Правила обратной связи для повышения эффективности работы в компании

Один из самых важных инструментов повышения эффективности работы сотрудников - это качественная обратная связь. Все знают правило "сначала хвалим, потом ругаем", но редко, кто его придерживается. Я предлагаю вам несколько дополнительных правил для обратной связи, которые положительно повлияют на коммуникацию в компании и будут способствовать развитию сотрудников.

Когда я прошу своих клиентов после тренинга ответить на вопрос, какое упражнение на ваш взгляд было самым полезным, то 99 процентах отвечают, что упражнение на обратную связь было именно тем, что на них повлияло больше всего. Именно качественная обратная связь внутри компании дает мощный толчок развитию и повышает эффективность работы. Думаю, что вы все слышали правило "сначало хвалим, потом ругаем", а также "хвалим при всех, ругаем один на один". Но, во-первых, этих правил мало кто придерживается, а во- вторых, часто это может выглядеть наигранно и только еще больше разобщать команду.

Я хочу вам предложить правила для обратной связи, которые однозначно улучшат коммуникацию, если их будут придерживаться все. Важно при подготовки сессий для обратной связи обсуждать эти правила открыто и учитывать при формировании своего мнения.

Итак,

1. Правда.

Является ли то, что вы хотите сказать правдой? Любые манипуляции, игры и намеренное очернение всегда ведет к разрыву связей и деградации системы. Также как и замалчивание проблем. 

2. Способ донесения. 

Уделите время на то,чтобы понять, каким способом лучше всего поделиться информацией. Тут важно и интонации, и слова и способ передачи. Помните, что при обратной связи звонок лучше, чем письмо, а личная встреча лучше, чем звонок. 

Важный вопрос: "Мой способ донесения принесет пользу или вред?". 

Однажды в моей практике руководитель одного отдела, желая дать обратную связь, написал, что руководитель другого отдела "непрофессиональна, медлительна и конфликтна". Что побудило женщину-руководителя начать защищаться и оправдываться достаточно агрессивными выражениями. Коммуникация происходила в групповом чате руководителей компании.  Дискуссию прервал начальник, попросив просто остановить это.

Такие слова как "непрофессионален, медлителен, конфликтный", возможно и являются правдой в реальности другого сотрудника, но они не способсвуют росту и развитию, а больше наносят вреда, чем пользы. Что в таком случае бы способствовало развитию?

Во-первых, обратная связь должна быть уместна и надо спросить другого человека, не против ли он, что вы поделитесь своим мнением, особенно, когда в разговоре присутсвуют другие люди. 

Далее, можно было бы указать некоторые факты, по которым можно судить о медленной работе отдела и спросить, что они думают на этот счет. Выразить пожелания об улучшении работы отдела и предложить свои решения этой задачи. В моем случае, я предложила каждому руководителю разобрать этот случай. В отдельном разговоре я объяснила, почему такая коммуникация никогда не приведет к улучшению ситуации и как по-другому формулировать свою обратную связь, если она уместна. Также я предложила им скрипты и отметила, что лучше такого рода информацию сообщать только при личных встречах, а не в групповых чатах.  

3. Рост и развитие.

Какая цель того, что вы хотите сказать:  улучшить результаты компании и/или отдельного сотрудника? Или просто запугать, выместить свою злость и разочарование?

Это продолжение предыдущего правила. Обратная связь обязательно должна способствовать развитию, а не становиться просто мнением отдельного человека.  

4. Взаимность.

Не только руководители должны давать обратную связь, но все сотрудники компании должны иметь возможность давать оценку менеджменту. Если система обратной связи будет работать только сверху вниз, то это приведет к саботажу, текучести кадров и снижению эффективности работы. Нарушение потока обратной связи приводит к потере контакта между руководителем и сотрудниками. 

Я предлагаю компаниям как минимум один раз в квартал планировать мероприятие по обратной связи в формате онлайн или живых встреч. Это долго, трудно и на первых этапах внедрения идет с трудом, то дает невероятный эффект по результату. 

Все эти правила являются частью эффективной коммуникации в компании, что в свою очередь оказывает влияние на мотивацию и вовлеченность персонала. 

Я буду признательна комментариям. Также, поделитесь пожалуйста вашими кейсами, как вы работаете с обратной связью в своих компаниях. 

Благодарю за внимание.