Положение об электронном документообороте в сфере трудовых отношений

Положение необходимо для регулирования работы  с кадровыми электронными документами и это документ, который должна составить каждая компания, планирующая перейти на электронный формат работы с документами.
Положение является локальным нормативным актом и разработано в соответствии с действующим законодательством РФ (статьи 22.1-22.3 Трудового кодекса Российской Федерации).

Положение об электронном документообороте 
в сфере трудовых отношений

(кадровый электронный документооборот)

в Обществе с ограниченной ответственностью «…» 

1. г. Москва                                                                                        "___"_________ _____ г.
   1.           Общие положения

1.1. Настоящее положение является локальным нормативным актом Общества с ограниченной ответственностью «…» (далее Общество), разработанным в соответствии с действующим законодательством РФ (статьи 22.1-22.3 Трудового кодекса Российской Федерации).

1.2. Настоящее Положение разработано в целях:

-          оптимизации взаимодействия между Обществом и работниками или лицами, поступающими на работу, путем применения механизма ведения и использования документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумажном носителе;

-          своевременного и качественного технического оснащения Общества для эффективного взаимодействия с работниками или лицами, поступающими на работу в части формирования, передачи и хранения документов, связанных с работой, в электронном виде;

-          обеспечения соблюдения требований действующего законодательства в сфере трудовых и иных правоотношений между работниками или лицами, поступающими на работу и Обществом, а также между государственными контролирующими органами и Обществом;

-          определения прав, обязанностей, мер ответственности работников или лиц, поступающих на работу и Общества в части формирования, передачи и хранения документов, связанных с работой в электронном виде.

1.3. Нормы, устанавливаемые настоящим Положением, применяются к документам, в отношении которых трудовым законодательством Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника или лица, поступающего на работу, в письменной форме, в том числе под подпись. 

Электронный документооборот не применяется в отношении актов о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказов (распоряжений) об увольнении работника, документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.

1.4. Перечень документов, связанных с работой, в отношении которых Обществом применяется ЭДО, определяется Регламентом о применении электронной подписи.

1.5. Настоящее Положение вступает в силу с даты его утверждения и действует бессрочно. Изменения и дополнения в настоящее Положение вносятся новым локальным правовым актом аналогичного назначения.

1.6. Все работники Общества и лица, поступающие на работу, должны быть ознакомлены под подпись с настоящим Положением.

1.7. Основные термины, используемые в настоящем Положении, соответствуют их значениям, как они определены в Федеральном законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и Федеральном законе от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений, кадровый электронный документооборот (далее - КЭДО) - создание, использование и хранение его участниками кадровых документов, оформленных в электронном виде.

УКЭП Организации – УКЭП юридического лица, либо УКЭП физического лица, уполномоченного действовать от имени работодателя на основании доверенности.

Информационная система работодателя - информационная система, позволяющая обеспечить подписание электронного документа, в соответствии с требованиями Трудового Кодекса, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений (далее – ИС Общества).

2. Подготовка и техническое оснащение Общества для перехода на кадровый электронный документооборот

2.1.            Департамент персонала и коммуникаций осуществляет:

-          подготовку и внесение изменений в соглашения и коллективный договор в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации;

-          подготовку проектов организационно-распорядительных локальных актов, связанных с реализацией мероприятий по переходу Общества на КЭДО.

2.2.            Сроки подготовки и реализации указанных мероприятий, день введения КЭДО в Обществе утверждаются отдельными приказами и/или распоряжениями Управляющего – индивидуального предпринимателя. 

2.3.            День введения КЭДО в Обществе не может быть ранее истечения срока уведомления работников о переходе на электронный документооборот, установленного настоящим Положением.

2.4.            Заключение Обществом с работниками или лицами, поступающими на работу, соглашений об электронном документообороте и применении электронной подписи осуществляется в соответствии с порядком, установленным настоящим Положением.

2.5.                 Кадровый электронный документооборот осуществляется посредством корпоративной информационной системы Общества – Контур.

3. Порядок перехода на кадровый электронный документооборот

3.1. Организация уведомляет каждого работника о переходе на электронный документооборот по ДД.ММ.ГГГГ (дата) включительно, а лицо, поступающее на работу, – до подписания трудового договора. Уведомление работника и лица, поступающего на работу, осуществляется в письменном виде и(или) в электронном виде, путем направления уведомления электронной почтой с адреса Организации ___________@______.ru  (адрес с которого производится рассылка), либо через ИС Организации (при наличии технической возможности). 

3.2. Работник или лицо, поступающее на работу, вправе дать письменное согласие на взаимодействие с Организацией посредством электронного документооборота, путем подачи сообщения о согласии (форма согласия приведена в Приложении 1 к Положению). 
Отсутствие согласия признается отказом работника от такого взаимодействия. 

3.3. Работникам, которые не дали согласия на взаимодействие с Организацией посредством электронного документооборота, документы, связанные с их работой, предоставляются на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.

3.4. Работник или лицо, поступающее на работу, не давшие согласие на взаимодействие с Организацией посредством электронного документооборота, имеют право в последующем подать сообщение о согласии на переход на электронный документооборот. 

3.5. Согласие на взаимодействие с Организацией посредством электронного документооборота не требуется от лиц, которые принимаются на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж.

3.6. С каждым работником, изъявившим согласие на взаимодействие с Организацией посредством электронного документооборота, заключается соглашение об электронном документообороте и электронной подписи с даты перехода Организации на кадровый электронный документооборот, а с лицом, поступающим на работу, - при заключении трудового договора. Форма соглашения утверждается руководителем Организации. 

