Часто сталкиваюсь с вопросами организации процедуры оценки персонала и выработки измерителей. Предлагаю выдержку из Положения по оценке, которая детально струтктурирована по задачам, направлениям, критериям и выводам. Как и по кому и какие решения принимать? Как довести до персонала ценность самой оценки? Как бонусы, плюшки и блага могут получить сотрудники от успешного прохождения процедуры оценки.

8. Процедура оценки компетенций

8.1. Основные этапы регулярной оценки компетенций реализуются следующим образом:

8.1.1.  Определение перечня компетенций, актуальных на будущий отчётный период, производится руководителем на основании Описания должности подчинённого. Подчинённый получает полную информацию об оцениваемых компетенциях и их описании до начала отчётного периода.

8.1.2.  В качестве отчётного периода для процедуры оценки компетенций рекомендуется 1 год.

8.1.3.  Также, по договорённости с работником, руководителем могут быть определены компетенции, необходимые для перемещения работника на другую должность и требующие развития в течение отчётного периода.

8.1.4.   Мониторинг рабочего поведения Оцениваемого работника осуществляется его руководителем регулярно в течение всего отчётного периода. В случае определения для Работника Индивидуального Плана Развития (далее ИПР), Руководителю рекомендуется фиксировать свои наблюдения в письменной, либо электронной форме, записывая наиболее яркие или характерные факты, связанные с данным работником, которые могут влиять на оценку по компетенциям. По окончании периода ИПР, при необходимости, Руководителем инициируется внеплановое прохождение Работником Центра Оценки и Развития (далее ЦОР).

8.1.5.   При подготовке к ЦОР руководитель должен проанализировать все факты, характеризующие рабочее поведение работника и относящиеся к требуемым для должности компетенциям, а затем интерпретировать поведение Оцениваемого работника в терминах компетенций.

8.1.6.    Интерпретация поведения

На этом этапе события, факты и инциденты, зафиксированные Экспертом, соотносятся с индикаторами, описанными для каждой компетенции в Справочнике компетенций. По результатам прохождения ЦОР принимается решение, согласно Положению о заработной плате, премировании и социальной политике.

В том случае, если среднеарифметическая оценка соответствия модели Компетенций Оцениваемого составляет не ниже 9 баллов, то выносится решение о присвоении Оцениваемому Категории «А» - уровень мастерства

В том случае, если факты свидетельствуют о том, что Оцениваемый работник регулярно демонстрирует на протяжении отчётного периода соответствие целевых индикаторов компетенции по среднеарифметическому значению ЦОР не ниже 6, компетенция считается продемонстрированной и соответствующей Категории «B» - базовому уровню.

В том случае, если результаты ЦОР составляют от 4 до 6 баллов целевых индикаторов, компетенция считается не продемонстрированной – соответствует категории «C» - уровню развития и подпадает под составление специалистами ЦОР, совместно с Руководителем ИПР для Работника.

В том случае, если результаты ЦОР составляют ниже 4 баллов целевых индикаторов, компетенция считается отсутствующей – соответствует категории «D» - недопустимому уровню и является основанием для принятия управленческого решения относительно целесообразности использования Работника на оцениваемой должности.

8.1.7.  Определение соответствия фактических компетенций требуемым

Решение о соответствии компетенций Оцениваемого работника требуемому уровню принимается на основе Интегральной оценки компетенций.

8.1.8.  Руководитель формирует предварительную Интегральную оценку компетенций Оцениваемого работника.

8.2.    Во время проведения ЦОР руководитель и работник обсуждают результаты, достигнутые работником за период; компетенции работника включая факты, подтверждающие их наличие  или отсутствие; факторы, повлиявшие на достигнутые результаты и рабочее поведение.

8.2.1.  В результате собеседования руководитель и Оцениваемый должны прийти к согласию относительно соответствия фактических компетенций Оцениваемого требуемому уровню и, соответственно, согласовать Интегральную оценку компетенций.

8.2.2.  В процессе обсуждения руководитель должен быть конструктивен и доброжелателен, оперировать только фактами, относящимися к непосредственной деятельности работника.

8.3.   На основании результатов оценки, а также с учётом фактов, повлиявших на такой результат, руководитель, совместно с подчинённым, вырабатывают корректирующие действия, направленные на улучшение результатов работы и повышение компетентности работника.

8.4.   Основными корректирующими действиями могут быть:

8.4.1. направление работника на обучение с целью повышения компетентности в профессиональной и технической сфере;

8.4.2. направление работника на тренинги, развивающие необходимые навыки;

8.4.3. направление работника на тренинги, нацеленные на повышение его мотивации;

8.4.4. включение работника в проекты с целью приобретения им нового опыта;

8.4.5. ротация работника и организация стажировок на смежных должностях;

8.4.6. коучинг, наставничество, менторство, инструктаж.

8.4.7. самообучение и обучение на примере других в качестве стажёра.

