат. Что может быть результатом работы бухгалтера? Вовремя сданная налоговая отчетность, порядок на расчетном счете, отсутствие претензий со стороны государственных органов (ПФР, ФСС и т.д.). Вот это и есть процессная работа в форме результата. Однако важно донести до сведения такого работника качество ожидаемой работы. Порядок – это очень относительно. У каждого свое понимание порядка.

•  Оставайтесь на связи.

Коммуникация – это ключ для выстраивания отношений. Необходимо регулярно созваниваться по телефону, проводить видеоконференции, благо средства связи позволяют, или очные встречи, если это возможно. Как вы знаете, многие удаленные сотрудники предпочитают выполнять работу рано утром (жаворонки) или поздно вечером (совы). Вы должны быть уверены, что сможете связаться со своим удаленщиком, даже если в этот момент он не работает над проектом или задачей. Также необходимо организовать коммуникацию таким образом, чтобы остальные сотрудники смогли с ним связаться. Периодически устраивайте очные встречи с сотрудниками, которые работают целый день дома, например, просто обсудить дела, происходящие в компании или устраивая обучение. Это позволит укрепить связи и создать мощную корпоративную культуру. 

• И никто, слышите, никто не отменял контроля.

Со словом «контроль» у нас часто возникают негативные эмоции, то ли родом из детства, то ли из союзного прошлого. Но мы-то с вами, как опытные управленцы знаем, что контроль является главной функцией менеджера. Без него и в офисе-то никуда, а уж с удаленными работниками и подавно. Отлично, если вы смогли подобрать себе команду осознанных и ответственных сотрудников, но согласитесь, иногда домашняя обстановка расхолаживает. Как быть в этой ситуации? Периодически устраивать тайного покупателя. Звоните своим удаленным сотрудникам колл-центра и оценивайте их работу (но перед этим запаситесь терпением, составьте список критериев оценки и покажите его сотрудникам, чтобы они понимали, за что их хвалят, а за что штрафуют).

Используйте в работе CRM-системы для отслеживания воронки продаж и качества работы с клиентами. С развитием предпринимательского духа в России предложений о таких системах родилось великое множество, поэтому Вам не составит труда выбрать себе по вкусу и по карману. А для планирования совместной деятельности мы, например, используем Битрикс24. Выяснить количество часов, потраченных на работу, могут помочь task —менеджеры и системы контроля времени. Они смогут проанализировать загруженность и эффективность работы удаленного сотрудника. Но минус такой системы в том, что ее установка на личный компьютер работника требует его письменного согласия. Использование отчетов о проделанной работе тоже является средством контроля. Да, они зачастую трудоемки. Однако деление большой задачи на мелкие сделает процесс оценивания результатов и написания по ним небольших отчетов легче. И, конечно же, используйте двойной контроль: сим-карту, оформленную на Вас, и обязательно запрашивайте информацию о звонках и периодически обзванивайте клиентов для получения от них обратной связи. 

Минусы удалённой работы

 При несомненных плюсах в удаленной работе существуют и определенные минусы. Особенно это касается коммуникации. Иногда проще объяснить на пальцах или нарисовать на листке, чем начинать переписку. Совместная работа гораздо эффективнее, чем индивидуальные беседы. Это и утечка информации, с которой не всегда можно справиться. И слабая приверженность удаленных сотрудников к корпоративной культуре компании, ее духу и миссии. Смею Вас заверить, что избежать этого нельзя, но снизить риски можно. Как? Правильно подбирая себе сотрудников в команду. А об этом в следующей статье.