Упражнение "Распредели бюджет" для тренинга по управлению изменениями

ЦЕЛЬ

Упражнение моделирует внедрение изменений в компании. В нем участники тренинга в группах составляют планы воображаемых изменений и стараются преодолеть сопротивление, которое оказывают им другие группы.

НЕОБХОДИМОЕ ВРЕМЯ
30 минут 

ИНСТРУКЦИЯ:

Тренер объединяет участников в 7 групп. Шесть групп будут участниками игры, одна наблюдателями.

Послушайте описание ситуации.

Status Rabbit — компания, специализирующаяся на производстве медицинского оборудования и оборудования для научных исследований. Она включает две производственные линии и имеет два крупных бизнес-отдела, занимающиеся производством и сбытом продукции. Компания была образована 12 лет назад, и сейчас ее штат составляет 700 сотрудников.

В прошлом году ее доход составил 120 млн. долларов, а прибыль до уплаты налогов — 3 млн. долларов. Сейчас, на третьем месяце финансового года, менеджеры обеспокоены значительным сокращением рентабельности продаж. Три года назад чистая рентабельность продаж компании до уплаты налогов составляла 10% от валового дохода; в этом году ожидаются убытки. Рентабельность валовой прибыли также снизилась с 55% три года назад до 40% в этом квартале. Частично причина состоит в больших затратах на внедрение новой технологии отделом разработок медицинского оборудования. Также постепенно снизились стандартные цены на продукцию отдела разработок научного оборудования, который работает в условиях жесткой конкуренции как на внутреннем, так и на внешнем рынке. На некоторых рынках потребители считают продукцию компании Status Rabbit менее качественной, чем продукцию конкурентов.

Это была общая информация. Теперь я раздам командам индивидуальные инструкции. Каждая из шести команд – это представители одного из отделов компании:

1.    Административный отдел

2.    Отдел исследований

3.    Производственный отдел

4.    Маркетинговый отдел

5.    Отдел разработки научного оборудования

6.    Отдел разработки медицинского оборудования

Тренер выдает шести командам их инструкции.

Ознакомьтесь с инструкциями и через 5 минут представители каждой команды встретятся, чтобы обсудить пути повышения производительности, сохранения эффективности работы и выберут наиболее уместный подход. Также они определят, какая доля из выделенных компанией на программу усовершенствования 500 тыс. долл. причитается их отделу.

Седьмая команда — это наблюдатели. Ваша задача будет наблюдать за ходом совещания с помощью бланка для наблюдений. Для этого вам нужно определить кто за каким делегатом от шести команд будет наблюдать.

Тренер выдает наблюдателям бланки.

Команды готовы? Отправляете делегатов и начинаем обсуждение. На обсуждение 15 минут.

ОБСУЖДЕНИЕ

·         Уважаемые делегаты, какие у вас чувства после совещания?

·         Кто доволен результатом? Почему?

·         Кто не доволен? Почему?

·         Наблюдатели, сколько баллов набрали ваши наблюдаемые?

·         Что им можно было бы сделать, чтобы набрать больше баллов?

·         Какие практические выводы для своей работы вы сделали из этого упражнения?

ИНСТРУКЦИИ 

Административный отдел

Администрация компании (включая финансовый отдел и отдел кадров) обеспокоена последствиями снижения прибыльности для всей компании и ее персонала. В коллективе сотрудников ухудшился моральный климат. Информационные системы, обеспечивающие связь между индивидуальными рабочими местами, требуют модернизации. Члены администрации компании полагают, что организация для сотрудников тренинга по всеобщему управлению качеством (Total Quality Management — TQM) стимулирует их к участию в процессе инноваций, а также позволит наладить межличностные отношения в отделе. План, предложенный администрацией, включает следующие позиции:

• улучшение компенсационного пакета, включающего медицинскую страховку и пенсионные вклады (250 тыс. долларов);

• модернизация информационных систем (100 тыс. долларов);

• проведение тренинга по TQM (75 тыс. долларов).

Это лишь ключевые моменты, на основе которых вам — сотрудникам отдела — предстоит разыграть ролевую игру. Ваша цель — найти и другие способы улучшения работы компании Status Rabbit.

Отдел исследований

Сотрудники этого отдела полагают, что клиенты совершенно не удовлетворены качеством продукции, выпускаемой компанией. В последнее время не выделялось средств на улучшение дизайна и разработку новых видов продукции.

