Шаблон ДИ менеджера по закупкам

Представляем шаблон должностной инструкции для менеджера по закупкам. Этот документ определяет основные обязанности, функции и требования к кандидату на данную позицию. 

Менеджер по закупкам играет ключевую роль в процессе обеспечения предприятия необходимыми товарами и услугами, управляя процессами закупок, взаимодействуя с поставщиками и контролируя затраты. 

Этот шаблон поможет вам четко установить цели и ожидания от работы менеджера по закупкам, способствуя более эффективной организации закупочной деятельности вашей компании.

УТВЕРЖДАЮ:

___________________________________

___________________________________

«____» _________ 20__г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

МЕНЕДЖЕР ПО ЗАКУПКАМ

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность менеджера по закупкам ____________________ (далее по тексту Компания).

1.2. Менеджер по закупкам является сотрудником, осуществляющим свою деятельность в соответствии с документацией системы менеджмента качества, действующей в Компании, руководствуясь действующим законодательством РФ, настоящей должностной инструкцией, указаниями руководства

1.3. Менеджер по закупкам назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом _______________________________, по представлению начальника отдела закупок.

1.4. Менеджер по закупкам непосредственно подчиняется начальнику отдела закупок.

1.5. Основная задача Менеджера по закупкам – обеспечение оптимальных бесперебойных схем поставок материалов и товаров по более приемлемым ценам и в более короткие сроки.

1.6. В период отсутствия менеджера по закупкам его обязанности возлагаются на лицо, назначенное в установленном порядке.

1.7. Положение данной инструкции распространяется на Менеджера по закупкам после его ознакомления с ней под роспись.

1.8. Квалификационные (профессиональные) требования

На должность Менеджера по закупкам назначается лицо, имеющее высшее, либо средне-специальное образование и стаж аналогичной работы от 1 года, достигшее 18 лет.

1.9. Менеджер по закупкам должен знать:

1.9.1.     Правила подготовки преддоговорной документации

1.9.2.     Правила оформления документов на получаемые и отправляемые грузы

1.9.3.     Порядок заключения договоров с поставщиками и порядок контроля за их выполнением

1.9.4.     Порядок расчетов по договорам

1.9.5.     Требования к оформлению снабженческой, транспортной, складской, сбытовой и финансовой документации

1.9.6.     Механизмы контроля за состоянием запасов материально-технических ресурсов

1.9.7.     Основы бухгалтерского учета в части применения к закупкам

1.9.8.     Ассортимент продукции и Уникальное Торговое Преимущество (УТП) продукции

1.9.9.     Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие, методические и нормативные внутренние материалы Компании

1.9.10.  Сложившуюся финансовую и хозяйственную практику в сфере деятельности Компании

1.9.11.  Базу контрагентов Компании, программу 1С, а также иные программные средства, используемые Компанией для обеспечения торгового процесса.

1.9.13.  Этику делового общения и правила ведения переговоров

1.9.14.  Правила хранения финансовых документов и защиты информации

1.9.15.  Правила внутреннего трудового распорядка

1.9.16.  Правила и нормы охраны труда

1.9.17.  Правила техники безопасности, производственной санитарии и гигиены, противопожарной безопасности, гражданской обороны.

1.10.       Менеджер по закупкам должен уметь работать с:

1.10.1    Персональным компьютером на уровне опытного пользователя

1.10.2    Программами MS Office

1.10.3    1С _____ на уровне опытного пользователя

1.10.4    Электронной почтой

1.10.5    Internet.

2. Основные задачи и функции

2.1. Осуществление поиска поставщиков

2.2. Заключение договоров с поставщиками

2.3. Осуществление контроля за поступлением сырья, материалов, оборудования и т.д.

2.4. Осуществление контроля за выполнением заявок.

2.5. Поддержание объема запасов сырья и материалов в рамках утвержденного норматива и срока годности.

