Новое в дистанционной работе с 2021 года

Немало уже написано на тему нового в законе, но мне хочется короче и понятнее.

Госдума одобрила в третьем чтении существенные поправки к ТК РФ о дистанционной (удаленной) работе.  Новые правила планируют ввести с 2021 года. Информация по состоянию на декабрь 2020. Меняться в тексте уже ничего не будет, только если Президент не подпишет, но это вряд ли.

Сокращения:

ЛНА – локальный нормативный акт

ТК РФ - трудовой кодекс

ЭЦП - электронная цифровая подпись

Популярное по теме

90 чек-листов по всем направлениям для HR и бизнес-тренеров: подборка от экспертов hrtime.ru

Полезные инструменты по подбору, оценке персонала, обучению, консалтингу, разработке СОТ, корпоративной культуре, коучингу, кадровому учету и карьерному консультированию в одном месте.

Посмотреть подборку

Еще раз о термине

Дистанционная (удаленная) работа – это выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения:

• работодателя;
• его филиала, представительства;
• иного обособленного структурного подразделения (вкл. расположенные в другой местности);
• стационарного рабочего места;
• территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.

При этом предполагается использование информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе Интернет, и сетей связи общего пользования для:

• выполнения данной трудовой функции;
• взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением.

Важно! На дистанционных работников в период выполнения ими трудовой функции удалённо распространяется действие трудового законодательства и иных актов трудового права с учетом установленных главой 49.1 ТК РФ особенностей

«Прорывы года»

Во-первых, наконец-то узаконили термин «удаленная работа» и приравняли его к дистанционной.

Во-вторых, важное прогрессивное изменение – сокращение случаев, когда нужно использовать ЭЦП. Раньше все документы предполагалось подписывать с помощью ЭЦП.

С 2021 г. использовать усиленную квалифицированную ЭЦП необходимо применять только для документов:

• трудовой договор;
• доп. соглашение к нему;
• договор о мат. ответственности;
• ученический договор.

В остальном стороны смогут взаимодействовать любым способом, позволяющим зафиксировать факт получения электронного документа. При обмене электронными документами каждая из сторон обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения основного электронного документа от другой стороны. Сроки и способы должны быть установлены ЛНА либо трудовым договором.

В третьих, выделили виды удаленной работы:

1. Постоянная
2. Временная

• непрерывная (сроком не более полугода);
• чередование работы дистанционно и в офисе (смешанный режим) – без предельного срока.

О них ниже

В-четвертых, разрешили отправлять на «экстренную» удаленку без доп.соглашения к договору (кадровики выдохнули) (об этом ниже) 

Особенности взаимодействия при удаленной работе с 2021 года:

Варианты подачи Заявлений и обращений, объяснений работника:

• в форме электронного документа;
• в иной форме, если установлено ЛНА или трудовым договором

Выдача документов о работе:

При подаче заявления о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой, работодатель не позднее 3-х рабочих дней обязан направить их одним из 2 способов:

• на бумаге (по почте заказным письмом с уведомлением);
• в форме электронного документа, если это указано в заявлении работника.

Для оплаты больничных работник предоставляет:

• оригиналы документов – по почте заказным письмом с уведомлением;
• сведения о серии и номере электронного листка нетрудоспособности (при эл. больничном)

Порядок взаимодействия по другим вопросам,

в том числе в связи с выполнением работы дистанционно, передачей результатов работы и отчетов должен быть закреплен либо в ЛНА или в трудовом договоре. 

Режим работы при удаленной работе с 2021 года:

Как и прежде, если иное не предусмотрено либо в ЛНА или в трудовом договоре, режим рабочего времени дистанционный работник устанавливает себе сам.

Разрешено в ЛНА и договоре закреплять условия и порядок:

• вызова работодателем дистанционного работника, выполняющего дистанционную работу временно, для выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте;
• выхода такого работника по своей инициативе для выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте.

Важно. Отдельная оговорка

Время взаимодействия дистанционного работника с работодателем теперь входит в рабочее время.

Важно. Прямое указание о командировках, которого раньше не было и возникали вопросы

В случае направления дистанционного работника для выполнения служебного поручения в другую местность (на другую территорию), отличную от выполнения трудовой функции, на него распространяются правила о командировках (сохранение места работы, средний заработок, возмещение расходов – ст. 166-168 ТК РФ).

Оплата труда и компенсации при удаленной работе с 2021 года:

Вроде было понятно, но прямым текстом закрепили, что выполнение трудовой функции дистанционно не может быть основанием для снижения заработной платы.

