Обзор лучших методов фасилитации для конференций

Ситуация, когда сонные сотрудники слушают докладчиков на конференции и сами они, например, после корпоратиыной вечеринки. Слушание для галочки. Ну уже приехал, сижу, вроде бы как слушаю. Восприятие очень пассивное и может быть 10 процентов остается информации в головах. Особенно если тема важная, но не самая горячая и не супер звахватывающая. А вы подготовили супер презентацию с графиками и цифрами и красивыми картинками. Как можно сделать это красиво и включить людей в процесс? В данном обзоре поговорим о некоторых эффективных методах фасилитации, которые хорошо решают задачу включения персонала на конференциях.

Наше обучение традиционно является больше пассивным и поэтому лишь малая часть информации остается в активе. Многие знают это по школам и университетам. Когда мы годами учим язык, а говорить на нем так и не можем.

Методы фасилитации, решающие задачи вовлечения на конференциях:

1. Сбор мнений/идей с помощью модерационных карт

Цель: сбор мнений и идей. Этот метод фасилитации позволяет выставить мнение/идеи участников группы на общее рассмотрение для изучения и использования затем в процессе.

Когда используется: Можно использовать в тех областях, где нужно исследовать проблему, принимая во внимание большое количество факторов и задач, некоторые из которых могут быть не проявлены. Метод хорошо подходит для проведения сбора мнений, мозгового штурма, анализа проблемы или поиска решения.  Сначала все пишут свое мение на картах, затем карты группируются и группам придумывается название.

2. Ментальные карты (Mind-map )

Автор методики ментальных карт (mind-map) – Тони Бьюзен. 

Цель: сбор информации, генерация и структурирование идей

Когда используется: метод Mind-map (ментальные карты) применяется для углубленного изучения конкретной темы, для выявления связей и отношений.  Можно применять данный метод фасилитации в начале проекта, чтобы составить первое представление о том, что нужно учитывать во время подготовки и реализации проекта. 

Как применять: 

• В центре доски рисуется большой круг или другая форма с ключевой темой обсуждения. 
• По команде группа начинает дополнять схему. Фасилитатор фиксирует идеи на доске или это делают участники на картах, а затем их размещают на доске, при этом важно найти сначала главные подтемы, основные линии, исходящие от главной темы. Карта развивается от общего к частному. 
• К каждой из найденных главных подтем подсоединяют частные аспекты и вопросы. Таким образом, развиваются ветви с побегами.  

3. Голосование/ранжирование

Цель: Эта техника представляет форму консенсуса, воспринимаемую зрительно. Используется для того, чтобы позволить группе визуально идентифицировать те идеи или проблемы, которые некоторым из участников группы кажутся важными, а также используется при принятии решений.

Когда используется: голосование метками лучше всего использовать, когда требуется взгляд на консенсус. Это может быть когда есть ряд проблем, имеющих различную важность для разных членов группы. В таком случае вам нужен простой метод выявить согласие по общим областям. Голосование используется для принятия решения группой или для получения экспресс - статистики по исследуемому вопросу

4. «В это же время в следующем году»  

Цель: создание вариантов решений.

Когда используется: полезно использовать данную технику когда барьеры для изменений кажутся непреодолимыми или когда у группы низка уверенность.

Как применять: 

1. Просим участников представить, что сейчас – то же время, только через год. И все наши желания осуществились. Каждый из бизнес- планов реализован и миссия стала реальностью. Давайте взглянем назад и опишем как мы этого добились. Что произошло в это время, что позволило нашим планам осуществиться. Используйте прошедшее время.   
2. Распределитесь на малые группы и проведите обсуждение этих вопросов. 
3. Попросите каждую группу презентовать свою историю, как мы это сделали остальным. 
4. Зафиксируйте варианты решений, прозвучавшие в каждой истории и оцените их.

5. Двумерная матричная диаграмма 

Цель: оценка вариантов и принятие решений.

Когда использовать: данный метод фасилитации служит для наглядного представления ситуаций, которые определяются двумя решающими факторами. Прекрасно подходит для сравнения, расстановки приоритетов или оценки вариантов идей, решений.

Примеры осей: 

1. Возможность применения/ важность для организации - при анализе предложений, разработок.
2. Цена/качество – при сравнительном анализе конкурентов 
3. Реализуемость/ эффективность – оценка идей
4. Дальность эффектов/ качество эффектов (позитивные/негативные) - прогнозирование вторичных эффектов (матрица последствий).
5. Анализ риска – уровень награды/ уровень риска и другие.

6. Метод "Мировое кафе". 

Когда использовать: «The World Café» – способ создать живую дискуссию, касающуюся вопросов основной темы совещания или конференции. Метод фасилитации, который применяется для больших групп для обсуждения комплексного вопроса, актуального для организации (например, принятие корпоративных ценностей или разработка программы «Управление талантами»). 

Как применять:  

1. Заранее определены и согласованы основная тема обсуждения и подтемы/вопросы обсуждения на столах (3–5 подтем).
2. Участники распределяются по группам, представляются основная тема обсуждений и вопросы, которые будут обсуждаться на столах.
3. Предлагается отдельным участникам взять на себя роль «хозяина» круглого стола, к которому будут приходить в гости группы (кому тема интересна и он готов все время в ней работать).
4. Участники расходятся по круглым столам и обсуждают обозначенный там вопрос. «Хозяин» – фиксирует все озвученные идеи на листе флипчарта. Затем участники встают и идут за другой стол, а «хозяева» остаются за своим столом постоянно.
5. При приходе следующей группы за круглый стол, хозяин кратко рассказывает, что было и какие идеи озвучила предыдущая группа (ы). Дальше участники беседуют на заявленную тему, а хозяин все фиксирует.
6. Проходит несколько раундов работы со сменой столов группами (3-5 раундов).
7. Подведение итогов – «хозяева» круглых столов резюмируют дискуссии за своими столами на всех участников. Возможен дополнительный этап с отбором и оценкой идей.