Проблемы коммуникаций в производственной компании

Это очень распространенная проблема во многих компаниях, когда конкретные специалисты, или целые отделы, от сотрудничества которых, зависит эффективность работы всего предприятия, не понимают ни ценности внутрикорпоративного сотрудничества, ни того в чем оно должно заключаться.     

В то же время руководители компаний не уделяют должного внимания этому обстоятельству и поэтому не достигают лучших результатов деятельности, а иногда данная проблема, которая называется проблемой коммуникаций может приводить к очень печальным последствиям, которые описаны в данном кейсе.

Описание ситуации:

Производственная компания в области домашнего текстиля           ( одеяла, подушки, шторы покрывала и пр.)  столкнулась с проблемой отрицательного внутрикорпоративного климата, который сложился в компании в последний год работы.  Ситуация характеризовалась тем, что между рядом отделов образовалась конфликтная и недоброжелательная атмосфера, которая очень сильно влияла на конечный результат деятельности. В результате этого, компания стала терять объем продаж и клиентов.

В центре конфликта находился отдел продаж, который обвинял отдел закупок и производство в том, что они не поставляют нужный для продаж, товар на склад. А то, что поставляют, делают не вовремя и не в полном объеме. Так же отдел продаж обвинял склад в том, что его сотрудники долго собирают заказы клиентов и часто ошибаются, что- то забыв положить, или положив совсем не то, что заказывали. 

Отдел закупок обвинял отдел продаж в том, что заявки на покупку тех или иных товаров от сторонних поставщиков, они не делают, что бы снять с себя ответственность за оборачиваемость и продажи заказанных товаров, поэтому отдел закупок вынужден заниматься планированием самостоятельно.

Производственный отдел, говорил, что он не может, вовремя делать заказы отдела продаж, потому что им надо все, здесь и сейчас и никаких преждевременных заявок его менеджеры не делают. При этом отдел продаж с трудом собирает с клиентов деньги, за уже проданный товар в отсрочку и производство всегда, испытывает дифицит сырья, по причине нехватки финансовых ресурсов.

Склад обвинял отдел продаж в том, что менеджеры не приходят на склад и не контролируют сборку своих заказов. А у сотрудников склада много другой важной и нужной работы.

Отдел маркетинга вообще «находился над схваткой». Он не обвинял ни в чем никого, но при этом и не вносил никакого существенного вклада в копилку общего результата. Никто не конфликтовал с отделом маркетинга, потому что никто не понимал, чем он должен заниматься.   

Определение причин возникновения данной ситуации:

Основная причина, способствовавшая возникновению перечисленных проблем, заключалась в резко возросшем росте спроса на товары компании.  В состав клиентской базы добавились две крупные федеральные розничные сети.  Бизнес не успел перестроится, потому что не было времени на плановые изменения и те проблемы, которые не были критичны при небольших объемах операций, превратились в системные бреши из за которых компания стала терять продажи и клиентов.

Здесь было много проблем связанных с планирование общего уровня деятельности, с качеством услуг и товаров, с регламентами работ, но самая главная проблема, это испорченные и обостренные коммуникации между отделами.   

Способы решения проблемы:   

В первую очередь решалась именно проблема коммуникаций. Был проведен общий тренинг для всех работников коллектива компании, где бизнес предприятия рассматривался через модель «вход- процесс преобразования – выход».  Данная модель давала представление деятельности компании, как некоего конвейера на котором собирается конечный продукт. В рамках этой модели были рассмотрены, задачи всех подразделений и определен их вклад в копилку общего результата. 

Особое внимание было уделено выявлению и правильному описанию «коммуникационных стыков», на которых должно было строится, взаимодействие между подразделениями.

Так например, было установлено, что одел продаж в своей деятельности, нуждался в маркетинговой информации о ценах конкурентов ценностях клиентов и их предпочтениях. Так же отсутствовало информирование от отдела закупок о тех товарах, которые возможно было закупать у сторонних поставщиков.

Отдел закупок  нуждался в ценовых мониторингах и планах продаж по клиентам.

Производственный отдел так же нуждался в планах продаж, в обратной связи от клиентов, в виде мнения о продукции компании и тех изменений в продуктах, которые им хотелось бы видеть. Особо важным для производственного отдела, являлся, своевременный сбор дебиторской задолжности от покупателей, для финансирования производственного цикла.

Складской комплекс испытывал крайнюю необходимость знать, приоритетность сбора тех или иных заказов, особенно в условиях аврала.  

Я описал только небольшую часть коммуникационных стыков в данной компании, что бы не перегружать, содержание настоящего кейса. В заключении проделанной работы, были выявлены и сформулированы формы, необходимого эффективного взаимодействия между отделами.                                                                                                                                                        

В принципе все участники тренинга поняли, что их предприятие единый организм в котором все взаимосвязано и работа одного отдела, определяет результативность другого отдела. В ходе тренинга работники делали совместные учебные занятия в группах это способствовало их лучшему узнаванию друг друга и налаживанию добросердечных отношений в последствии.

После того, как в результате проведения тренинга  было получено желание людей строить эффективную коммуникацию друг с другом, через некоторое время, были реализованы все необходимые мероприятия связанные с планированием, качеством, регламентами и др. процедурами.

Результат:

Через некоторое время ситуация выправилась и компания опять вернулась к росту своих продаж.