Очевидны также трудности с тем, чтобы вовремя перевести новый дизайн в производство. Сотрудники отдела исследований предлагают такой план решения проблем:

• реинжиниринг процессов конвертирования идей в продаваемые продукты (прогнозируемая стоимость — 25 тыс. долларов), что позволит не только модернизировать, но и сократить продолжительность выпуска продукции;

• координация исследовательских программ двух отделов, включающая их реорганизацию (80 тыс. долларов);

• повышение вложений в исследования по ключевым проектам минимум на 250 тыс. долларов.

Это лишь ключевые моменты, на основе которых вам — сотрудникам отдела — предстоит провести ролевую игру. Ваша цель — найти и другие способы улучшения работы компании Status Rabbit.

Производственный отдел

Безнадежно устаревшие лаборатории отдела разработки научного оборудования требуют срочной модернизации. Поэтому все вложения в производство уходят впустую, а клиенты все равно остаются недовольны качеством продукции. В связи с этим потенциал вашего значительно расширившегося в последнее время отдела оказался ограничен. Более того, следует внедрить систему TQM. Ваши предложения таковы:

• модернизация лабораторий в отделе разработки научного оборудования (200 тыс. долларов);

• предоставление отделу разработки медицинского оборудования дополнительных возможностей (минимум на 12,5 тыс. долларов, желательно на 175 тыс. долларов);

• TQM и реинжиниринг ряда производственных процессов (50 тыс. долларов).

Это лишь ключевые моменты, на основе которых вам — сотрудникам отдела — предстоит разыграть ролевую игру. Ваша цель — найти способы улучшения работы компании Status Rabbit.

Маркетинговый отдел

В этом бизнесе особенно важны маркетинг и система обработки и выполнения заказов. Для успеха и эффективности рекламных кампаний не обойтись без проведения фокус-групп, в которых были бы представлены широкие группы потенциальных клиентов. Кроме того, следует сформировать новый, более понятный широким массам образ компании. План, разработанный отделом маркетинга, таков:

• организация фокус-групп с разными категориями потенциальных клиентов для получения обратной связи о продукции и качестве обслуживания, а также выявления потенциальных проблем (50 тыс. долларов);

• проведение кампании по созданию нового образа Status Rabbit (100 тыс. долларов);

• стимулирование сбыта посредством расширения торгового персонала; опыт показывает, что прием на работу одного торгового представителя повышает продажи на 4 млн. долларов (200 тыс. долларов).

Это лишь ключевые моменты, на основе которых вам — сотрудникам отдела — предстоит разыграть ролевую игру. Ваша цель — найти способы улучшения работы компании Status Rabbit. 

Отдел разработки научного оборудования

Вот уже год как лаборатории вашего отдела работают на износ, стараясь преодолеть конкуренцию со стороны отечественных и иностранных компаний той же отрасли. Из-за этого пришлось понизить цены на выпускаемую продукцию. План, предложенный вашим отделом, состоит в следующем:

• реорганизация производственного потока и оптимизация структуры организации (затраты на снижение пенсионного возраста и временные увольнения), а также улучшение системы управления затратами (ожидается, что затраты в размере 350 тыс. долларов позволят сэкономить 2 млн. долларов);

• проведение агрессивной рекламной кампании с целью повысить известность Status Rabbit (70 тыс. долларов).

Это лишь ключевые моменты, на основе которых вам — сотрудникам отдела — предстоит разыграть ролевую игру. Ваша цель — найти способы улучшения работы компании Status Rabbit.

Отдел разработки медицинского оборудования

Ваш отдел был создан гораздо позже, чем отдел разработки научного оборудования, но он испытывает риск значительно больший, чем другие производственные отделы. Один из потенциальных рисков — судебные иски от клиентов, недовольных качеством продукции и упирающих на то, что опасности подвергались пациенты. Отдел обеспокоен задержкой со стороны Администрации США по контролю за продуктами и лекарственными препаратами, которая никак не одобрит новый проект. Менеджеры вашего отдела также настаивают на реинжиниринге процесса производства в целях скорейшего продвижения товара на рынке и снижения затрат. План, предложенный вашим отделом, состоит в следующем:

• принять на работу опытного юриста, который будет защищать интересы компании и вести агрессивную политику против конкурентов, нарушающих законодательство (175 тыс. долларов);

• ускорить процесс лицензирования новой продукции Администрацией по контролю за продуктами и лекарственными препаратами (80 тыс. долларов);

• провести реинжиниринг производственного цикла, чтобы максимально оптимизировать его и ускорить продвижение нового товара на рынке (100 тыс. долларов).

Это лишь ключевые моменты, на основе которых вам — сотрудникам отдела — предстоит разыграть ролевую игру. Ваша цель — найти способы улучшения работы компании Status Rabbit.