Запрос на тренинг: почему важна чёткая коммуникация с внутренним заказчиком

Представим ситуацию: руководитель пришёл к вам с запросом на организацию и проведение тренингов по «Лидерству», «Стресс-менеджменту» и добавил, что было бы неплохо «подтянуть» отдел подбора персонала. Возникают закономерные вопросы: зачем и почему именно это.

Так как же поступить в ситуации, когда простое «не стоит распыляться» — не ответ? И почему нельзя следовать одному слову CEO без снятия запроса?

С чего следует начать

Прежде чем говорить твёрдое «да» или «нет» заказчику, важно посмотреть на картину в целом.

• Определение приоритетов

Для этого проведите интервью с руководителем и узнайте, почему желаемые тренинги соответствуют стратегическим целям компании. Необходимо собрать обратную связь с коллег и подчиненных, а иногда — обратиться к клиентам компании.

Этот этап поможет смоделировать примерную картину потребностей и позволит изменить выбранные тренинги на те, что максимизируют эффективность для команды и организации.

2.Внимание на боли

Помните, что именно тренер несёт ответственность за результаты воркшопа. Исходя из проведённого опроса вы сможете скорректировать программу в соответствии с нуждами компании:

• сформулировать запрос по задаче

Ситуация, когда заказчик оценил компетенции сотрудников и выявил, каких навыков не хватает для увеличения эффективности.

Например: «Нам нужен тренинг по клиентоориентированности. Необходимо развить коммуникативные навыки и научиться работать с возражениями».

• сформулировать запрос по проблемам

Когда руководитель рассказал о текущих сложностях и попросил найти наиболее оптимальный выход из положения.

В этом случае тренер должен определить, возможно ли решить проблемы с помощью обучения. Если да, то каких целей команда должна достичь и какой тренинг поможет сделать это быстро и качественно

сформулировать запрос по формату

Иногда руководитель приходит со словами: «В мае был на тренинге таком-то. Вы знаете, там была очень интересная ситуационная задача. Хорошо бы нам так же сделать…».

Такой запрос нельзя назвать полноценным. В этом случае мы сталкиваемся с энтузиастом, который видит свою команду в какой-то активности и уверен, что это пойдет на пользу.

Задача тренера — прийти к компромиссу. Если предложенная игра или задача подходит под общую задачу, — отлично; если нет — предлагаем интерактивные альтернативы, которые помогут закрыть потребности.

3.Оцениваем компетенции

Организация тренинга предполагает, что компания уже провела оценку компетенций, hard и soft skills, выстроила стратегию обучения и пришла к вам за тренингом. Однако важно понимать, насколько различаются уровни владения навыками.

Что следует проанализировать:

• примеры работ сотрудников;
• отчёты по оценке компетенций при наличии;
• планы индивидуального развития сотрудника;
• должностные инструкции и их соблюдение;
• результаты опросов удовлетворенности и вовлеченности.

4.Смотрим на бизнес-контекст

Тренинг — это, в первую очередь, работа с людьми разной вовлечённости. Ещё на этапе общения с целевой аудиторией, важно понять, насколько каждый член команды готов осваивать навыки.

Ещё один важный фактор — моделирование поведения участников тренинга.

Следует учесть все сложности, с которыми может встретиться сотрудник при освоении навыков: от простого нежелания принимать участие в запланированной ролевой игре до непонимания и неумения применить знания на практике.

Нежелание — это не личное “фи”, а отсутствие мотивации или понимания, почему важно погрузиться в обучение.

5.Узнаём ожидания

Определите, каких результатов и за какой срок хочет достичь руководитель и команда.

На этом этапе тренер должен оценить реальность ожиданий. Если руководитель хочет увидеть результаты по окончании обучения, постарайтесь интегрировать обучение в организационные процессы.

Как автоматизировать снятие запроса

Вспоминаем с чем пришёл руководитель: «Стрессоустойчивость», «Лидерство» и «что-то для кадров». Если выяснилось, что каждый из тренингов необходим для состава компании и отвечает её стратегическим целям, следует расставить приоритеты с учётом времени.

Чтобы облегчить первичное ознакомление с запросом, можно сделать анкету на следующих платформах:

Google Forms

Можно создать неограниченное количество форм, которые будут оценивать запрос на тот или иной тренинг.

Ссылку на опросник возможно отправлять по почте, закрепить на сайте в разделе тренинга или отправить в личные сообщения.

Microsoft Forms

Примерно тот же функционал, что и в Google Forms. Подходит для тех, кто работает в Microsoft Office и имеет расширенный пакет опций.

Какие вопросы следует включить:

• Почему вы решили провести тренинг?
• Кто будет вовлечён в процесс?
• Какую бизнес-задачу вы хотите решить?
• Можно ли, по вашему мнению, решить задачу другим способом?
• Проводились ли раньше подобные тренинги?
• Каких результатов удалось достичь? К каким результатам вы хотите прийти сейчас?
• Заинтересованы ли сотрудники в получении навыков?

Почему важно правильно снимать запрос

Эффективность тренинга зависит напрямую от построения программы, вовлеченности сотрудников и представлений руководителя. Пока вы не поймёте, как заказчик видит бизнес-проблему, на что рассчитывает, — удовлетворить запрос и решить задачу не получится.

Иногда клиент видит решение сложностей компании в обучении, но это не значит, что метод эффективный. Для этого всегда нужно обращаться к стратегическим целям компании, проводить опрос и анкетирование сотрудников, — то есть собирать анамнез с точностью хирурга.

Не менее важно учитывать, как тренинговое решение проблемы включено в общий план обучения сотрудников: какие умения освоены, что следует узнать, применяют ли работники полученные навыки в работе и какую конечную цель преследует организация.

Если при диагностике проблемы не учесть человеческий фактор, оставить без внимания проделанную ранее работу, то тренинг попросту будет бесполезным.

Коллеги расскажите, какие вопросы вы включаете в первичное ознакомление с запросом на тренинги? Бывали ли у вас ситуации, когда заказчик предлагал провести вебинар для мотивации сотрудников?