8.5.   Также, на основании результатов оценки и с учётом желаний и стремлений работника, планируется индивидуальное развитие работника и/или его карьерный план.

8.6.   Результаты регулярной оценки компетенций, включая Интегральную оценку компетенций, рекомендованные корректирующие действия и план индивидуального развития заносятся в форму «Оценка компетенций», (которая является Приложением к Профилю должности, оригинал хранится в электронной базе СУП, а копия – у руководителя структурного подразделения.) и подписываются обеими сторонами. Предоставление в адрес СУП заполненных форм «Оценка компетенций» осуществляется в сроки не позднее 15 декабря года, предшествующего следующему оценочному периоду.

8.7.   В случае невозможности достичь согласия по Итоговой оценке, в качестве третьей стороны привлекается руководитель, вышестоящий по отношению к Оценивающему.

8.8.   Если и после этого достичь согласия не удаётся, руководитель Эксперт инициирует участие в оценке представителя Дирекции по работе с персоналом.

8.9.   Разовая оценка проводится каждый раз, когда в этом возникает производственная необходимость и данный способ оценки является наиболее эффективным.

8.10.  Инициатором проведения разовой оценки могут быть генеральный директор Общества, руководитель Службы управления персоналом Общества, Руководители структурных подразделений Общества.

8.11.   Для проведения разовой оценки может использоваться один или несколько методов оценки.

8.12.   Выбор оптимального способа оценки, а также организация оценочного мероприятия осуществляется работниками СУП.

8.13.   Реализация основных этапов в случае разовой оценки осуществляются следующим образом:

8.13.1.  Определение перечня компетенций для оценки, а также способа оценки осуществляется СУП по согласованию с руководителем, инициирующим оценку. После определения критериев оценки определяется кандидатура Эксперта.

8.13.2.  Мониторинг рабочего поведения Оцениваемого работника осуществляет Эксперт в ходе оценочного мероприятия.

8.13.3.  По окончании оценочного мероприятия Эксперт анализирует и интерпретирует поведение Оцениваемого, а затем даёт заключение об оценённых компетенциях. Решение о соответствии принимается в отсутствие Оцениваемого.

8.13.4.  Результаты оценки заносятся Экспертом в соответствующие графы формы «Оценка компетенций». В случае разовой оценки согласия Оцениваемого работника и его подпись на форме не требуются.

8.13.5.  Заполненные формы «Оценка компетенций» передаются в СУП в электронном/бумажном виде.

8.14.     Контроль за правильностью проведения оценки компетенций осуществляется СУП.

9. Принятие управленческих решений по результатам оценки по Компетенциям

9.1.   По факту проведения оценки компетенций и на основании полученных результатов в отношении оценённых работников принимаются управленческие решения в соответствии со следующими принципами.

9.2.   Решение о перемещении работника на другую должность по инициативе работника принимается только в том случае, если результат оценки компетенций в текущей должности не ниже мастерства, а соответствие компетенций требованиям перспективной должности – не ниже базового. Данный принцип распространяется также на принятие решений о включении работников в кадровый резерв на руководящие должности Общества.

9.3.    Решение о пересмотре уровня оплаты труда в сторону повышения может быть принято только в случае, если результат оценки компетенций не ниже мастерства по среднеарифметическим показателям:

- Среднеарифметический годовой показатель по группе оцениваемых KPI не ниже порогового значения 1,01;

- По результатам ЦОР уровень компетенций сотрудника соответствует «А» - уровню мастерства;

- Технико-технологические знания по результатам тестирования не ниже 85%.

9.4.   Решение о возможности найма кандидата на вакантную должность Общества принимается только в том случае, если результат оценки определённых для должности компетенций не ниже категории «В» - базового уровня.

9.5.   Решения о понижении работника в должности и увольнении его с занимаемой должности могут быть приняты в случаях, если результаты его регулярной оценки соответствуют категории «D» - недопустимому уровню, и результат повторной оценки, назначенной дополнительно и проведённой через полгода, также неудовлетворительный.

9.6.    Оценка в этих случаях проводится в формате аттестации, а решение по её результатам принимается генеральным директором Общества на основании рекомендаций аттестационной комиссии.

9.7.   На основании результатов оценки и рекомендаций по корректирующим действиям формируются ресурсные планы Общества, планы обучения и развития, разрабатываются предложения по корректировке ФОТ и т.д.

9.8.    Регламент принятия решений на основании оценки компетенций может также определяться другими локальными нормативными актами Общества.

10. Использование Ключевых показателей эффективности

10.9.   Ключевые показатели эффективности (далее KPI) разрабатывается на основе анализа стратегических целей и задач Общества, его структурных подразделений и функциональных направлений.

10.10. В процессе анализа все должности Общества оцениваются по их отношению к реализации стратегических целей; выстраивается иерархическая система целей и задач, которые определяют эффективность деятельности в данной должности; определяются количественные целевые показатели, которых необходимо достигать для обеспечения эффективной работы.

