Какие KPI у ваших главных бухгалтеров?

В одной из HR-групп Facebook возник вопрос: какие KPI у ваших главных бухгалтеров? 
Как оказалось, материалов по этой теме мало, явно не хватает конкретных примеров, поэтому мы решили опубликовать один из кейсов нашей консультационной практики.
Одна из моих команд недавно закончила проект по организационному развитию бухгалтерии. Были описаны и проанализированы бизнес-процессы бухгалтерии, выделены точки роста для повышения результативности и эффективности работы. Кроме того, одной из задач было подобрать показатели работы бухгалтерии и бухгалтеров. Мы полагаем, что наш опыт будет полезен коллегам-консультантам, руководителям, HR-ам и самим главным бухгалтерам.

Популярное по теме

90 чек-листов по всем направлениям для HR и бизнес-тренеров: подборка от экспертов hrtime.ru

Полезные инструменты по подбору, оценке персонала, обучению, консалтингу, разработке СОТ, корпоративной культуре, коучингу, кадровому учету и карьерному консультированию в одном месте.

Посмотреть подборку

2 основные функции бухгалтерии и 2 вспомогательные 

1. Учет операций хозяйственной деятельности и имущества — основная
2. Отчетность управленческая, налоговая, бухгалтерская — основная
3. Ввод документов в программу для учета, архивация документов — вспомогательная
4. Сбор первичных документов и сверки — вспомогательная

В распределении этих функций предполагается, что есть отдельно финансовая служба, которая занимается деньгами: платежи, выдача зарплаты и т.п., а также вопрос начисления зарплат относится к HR.

Формирование или сбор первичных документов можно передать в отдел закупок и менеджерам-продавцам, а ввод и архивацию первичных документов отдать на аутсорсинг или перевести на сделку. В принципе, формирование, сбор и ввод документов желательно вывести из зоны ответственности бухгалтерии и автоматизировать.

Оценка работы бухгалтерии

В этом проекте мы выделили 2 группы показателей:

1) собственно показатели работы подразделения как оценка результативности: выполняют ли бухгалтерия функции, которые от них ожидают собственники и внутренние клиенты, а также достигает ли целей бухгалтерия как бизнес-единица , поставленных руководством;

2) нагрузка на бухгалтерию и ее ресурсы как оценка эффективности (меньше ресурсов и больше нагрузка).

Показатели работы бухгалтерии как оценка результативности

• KPI бухгалтерии
• Значимость показателя (АВС-анализ)
• Способ учета показателя

1. Выполнение стратегических задач
Значимость показателя  - А
% от стратегических задач и подзадач, которые должны были быть выполнены в отчетном месяце (по отчету в Битрикс24)

2. Нет требований из налоговой по ошибкам в отчетах (кроме запросов)
Значимость показателя  - А
Число требований за отчетный месяц

3. Соблюдение сроков (отчеты, ЗП, налогов)
Значимость показателя  - А
Число опозданий с отправкой отчетов за отчетный месяц

4. Контроль ФОТ бухгалтерии  

Значимость показателя  - В
% экономии от ФОТа в бюджете за отчетный месяц

5. Соблюдение графика платежей по кредитам
Значимость показателя  - В
Число опозданий за отчетный месяц

6. Соблюдение бюджета доходов и расходов (БДР) и смет подразделений
Значимость показателя  - В
% экономии от расходов в бюджете за отчетный месяц

7. Наличие актов сверки на 100%
Значимость показателя  - В
% имеющихся актов сверки от необходимых по числу договоров

8. Дисциплина и соблюдение правил работниками
Значимость показателя  - С
Число замечаний по дисциплине

9. Оценка работы бухгалтерии внутренними подразделениями
Значимость показателя  - С
Оценка по анкете

Оценка эффективности работы бухгалтерии

Под эффективностью мы понимаем соотношения затрат и отдачи. Чем меньше затраты и больше отдача, тем эффективнее выполняется работа.

Параметры нагрузки на бухгалтерию, общий объем выполняемой работы определяется набором показателей:
1) Количество юр.лиц
2) Количество ИП
3) Штат компании (чел.)
3) Число обособленных подразделений/ объектов
4) Число касс
5) Число транспортных средств
6) Число платежных поручений за месяц
7) Число актов сверки за месяц

Для оценки эффективности необходимо оценить затраты на бухгалтерию, потребляемые ей ресурсы.

Параметры ресурсов
1) Штат бухгалтерии (чел./штатных единиц)
2) ФОТ бухгалтерии
3) Рабочая площадь офиса бухгалтерии
4) Бюджет бухгалтерии на месяц

Эффективность выражается набором индексов:

Параметры ресурсов/Параметры нагрузки, например объем выполняемой работы на 1 бухгалтера, 1 кв. м офиса бухгалтерии, 1 рубль бюджета бухгалтерии и т.п.

Сравнение индексов раз в квартал показывает, происходит ли повышение эффективности работы бухгалтерии, что является зоной ответственности главного бухгалтера.

Оценка работы главных бухгалтеров

Главный бухгалтер совмещает в себе 2 роли:

• лицо, ответственное за отчетность предприятия перед государством и различными фондами;
• руководитель подразделения компании.

Для оценки работы главных бухгалтеров использовались показатели работы подразделения (см. выше), к которым добавлялись показатели работы главных бухгалтеров как руководителей:

• выполнение индивидуальных планов развития сотрудников,  в первую очередь — взаимозаменяемости;
• реализация проектов, например, автоматизация, сокращение использования бумаги, сокращение сроков получения первичных документов и т.п.

Для решения этих задач использовался Битрикс24 (Управление задачами, Управление проектами, Диск, CRM, бизнес-чат)