Какие кадровые документы должны быть в организации.Ответственному сотруднику необходимо знать, какие документы обязательны для фирмы, какие становятся таковыми лишь при определенных условиях, а какие бумаги можно не составлять, так как они носят рекомендательный характер. Это позволит хорошо подготовиться к встрече с трудовыми инспекторами.
Регулирование трудовых отношений в соответствии с Конституцией Российской Федерации осуществляется трудовым законодательством (включая законодательство об охране труда) и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, в том числе локальными нормативными актами предприятия. Однако в настоящее время организациям предоставлены широкие возможности для самостоятельного регулирования вопросов организации труда работников и его оплаты. Систему оплаты труда, размеры тарифных ставок, окладов, премий и вознаграждений организация вправе определять самостоятельно. И все же основным документом, содержащим общие принципы регулирования трудовых правоотношений, является Трудовой кодекс, в котором установлены предельные нормы в отношении условий труда и его оплаты. На основании установленных Кодексом норм трудовых отношений на предприятии разрабатываются и утверждаются локальные нормативные акты.
Напомним, что при разработке и утверждении указанных документов следует иметь в виду, что локальные нормативные акты, ухудшающие положение работников по сравнению с трудовым законодательством, являются недействительными. В таких случаях применяются законы или иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права (ст. 8 ТК РФ).Коллективные договоры, соглашения, а также трудовые договоры не могут содержать условий, снижающих уровень прав и гарантий работников, установленных трудовым законодательством. Если такие условия включены в коллективный договор, соглашение или трудовой договор, то они не могут применяться (ст. 9 ТК РФ).
Для удобства информацию по кадровым документам мы свели в таблицу.
Перечень кадровых документов
Документ
Ссылка на законодательство
В каких случаях оформляется
Общие документы
Правила внутреннего трудового распорядка
Статья 189 ТК РФ
Обязательно
Штатное расписание
Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69
Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием
Единый тарифно- квалификационный справочник
Обязательно, если должностные обязанности не урегулированы в трудовых договорах
Положение о персональных данных работников
Статья 86 ТК РФ
Положение об оплате труда работников
Раздел VI ТК РФ
Обязательно, если вопросы оплаты труда не урегулированы в трудовых договорах
Положение о премировании и материальном стимулировании работников
Положение об охране труда
Раздел X ТК РФ
Не обязательно
Инструкции по охране труда по профессиям
Журнал инструктажа (ознакомление с инструкциями)
Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования
Статья 69 ТК РФ
Лица, не достигшие возраста восемнадцати лет, а также иные лица в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами
График отпусков
Статья 123 ТК РФ, Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1
Положение о коммерческой тайне
Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ "О коммерческой тайне"
Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник должен сохранять коммерческую тайну
Коллективный договор
Глава 7 ТК РФ
Не обязателен, заключается по соглашению сторон
Индивидуальные документы
Трудовой договор
Статьи 16, 56, 67 ТК РФ
Приказ о приеме на работу
Статья 68 ТК РФ, Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1
Личная карточка работника
Трудовая книжка
Статья 66 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках", Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69
Договоры о полной материальной ответственности
Приложения N 2 и N 4 к Постановлению Минтруда России от 31.12.2003 N 85
Обязательно в случаях установления полной материальной ответственности
Приказ о предоставлении отпуска работнику
Заявление работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы
Статья 128 ТК РФ
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
График сменности
Статья 103 ТК РФ
Обязательно при наличии сменной работы
Отправляя данные вы подтверждаете пользовательское соглашение