3. Обязанности

3.1. В области организации рабочего процесса:

3.1.1.     Соблюдение Трудового распорядка Компании.

3.1.2.     Соблюдение техники безопасности, требования производственной санитарии и противопожарной защиты.

3.1.3.     Соблюдение чистоты и порядка на рабочем месте.

3.1.4.     Своевременное и качественное исполнение приказов и указаний вышестоящих руководителей.

3.1.5.     Соблюдение требований охраны труда и техники безопасности (ОТ, ТБ), в том числе: прохождение обучения безопасным методам и приемам выполнения работ и оказанию первой помощи пострадавшим на производстве, инструктаж по ОТ и ТБ на рабочем месте и проверку знаний требований ОТ и ТБ.

3.1.6.     Незамедлительное извещение своего непосредственного или вышестоящего руководителя о любой ситуации, угрожающей жизни и здоровью людей, о каждом несчастном случае, произошедшем на производстве, или об ухудшении состояния своего здоровья.

3.1.7.     Прохождение обязательных периодических (в течение трудовой деятельности) медицинских осмотров (обследований), а также прохождение внеочередных медицинских осмотров (обследований) по направлению работодателя в случаях, предусмотренных Трудовым Кодексом Российской Федерации и другими федеральными законами.

3.1.8.     Оказание первой помощи пострадавшему от несчастного случая на производстве.

3.1.9.     Соблюдение правил внутреннего трудового распорядка

3.1.10.  Соблюдение требования по обеспечению информационной безопасности, а также сохранению коммерческой тайны.

3.2. В области обеспечения закупок в Компании:

3.2.1.     Выполнение заявок производств и подразделений компании.

3.2.2.     Мониторинг рынка цен на закупаемые сырье и материалы.

3.2.3.     Обработка и анализ информации о ценах на товары, работы, услуги.

3.2.4.     Мониторинг поставщиков (подрядчиков, исполнителей) и заказчиков в сфере закупок, поиск новых поставщиков с более выгодными условиями.

3.2.5.     Проведение переговоров с поставщиками и согласование условий поставки с непосредственным руководителем.

3.2.6.     Работа с ценовой политикой поставщиков, мероприятия/предложения по снижению закупочных цен, поиск максимальной выгоды для Компании – приобретать товары и услуги по наиболее выгодной цене.

3.2.7.     Проверка необходимой документации для заключения контрактов.

3.2.8.     Заключение договоров на поставку материально-технических ресурсов с поставщиками (подрядчиками, исполнителями).

3.2.9.     Взаимодействие с Поставщиками (составление, подтверждение заказа, оплаты, отгрузки).

3.2.10.  Подготовка закупочной документации.

3.2.11.  Организация осуществления оплаты поставленного товара, контроль операций по взаиморасчетам.

3.2.12.  Контроль правильности оформления отгрузочных документов Поставщиков.

3.2.13.  Контроль сроков поставок, отслеживание выполнения заказа.

3.2.14.  Обработка, формирование и хранение данных, информации, документов, в том числе полученных от Поставщиков (подрядчиков, исполнителей).

3.2.15.  Учет всех поступлений, а также расходов, для своевременного пополнения запасов.

3.2.16.  Поддержка запасов, согласно утвержденных нормативов и сроков годности сырья и материалов.

3.2.17.  Осуществление контроля за запасами материально-технических ресурсов.

3.2.18.  Участие в инвентаризациях.

3.2.19.  Обеспечение отделов и служб Компании всей необходимой информацией о товарах.

3.2.20.  Оформление всей предусмотренной отчетности и иной рабочей документации.

4. Права

В целях полного и качественного выполнения возложенных на Менеджера по закупкам обязанностей ему предоставляются следующие права:

4.1. Организовать получение товара от Поставщиков.

4.2. Действовать в пределах своей компетенции от имени Компании и представлять ее в других учреждениях и организациях.

