Переход на электронные трудовые книжки

С 1 января 2020 года в России вводится «электронная трудовая книжка» - новый формат хорошо знакомого всем работающим гражданам документа.
Цифровая трудовая книжка обеспечит постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности.
Переход на электронные трудовые книжки добровольный и позволяет сохранить бумажную книжку столько, сколько это необходимо.
Однако, лицам, впервые поступающим на работу после 31 декабря 2020 года, сведения о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки. 
Нововведения отразятся на работодателях всех уровней. Появятся новые обязанности и отчетность о чем, мы поговорим сейчас более подробно.

Переход на электронные трудовые книжки предусмотрен следующими федеральным законом  от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ, которым вносятся изменения в ТК РФ и устанавливается возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде.

Согласно части 2 статьи 2 указанного закона "Каждый работник по 31 декабря 2020 года включительно подает работодателю письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации или о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

При это в этой же статье говориться, что если работник не подал работодателю ни одного из указанных заявлений, то работодатель продолжает вести его трудовую книжку в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации т.е.в бумажном виде.  

Таким образом, совершенно не понятно зачем тогда работнику писать заявление о ведении трудовой книжки в бумажном виде, если в его отсутствии работодатель все равно обязан ее вести в бумаге.  

Кроме того, исходя из текста документа логично получить отработника заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Информацию о поступлении такого заявления необходимо отражать в отчетности. 

Одним из главных, на мой взгляд, преимуществ электронной трудовой книжки, является

- Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства.

- Снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.

- Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения, хотя и в очень далекой перспективе.

- Предполагается, что работник сможет посмотреть сведения о трудовой деятельности в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России или на портале Госуслуг, с этой точки зрения разгрузит отдел кадров.

- При необходимости эти сведения будут предоставляться в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет работодатель (по последнему месту работы), а также управление Пенсионного фонда России или многофункциональный центр госуслуг. 

При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию.  

За работниками, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям. 

Что нужно знать работодателям об электронной трудовой книжке: 

С 1 января 2020 года вводится обязанность для работодателей ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, в котором осуществлено кадровое мероприятие (прием, перевод, увольнение), либо работником подано заявление о выборе ведения сведений о трудовой деятельности, представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян.

При представлении указанных сведений впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя.

Передача сведений реализована в рамках существующего формата взаимодействия работодателей с территориальными органами Пенсионного фонда. Отдельной платформы, как например, для электронных больничных не предусмотрено.

Начиная с 1 января 2021 года в случаях приема на работу или увольнения сведения о трудовой деятельности должны будут представляться организацией-работодателем в Пенсионный фонд не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения.

Работодателям в течение 2020 года необходимо:

1) внести изменения в локальные нормативные акты (ПВТР) с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии);

2) обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности в ПФР;

3) Подготовить уведомления до 30 июня 2020 года включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде. 

Работодателю следует помнить, что:

Работникам, на которых не ведется трудовая книжка на бумаге, работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе или в электронном виде, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя):

- в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;

- при увольнении в день прекращения трудового договора.

В случае если в день прекращения трудового договора работнику невозможно выдать сведения о трудовой деятельности у данного работодателя в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику такие сведения на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением. 

Что касается новой отчетности:

Необходимо будет заполнять две формы: 

форму СЗВ-ТД нужно будет подавать в ПФР. ОНа отражает сведения о всех принятых и уволенных работниках, а также о тех, с кем произошли кадровые изменения (например, перевод или установление иной квалификации).

С 1 января 2020 года сведения предоставляются ежемесячно до 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

С 1 января 2021 года данные о приеме и увольнении нужно предоставлять не позднее рабочего дня, следующего после издания соответствующего приказа.

Заполненную форму можно будет предоставить на бумаге или в электронном виде. Форму нужно заверить подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при ее наличии).

В бумажном варианте ее смогут предоставлять только работодатели, у которых за отчетный период числилось менее 25 работников. Остальные будут подавать сведения в электронном виде с использованием электроной цифровой подписи.

форма СЗИ-ТД в ней работодатели будут отражать всю информацию о трудовой деятельности сотрудников за период работы в организации (формируется на основании приказов и других документов кадрового учета страхователя). Предоставляется эта форма по запросу застрахованного лица.

Предполагается, что по запросу работника, а также в день увольнения работодатель обязан будет предоставить ему данную форму. Она может быть составлена как на бумажном носителе (заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации), так и в электронном виде (заверяется электронной цифровой подписью). 

За нарушение сроков предусмотренна административная отвественность.