Оптимизация кадрового документооборота в компании

Статья для руководителей и специалистов кадровых служб.

Оптимизация кадрового документооборота - это снижение 30% объема работы специалистов кадровых служб.

Алгоритм работы по оптимизации документооборота.

Распределение по группам кадровых документов

Обязательные и необязательные документы. Ссылки на нормативные акты.

Сегодня много говорят об автоматизации документооборота, в том числе и кадрового.

Но чтобы перевести все документы или какую-то часть в электронный формат, необходимо продумать, какие документы мы переводим, от каких документов можно избавиться в принципе. Как мы будем взаимодействовать с работниками. 

Я бы рекомендовала провести кадровый аудит документов с целью оптимизации. 

С чего начать? Делим документы на группы.

Количество документов может быть в каждой компании разное, все зависит от вида деятельности. 

Чтобы определить, является тот или иной документ обязательный, нужно знать, есть ли упоминание в законодательстве об этом.

Начнем с внутренних локальных актов

Локальные нормативные акты — документы, содержащие нормы трудового права, которые принимает работодатель в пределах своей компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями (ст. 8 ТК РФ)

Это наши внутренние управленческие инструменты, которые регулируют трудовые отношения. Это могут быть положения, регламенты, инструкции и т.д. ЛНА могут распространяться как на всех работников, так и на отдельные категории, например положение о вахтовом методе работы.

Коллективный договор – это не внутренний локальный акт. Это договор работодателя и работников.

Коллективный договор - это правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей (ст 40 ТК РФ). Обязателен ли коллективный договор? Заключать коллективный договор не обязательно (ст. 21, 22 ТК РФ). Но если работники вышли с инициативой к работодателю заключить коллективный договор, то работодатель обязан будет это сделать.

Обязательные ЛНА в организации

• Правила внутреннего трудового распорядка    (ч. 4 ст. 189 ТК РФ)   
• Положение о персональных данных  (п. 8 ст. 86 ТК РФ) 152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных    
• Положение об оплате труда работников, Положение о премировании и материальном стимулировании работников    (Раздел VI ТК РФ «Оплата и нормирование труда» )
• Правила и инструкции по охране труда (Раздел X ТК РФ «Охрана труда»)   
• Штатное расписание (ст.57 ТК РФ) -  Является ли ЛНА – спорный вопрос. С ЛНА закон обязывает знакомить, а мы с ШР не знакомим работников по понятным причинам
• График отпусков (ст. 123 ТК РФ)

Все остальные акты являются необязательными. Могут быть, могут и не быть.

А регулирование каких-то отдельных моментов, таких как дистанционная работа, электронный документооборот, мы можем зашить в обязательный ЛНА

Приказы и распоряжения

Следующая группа – это приказы, распоряжения. В соответствии с трудовым кодексом организация обязана издавать:

• приказ о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ);
• приказ о прекращении трудового договора (ст. 84.1 ТК РФ);
• приказ о применении дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ);
• приказ или распоряжение о работе в выходные дни (ст 113 ТК РФ);
• приказы о направлении в служебныеи командировки служебные поездки (Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749

"Об особенностях направления работников в служебные командировки"

На практике перечень  намного шире, за счет наших жизненных ситуаций.

Документы, подтверждающие стаж работника

• трудовая книжка (ст.ст. 65,66,  66.1 ТК РФ)
• трудовой договор
• СТД-ПФР – та же трудовая книжка

Приказы не являются документами, подтверждающими стаж работника. Мы их принимаем для распорядительного действия. В принципе могут ли они могут быть подтверждением в ПФР,  если возникают проблемы.

Группа документов, без которых нельзя обойтись

Назовем эту группу как "учетные документы"

• Личная карточка формы Т-2 (Постановление Правительства №225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках»  «С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.»
• Табели учета рабочего времени (ст.91 ТК РФ)

Документы взаимодействия работника и работодателя

Законом не всегда урегулированы формулировками «письменно», «под роспись». Например ст.180 ТК РФ:  «О предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников организации работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения.»

О предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом. ( ст. 74 ТК РФ)

Из статьи 125 ТК РФ:  «Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия….» Информация о том, что отзыв оформляется письменно, отсутствует. Но для подтверждения данного согласия лучше оформить документы в письменном виде.

Конечно, что уведомления работникам, что заявления от работников должны быть в кадровом документообороте. Они нам нужны для подтверждения факта взаимодействия, договоренности.

Журналы регистрации кадровых документов:

1. Журнал учета проверок (Федеральный закон №294-ФЗ от 26.12.2008 «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора)и муниципального контроля» в редакции от 08.12.2020, действующей с 01.03.2021, п.11 ст. 16 «При отсутствии журнала учета проверок в акте проверки делается соответствующая запись.» Другими словами, журнала может и не быть, и это не будет нарушением. Но если ведем, то в соответствии с требованиями, установленными законом.
2. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (Постановление Правительства №69 от 10.10.2003 г. (Вести в электронном виде нельзя, работники ставят подписи при получении трудовой книжки в день увольнения)
3. Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки и учета работников, прибывших в организацию. (Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки". Можно вести  спокойно вести в электронном виде.
4. Журнал учета выданных направлений на медицинский осмотр (Приказ  Минздрава №29н от 28.01.2021 «Об утверждении порядка проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров.." «…Работодатель (его представитель) обязан организовать учет выданных направлений, в том числе в электронном виде.»

Все остальные журналы не обязательны. Мы можем вести их в электронном виде либо вообще не вести

Итак, сколько обязательных документов мы насчитали?

1. Локальные нормативные акты – 7 (инструкции по охране труда берем за один документ)
2. Приказы, распоряжения – 5 (Может быть намного больше, но обязательных 5)
3. Документы, подтверждающие стаж работника – 2
4. Учетные документы – 2
5. Документы взаимодействия с работниками – 2 (уведомления и заявления)
6. Журналы регистрации – 4

Итого, получается – 22 обязательных документа

Принимая решение, от каких документов мы можем избавиться, нужно, конечно, проанализировать специфику организации, категории персонала, уровень конфликтности в компании, позицию бухгалтерии. Продумать возможные риски, которые могут возникнуть. Просто посмотрите на свою номенклатуру дел, и вам станет понятно, на сколько вы сможете облегчить свою работу.