4.3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4.4. Требовать и получать в установленном порядке от подразделений Компании и отдельных специалистов сведения, документы, необходимые для решения вопросов в рамках своего основного функционала, согласно настоящей должностной инструкции.

4.5. Для выполнения своих должностных обязанностей, осуществлять взаимодействие с сотрудниками всех структурных подразделений Компании.

4.6. Пользоваться всеми ресурсами, имеющимися в наличии у компании, для осуществления прямых должностных обязанностей.

4.7. Выходить (обращаться за помощью) к Начальнику отдела с предложениями по любым вопросам, связанным с его служебной деятельностью и развитием Компании.

4.8. Вносить на рассмотрение начальника отдела, предложения по улучшению процесса снабжения.

4.9. Сообщать непосредственному Руководителю обо всех выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей недостатках в деятельности Компании и вносить предложения по их устранению.

4.10.       Визировать документы в пределах своей компетенции.

4.11.       Принимать участие в подготовке проектов приказов, инструкций, иных документов, связанных со снабженческой деятельностью Компании.

5. Взаимосвязи

Менеджер по закупкам взаимодействует с:

5.1. непосредственным руководителем по вопросам, связанным с выполнением своих производственных обязанностей.

5.2. отделом оперативного учета по вопросам, входящим в сферу его компетенции.

5.3. отделом продаж по вопросам закупа сторонней продукции для дальнейшей реализации и получения прибыли.

5.4.складской и транспортной логистикой по вопросам, хранения, транспортировки продукции и материалов.

5.5.бухгалтерией по вопросам актов сверок с Поставщиками, счетов на оплату, платежных поручений, счёт-фактур, спецификаций, договоров и прочей учетной документации.

5.6.казначейством по вопросам заключенных договоров.

5.7. службой безопасности по проверке контрагентов на благонадежность.

5.8. финансовым директором, юридическим отделом, службой безопасности – по вопросам согласования договоров

5.9.строительной группой, тех.мастерскими, производством по вопросам, связанным с заявками на снабжение и прочими вопросами в рамках выполнения своих производственных обязанностей.

5.10.       со всеми подразделениями Компании по вопросам, связанными с бесперебойной работой отдела закупок.

5.11.       третьими лицами – в порядке, установленном действующим законодательством РФ.

6. Ответственность

На Менеджера по закупкам возлагается ответственность за:

6.1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

6.2. Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности.

6.3. За качество материалов, получаемых у Поставщиков.

6.4. Причинение материального ущерба, убытков организации - в соответствии с действующим законодательством.

6.5. Поддержку запасов, согласно утвержденных нормативов и срока годности сырья и материалов.

6.6. Недостоверную информацию о состоянии и качестве выполнения обязанностей, нарушение сроков их исполнения.

6.7. Невыполнения приказов, распоряжений непосредственного руководства и администрации.

6.8. Причинение или способствование действием (бездействием) причинению другими сотрудниками материального ущерба или вреда деловой репутации Компании.

6.9. За последствия принятого им необоснованного решения, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб Компании.

6.10.        Неправильное использование предоставленных ему прав.

6.11.        Несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и пожарной безопасности.

6.12.        Разглашение сведений, составляющих служебную и коммерческую тайну Компании.

Как должностное лицо Компании, менеджер по закупкам несет всю ответственность за свою деятельность, в рамках действующего законодательства РФ.

7. Порядок пересмотра должностной инструкции

7.1. Должностная инструкция пересматривается, изменяется и дополняется по мере необходимости, _________________________________.

7.2. С приказом о внесении изменений (дополнений) в должностную инструкцию знакомятся под подпись все работники ___________, на которых распространяется действие этой инструкции.

7.3.Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом _________ от __________ г. № __.

Согласовано

__________________________  ______________  ____________

__________

С настоящей инструкцией ознакомлен.
Один экземпляр получил на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте.

Менеджер по закупкам    ___________________________________________

__________