А вот те, кто «пропустил» в доп.соглашениях с работниками пункт о компенсации оборудования, которое они используют - учесть, что с 2021 года сформулировали более конкретно - Работодатель обеспечиваетсотрудника необходимыми для выполнения им трудовой функции:

оборудованием;

• программно-техническими средствами;
• средствами защиты информации;
• иными средствами.

Дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать свою или арендованную технику и ПО. При этом работодатель:

• выплачивает ему компенсацию за их использование, либо;
• возмещает расходы, связанные с их использованием.

Порядок, размеры, сроки компенсаций с 2021 г. нужно предусмотреть в ЛНА или в трудовом договоре. Видится, что при отсутствии таких условий в документах Компанию ждет штраф

Увольнение дистанционного работника (касается только «постоянных» удаленщиков!)

Дополнительные основания расторжения трудового договора согласно проекту с 2021 года:

1. удаленщик без уважительной причины не выходит на связь более 2 рабочих дней подряд (работодатель может установить более длительный срок);
2. постоянный удаленщик переехал в другую местность, из-за чего не может трудиться на прежних условиях. (При этом в проекте не указано, кто и в каком порядке определяет невозможность трудиться)

Важно.

Пока не известно, уходит ли из ТК норма о том, что в трудовом договоре могут быть свои основания увольнения. Когда подпишут Закон, узнаем точно – отменили ли эти нормы в действующей редакции. Но если отменят, то все ранее заключенные договоры в этой части утрачивают силу, ведь новое законодательство улучшит положение работника.

Чтобы определить порядок оформления дистанционной работы,

нужно разграничивать, о новом сотруднике идет речь, или о уже работающем.

Если это новый сотрудник

1. Документы для трудоустройства можно предъявить в форме электронных документов. По требованию работодателя нужно представить ему нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе (в проекте не указано, за чей счет).
2. СНИЛС работник всегда получает самостоятельно.
3. Заключение трудового договора с помощью ЭЦП либо «живой» подписью.
4. При использовании ЭЦП: по письменному заявлению дистанционного работника работодатель не позднее 3-х рабочих дней со дня его получения обязан направить оформленный надлежащим образом экземпляр трудового договора или дополнительного соглашения на бумажном носителе.
5. Ознакомить с локальными актами работодателя по труду, коллективным договором можно путем обмена электронными документами.
6. По желанию дистанционного работника он направляет ТК по почте заказным письмом с уведомлением и Работодатель делает запись (кроме случаев, когда Работник перешел на электронную трудовую книжку) 

Если это ранее принятый сотрудник:

Вариант 1. Перевод на удаленку производится с согласия работника:

Стандартная процедура, нужно доп.соглашение к трудовому договору, где будут указаны все условия.

Вариант 2. Перевод на удаленку производится без согласия работника («экстренная удаленка»):

Доп.соглашение не требуется, перевод осуществляется на основании ЛНА Работодателя (Положения, приказа), где указываются:

• причина,
• срок перевода,
• список работников,
• порядок организации труда
• и другая информация.

Перечень случаев перевода на дист.работу без согласия ограничен:

1. Соответствующее решение принял орган гос.власти или местного самоуправления;
2. Жизнь либо нормальные жизненные условия населения или его части находятся под угрозой:

• катастрофа природного или техногенного характера;
• авария на производстве;
• пожар, наводнение, землетрясение, эпидемия;
• и т.д. 

Если есть причины для экстренного оформления дистанционной работы, но нет возможности (не предполагает работа, либо Работодатель не может обеспечить работника необходимым оборудованием и условиями) -

то время, пока сотрудник не выполняет свои обязанности, придется оплачивать как простой по независящим от сторон причинам - не менее 2/3 тарифной ставки (оклада).

Остаются нерешенные вопросы на данный момент:

1. За чей счет нотариальное заверение документов работника по требованию работодателя при приеме на дистанционную работу
2. Как происходит чередование работы в офисе и дома при смешанном режиме (видится, что лучше сразу указывать в дополнительном соглашении к трудовому договору, чтобы избежать споров с сотрудниками)
3. Можно ли будет продлять временную удаленную работу (срок установлена до 6 мес), если не устранены причины ее введения (Мы понимаем, на фоне событий 2020 вопрос актуален)
4. Кто и по каким критериям определяет невозможность продолжения дистанционным сотрудником работы при переезде в другую местность.
5. Можно ли будет, как раньше, указывать дополнительные основания увольнения в трудовом договоре с дистанционным сотрудником 

Ждем практики и разъяснений 

Если Вам нужна помощь в оформлении документов на Ваших дистанционных работников по всем правилам - используйте кнопку "Написать". Отзывы клиентов о моей работе в профиле!