Процедура перевода работников между филиалами одного юридического лица, либо из головной организации в филиал и обратно, законодательно не урегулирована. В материале предлагаю ознакомиться с Порядком, разработанным мной в период работы в крупной ГК, где многие юридические лица имели филиалы и переводы были постоянным явлением Памятка разработана с учетом работы в версии 1С 8.3, при раздельном ведении баз учета
1. Общие положения
Филиал организации согласно п. 3 ст. 55 Гражданского кодекса РФ не является самостоятельным юридическим лицом.
Его руководители могут быть наделены полномочиями решать кадровые вопросы (осуществлять прием, увольнение, перевод работников) в пределах своего филиала.
При этом, работодателем по отношению к работнику, принятому на работу в филиал, является головная организация, а в трудовом договоре с работником должно быть указано в качестве обязательного, условие о месте работы и структурном подразделении (ч. 2 ст. 57 ТК РФ), в филиале организации.
В свою очередь, ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ определяет перевод на другую работу как постоянное или временное изменение трудовой функции и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если последнее было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.
Перевод работника из одного филиала в другой филиал, или из филиала в головной офис в пределах одного юридического лица - это перевод на другую постоянную работу в той же организации и возможен он только с письменного согласия работника.
Процедура перевода работников между филиалами одного юридического лица, либо из головной организации в филиал и обратно, законодательно не урегулирована.
2. Регистрация и передача кадровых документов.
Регистрация кадровых документов (т.е. дополнительного соглашения, приказа о переводе) должно быть произведена именно отделом кадров головного офиса юридического лица, так как у директора филиала нет полномочий на перевод работника в другой филиал.
1. Этап. Оформление заявления о переводе работника в другой филиал.
Заявление пишется на имя «Руководителя всех филиалов», т.е Директора юридического лица, или действующего от его имени по доверенности на подписание кадровых документов.
Ответственный – работник, который переводится.
Заявление должно быть написано в полном соответствии с решением Комитета по подбору персонала.
2. Этап. Передача заявления в Головной офис.
Заявление и другие документы, если они приняты у Вас в Компании, передаются в Головной офис на подпись Руководителю. Должны ли заявление также визировать руководители филиалов, между которыми происходит перевод работника – лучше предусмаотреть во внутренних документах (вписать здесь, если берете за образец). На данном этапе передача осуществляется по электронной почте/с помощью системы электронного документооборота кадровыми работниками.
Ответственные – работники кадровых служб.
3. Этап. Оформление дополнительного соглашения к трудовому договору.
Дополнительное соглашение оформляется в четырех экземплярах. (Один - остается у отдающего филиала, второй – у Головного офиса, третий – у принимающего филиала, четвертый – у работника).
Порядок подготовки дополнительного соглашения к трудовому договору:
3.1.Работник кадровой службы отдающего подразделения после получения завизированного заявления и (дополнительных документов о переводе при необходимости) о переводе отправляет копии документов сотруднику ОК принимающего подразделения.
3.2.Работник кадровой службы принимающего подразделения после получения заявления визирует его, подтверждая, тем самым, наличие вакансии в подразделений, указанном в заявлении и пересылает документы в ответ, прикладывая выдержку из штатного расписания, либо информацию в произвольной форме следующего содержания:
3.2.1. Полные параметры оплаты по должности
3.2.2. Данные СОУТ по данной должности
3.2.3. График работы сотрудника
3.2.4. Другие необходимые сведения, которые необходимы для подготовки дополнительного соглашения к трудовому договору (сведения о наличии специальных льгот и компенсаций, условия по работе в районах крайнего севера и т.д.).
3.3.Работник кадровой службы отдающего подразделения готовит дополнительное соглашение к трудовому договору и знакомит с ним работника.
4. Этап. Регистрация и издание приказа о переводе..
В 1С отдающего подразделения делается проводка об увольнении сотрудника. Формируется справка по ссылке из приказа в 1С об увольнении «Как сотрудник использовал отпуск?» с указанием количества неиспользованных дней отпуска с обязательным отражением рабочих периодов. Данная справка проверяется, распечатывается и готовится для передачи в принимающий ОК.
Приказ регистрируется (присваивается номер) отделом кадров головного офиса юридического лица по запросу сотрудника кадровой службы отдающего подразделения. Оформляется по унифицированной форме Т-5 в трех экземплярах. (Один - остается у отдающего филиала, второй – в делах ОК Головного офиса, третий – у принимающего филиала).
Ответственный – работник кадровой службы отдающего подразделения. Ответственный за надлежащее ознакомление работника, подписание комплекта документов у работника (дополнительное соглашение, приказ) – отдающее подразделение.
5. Этап. Внесение соответствующих записей в Книгу учета движения трудовых книжек.
В книгу учета движения трудовых книжек напротив записи о приеме ТК ставится запись "трудовая книжка передана в отдел кадров филиала/обособленного подразделения в г. ……", реквизиты приказа о переводе, на руки не выдается.
Ответственный – работник кадровой службы отдающего подразделения.
Сотрудник отдающего ОК должен обеспечить передачу трудовой книжки нарочно / курьерской службой, с обеспечением ее сохранности
6. Этап. Передача документов в принимающий филиал.
После оформления всех документов, они передаются для дальнейшего ведения и хранения в филиал, в котором будет работать работник. Так, в филиал передаются оригиналы документов:
Отдел кадров отдающего подразделения обязан обеспечить личную передачу документов по акту, либо пересылку документов со службой курьерской доставки, с обязательным отслеживанием пакета документов и страхованием на случай утраты.
В таком случае два экземпляра акта подписываются сотрудником отдела кадров отдающего подразделения, прикладываются к комплекту документов. После получения документов и проверки их комплектности отдел кадров принимающего подразделения обязан обеспечить передачу/пересылку оригинала акта со своей подписью.
7. Этап. Заведение сотрудника в программе 1С и оформление документов в принимающем подразделении
В 1С принимающий ОК делает проводку о приеме сотрудника. Неиспользованные отпуска вносятся остатком согласно полученной справке согласно Методическим рекомендациям по работе с программой 1С.
Ответственный – работник кадровой службы принимающего подразделения.
8. Этап. Внесение записи о переводе в трудовую книжку.
Сведения о переводе на другую постоянную работу должны быть внесены в трудовую книжку работника (ч. 4 ст. 66 ТК РФ). Такая запись должна быть внесена в трудовую книжку работника отделом кадров филиала/ОП, куда осуществлен перевод.
Запись о переводе на другую постоянную работу вносится в трудовую книжку следующим образом: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 указывается дата осуществления перевода работника; в графу 3 вносится запись о переводе работника на другую работу с указанием должности, структурного подразделения, наименования обособленного структурного подразделения; в графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу.
9. Этап. Внесение записи о переводе в личную карточку принимающим филиалом.
В соответствии с п. 12 Правил, с вносимой в трудовую книжку записью о переводе на другую постоянную работу работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, где повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. После внесения в раздел III «Прием на работу, переводы на другую работу» формы № Т-2 сведений о переводе работника на другую постоянную работу работодатель знакомит с ними работника под роспись в графе 6 «Личная подпись владельца трудовой книжки».
10. Этап. Внесение записи в книгу учета ТК и вкладышей к ним.
В Книгу учета трудовых книжек вносит запись о приеме трудовой книжки, где датой приема является дата перевода, указываются реквизиты приказ о переводе.
Обращайтесь, если возникли вопросы или нужны уточнения.
За разработкой документов и процедур для Вашей организации можно обратиться через форму обратной связи
Отправляя данные вы подтверждаете пользовательское соглашение