10.11. Структура Ключевых показателей эффективности отражает иерархию целей деятельности Общества.

10.12. Ключевые показатели эффективности для каждой должности отражаются в Профиле должности.

10.13. Будучи тесно связанными со стратегическими целями Общества, Ключевые показатели эффективности эволюционирует соответственно происходящим в Обществе изменениям. Регулярный пересмотр и актуализация структуры Ключевых показателей эффективности осуществляется не реже, чем 1 раз в 3 года. При необходимости досрочных изменений их инициатором может выступать генеральный директор или руководитель  СУП.

10.14. По факту возникновения в организационной структуре Общества новой должности или изменения содержания работ в существующей должности, соответствующие дополнения или изменения вносятся в Должностную инструкцию и Профиль должности в части Ключевых показателей эффективности.

10.15. Контроль за своевременностью актуализации Ключевых показателей эффективности осуществляет СУП.

 11. Процедура оценки достижения Ключевых показателей эффективности (KPI).

11.1.     Оценка достижения KPI  представляет собой часть процедуры регулярной оценки работников Компании.

11.2.     KPI зафиксированы в Профиле должности Оцениваемого.

11.3.     В качестве отчётного периода для процедуры оценки достижения KPI по процедуре ЦОР используется период продолжительностью в 1 год.

11.4.     Интерпретация достижений по KPI

KPI считается достигнутым, если его целевое значение реализовано в течение отчётного периода в полном объёме.

Если целевое значение KPI реализовано не полностью, но на уровне не менее 0,75 от расчётной величины, то данный KPI считается достигнутым условно.

В иных случаях KPI считается не достигнутым.

За достижение KPI в объёме от 1.01 присваивается категория «А».

За достижение KPI в объёме от 0.75 до 1.00 присваивается категория «В».

За достижение KPI в объёме от 0.5 до 0.75 присваивается категория «С».

За недостижение KPI присваивается категория «D».

11.4.1.  Определение соответствия фактического достижения KPI требуемым

Решение о соответствии достижения KPI Оцениваемого работника требуемому уровню принимается на основе Интегральной оценки достижения KPI.

Интегральная оценка достижения KPI фиксирует долю достижения KPI, как отношение суммы баллов к количеству оцениваемых KPI, в процентном выражении.

11.5. В ходе оценочного собеседования Эксперт и Оцениваемый согласуют оценки достижения КПЭ.

11.6. В итоге формулируется Итоговая интегральная оценка достижения KPI.

11.7. Заполненные/сформированные формы «Оценка Ключевых показателей эффективности» передаются в СУП в электронном/бумажном виде.

12. Принятие управленческих решений по результатам оценки достижения KPI

12.1.     На основании полученных результатов оценки достижения KPI и в отношении оценённых работников принимаются управленческие решения в соответствии со следующими принципами.

12.2.     Решение о соответствии занимаемой должности на основании Категории «В».

12.3.     Решение о снижении стоимости KPI 4 (1) до показателя в 0,75 на седеющий отчётный период с составлением ИПР при соответствии Категории «С».

12.4.     В случае недостижения работником успешного уровня достижения KPI в отчётный период, по итогам оценки рекомендуется установить размер частичной выплаты бонусной части вознаграждения пропорционально Итоговой интегральной оценке достижения KPI.

12.5.     В случае достижения работником результатов по нескольким значимым KPI, превосходящих целевые значения для данного отчётного периода, его руководитель может ходатайствовать об выплате дополнительного бонуса в рамках социальных программ и для Работника устанавливается превышающий показатель премии по KPI 4(1), соответствующий значению 1,25. Обоснованием ходатайства служат результаты оценки по KPI, зафиксированные в соответствующей форме.

12.6.     Решение о пересмотре уровня  оплаты труда в сторону повышения может быть принято только в случае, если результат оценки достижения KPI не ниже категории «А».

13. Общие управленческие решения по итогам регулярной оценки

13.1.     Решения о понижении работника в должности и увольнении его с занимаемой должности могут быть приняты в случаях, если результаты его регулярной оценки (по компетенциям, знанию технико-технологических требований по должности и касательно достижения KPI) соответствуют категории «D», и результат повторной оценки, назначенной дополнительно и проведённой через полгода, также неудовлетворительный.

13.2.     Оценка в этих случаях проводится в формате аттестации, и регламентируется настоящим положением.

13.3.     Решение по результатам аттестации принимается генеральным директором Общества на основании рекомендаций аттестационной комиссии.

13.4.     На основании результатов оценки и рекомендаций по корректирующим действиям формируются ресурсные планы Общества, планы обучения и развития, разрабатываются предложения по корректировке ФОТ и т.д.

13.5.     Регламент принятия решений на основании оценки компетенций может также определяться другими локальными нормативными актами Общества.