3.6.1. Соглашение об электронном документообороте и электронной подписи с работником оформляется в письменном виде или в электронном виде, подписанные УКЭП Организации и УНЭП / простой электронной подписью работника посредством ИС Работодателя.

3.6.2. Соглашение об электронном документообороте и электронной подписи с лицом, поступающим на работу, оформляется в письменном виде или в электронном виде, подписанные УКЭП Организации и простой электронной подписью или УНЭП лица, поступающего на работу, посредством единой цифровой платформы «Работа в России».

4. Порядок ведения электронного документооборота 

4.1.  Электронный документооборот осуществляется посредством:

ИС Организации___________________________________________(название системы)

4.2. Порядок предоставления работнику и лицу, поступающему на работу, доступа к ИС Организации и правила использования соответствующего вида электронной подписи установлены Регламентом по использованию электронной подписи, утвержденному руководителем Организации.

4.3. Организации вправе /обязана безвозмездно выдать работнику или лицу, поступающему на работу, сертификат усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП).

 Работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученный самостоятельно сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) физического лица.

4.4. Визуализация подписанных электронных документов осуществляется в формате PDF.

4.5. При направлении электронных документов Организацией работникам и от работников Организации должны соблюдаться сроки, установленные Трудовым законодательством Российской Федерации

4.6. Срок подписания работником электронных документов (приказов, уведомлений, распоряжений, инструкций) и (или) ознакомления с ними не должен превышать трех (двух) рабочих дней, если иной срок ознакомления с документом и (или) подписания не установлен Трудовым законодательством.

4.7. При подаче работником в письменной форме или через ИС Организации (либо по адресу электронной почты организации) заявления о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой (в соответствии со статьёй 62 Трудового Кодекса), Организация безвозмездно предоставляет работнику такие документы не позднее чем в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления. 

Передача документов осуществляется способом, указанным в заявлении работника (в форме электронного документа, подписанного электронной подписью, или в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом).

4.8. В отношении работников, перешедших на электронный документооборот, порядок, установленный настоящим положением, применяется в том числе и в случаях выполнения этими работниками трудовой функции дистанционно (удаленной работы) в соответствии с главой 49.1. Трудового Кодекса Российской Федерации.

4.9. При заключении трудового договора документы, предусмотренные статьей 65 Трудового Кодекса, могут быть предъявлены лицом, поступающим на работу, в форме электронных документов, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации. 

4.10. Ознакомление лица, поступающего на работу, с документами, предусмотренными частью третьей статьи 68 Трудового Кодекса, может осуществляться в электронной форме путем направления документов по адресу электронной почты, указанного лица с адреса Организации  _________@_______.ru 

4.11. В любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части (катастрофы природного или техногенного характера, производственные аварии, несчастные случаи на производстве, пожары, наводнения, землетрясения, эпидемии), Организация и работники, не осуществляющие взаимодействие посредством электронного документооборота, вправе обмениваться документами, в том числе связанными с работой, в форме электронного документа или электронного образа документа (документа, на бумажном носителе, преобразованного в электронную форму путем сканирования или фотографирования с сохранением его реквизитов) с последующим представлением соответствующих документов на бумажном носителе.

5. Обязанности и полномочия Организации

5.1. Организация за свой счет несет все расходы по приобретению (созданию) и (или) эксплуатации ИС Организации, а также созданию, использованию и хранению электронных документов.

5.2. Организация обеспечивает хранение электронных документов, созданных с использованием ИС Организации в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации об архивном деле.

5.3. Организация за свой счет несет расходы по получению работником или лицом, поступающим на работу, сертификата усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) и ее использованию. Отсутствие у лица, поступающего на работу, сертификата усиленной электронной подписи не может являться основанием для отказа в заключении с ним трудового договора.

5.4. Лицо, ответственное (лица, ответственные) за создание, использование и хранение электронных документов, назначается внутренним локальным актом руководителя Организации.

6. Обязанности работников и лиц, поступающих на работу
 

6.1. Работник или лицо, поступающее на работу обязано соблюдать правила, установленные настоящим Положением и Регламентом Организации по использованию электронной подписи. 

7. Ответственность Организации и работников или лиц, поступающих на работу
 

7.1. Организация и работники или лица, поступающие на работу, несут ответственность:

- за несоблюдение сроков направления и подписания электронных документов и(или) ознакомления с ними;

-  за нарушения конфиденциальности ключа электронной подписи, в частности, передачу его иным лицам.

7.2. Организация несет ответственность за сохранность подписанных документов в ИС Организации в неизменном виде в течение всего срока их хранения.

Согласовано:

______________________/___________/_______________ (должность/подпись/Ф.И.О.)

______________________/___________/_______________ (должность/подпись/Ф.И.О.)

______________________/___________/_______________ (должность/подпись/Ф.И.О.)

Приложение N 1 к Положению

«Согласие на взаимодействие с Организацией 

посредством электронного документооборота 

в сфере трудовых отношений»

Руководителю Организации

Ф.И.О___________________

От ______________________

 ________________________  
(должность)    

Ф.И.О___________________

Сообщаю о своем согласии на взаимодействие с Организацией посредством электронного документооборота, в соответствии с Положением об электронном документообороте в сфере трудовых отношений (от дд.мм.гггг.)

Дата                         Подпись             /Расшифровка подписи/