Как проверить, что задача под контролем: 6 маркеров внутри агентства Звонки, статусы, касания, CRM

В агентском подборе легко сказать “задача в работе” — но совсем другое дело доказать, что она в управлении.

Настоящий контроль — это не просто знание кандидатов “в лицо” и ощущение, что “всё идёт своим чередом”.
Контроль — это система. Чёткая, предсказуемая, прозрачная.

Если её нет — даже в самой мотивированной команде начинается хаос. Один не дозвонился, второй забыл напомнить, третий думает, что “уже выехали”, четвёртый не записал. А потом: “почему никто не вышел?”

В этой статье — 6 маркеров, которые показывают: задача действительно ведётся. А не просто “висит на честном слове”.

🔹 Маркер 1. Есть точка входа: заявка зафиксирована

Задача начинается только в момент фиксации, а не “на словах” или “по переписке”.

Минимум, что должно быть записано:

• Название заказчика

• Контактное лицо

• Количество и профиль специалистов

• Ставка, график, условия

• Место работы

• Дата выхода

• Гарантийные обязательства

• Ответственный со стороны агентства

📌 Это не “бюрократия”. Это точка, от которой можно отталкиваться. Если нет этой информации — нет задачи. Есть разговор.

Плохой кейс:

Менеджер сказал: “Ждут двух сварщиков”. Больше ничего не записал. Через три дня выясняется, что ставка уже поменялась, а заказчик взял с другого агентства.

🔹 Маркер 2. Есть воронка: задача двигается по статусам

Контроль невозможен, если не видно, на каком этапе находится задача.

Пример минимальной воронки:

• В откликах

• На контакте

• В анкете

• Отправлены заказчику

• Подтверждены

• Выехали

• Вышли

• На гарантии

📌 Каждый кандидат должен быть “прикреплён” к этой воронке. Не “в голове”, а в таблице, CRM или трекере.

📌 Хороший агент знает: “По задаче 3 человека анкетированы, один в резерве, один вышел, один на связи”.

🔹 Маркер 3. Касания с кандидатами и заказчиком — регулярные

Контроль = контакт. Без контакта — это иллюзия.

Минимум для кандидатов:

• Прозвон после отправки анкеты

• Подтверждение условий

• Напоминание за день до выезда

• Связь в день выезда

• Связь в день выхода

• Контроль в 3-й рабочий день

• Обратная связь через неделю

📌 Если хотя бы два шага выпали — уже риск.
📌 Если ни одного нет — это не работа, а надежда.

Пример кейса:

Кандидат подтвердил выезд, но никто не уточнил, что объект пропускной. Он приехал без справки, не попал. Заказчик в минусе. Рекрутер: “Я думал, у него всё есть”.

🔹 Маркер 4. Все статусы — зафиксированы и доступны

📌 Где записано, что кандидат выехал?
📌 Кто общался с ним в последний раз?
📌 Когда он должен выйти?
📌 Есть ли у него жильё, питание, пропуск?

Если эти данные:

• есть только в голове одного менеджера,

• разбросаны по чатам,

• устарели на два дня,

• требуют “порыться в переписке” —

📌 значит, контроля нет.

Контроль = единый файл / таблица / CRM, где:

• все статусы актуальны

• каждый кандидат отмечен

• обновления вносятся в день общения

• доступ есть у руководителя и коллег

📌 Это несложно. Это привычка.

🔹 Маркер 5. Журнал возвратов, отказов и срывов — ведётся

Агентство без истории — это агентство, которое повторяет ошибки.

Что фиксируем:

• Кандидат отказался — причина

• Заказчик не принял — почему

• Замена — по чьей вине

• Уехал — в какой день и почему

• Не вышел — была ли связь

📌 Это база для анализа.
📌 Это аргумент при споре.
📌 Это страховка от повторений.

Плохой кейс:

Один и тот же кандидат трижды “не доезжал”. Каждый раз новый менеджер подаёт его “как надёжного”. Потому что никто не записал срывы.

🔹 Маркер 6. Назначен ответственный, и он в курсе

Если “все за всё отвечают” — значит, никто не отвечает.

📌 У каждой задачи должен быть ответственный менеджер. Даже если команда общая.

Он должен:

• знать, что происходит сейчас

• быть на связи с кандидатом

• общаться с заказчиком

• обновлять статусы

• принимать решения (или поднимать их выше)

📌 Только тогда задача движется, а не висит.

Как быстро понять, что задача в хаосе?

• Неизвестна точная дата выхода

• Нет записи, кто принял задачу

• Последний контакт с кандидатом — 3 дня назад

• Заказчик не получал анкету

• Рекрутер отвечает: “я думал, он уже вышел”

• Документы не запрошены

• Отказ не зафиксирован

📌 Один-два таких симптома — и задача уже “течёт”.

Что даёт системный контроль?

• Быстрый старт

• Чёткая коммуникация

• Меньше срывов

• Больше доверия заказчиков

• Меньше паники внутри команды

• Рост объёма — без потерь в качестве

📌 Главное — не “идеальная система”. А чёткое понимание, где задача, кто её ведёт и что с ней происходит.

Заключение

Контроль — это не отчёт и не “просто знать”.

Контроль =
📌 всё зафиксировано
📌 статусы обновлены
📌 касания проведены
📌 кандидат в контакте
📌 заказчик информирован
📌 менеджер отвечает

📌 Если это работает — можно вести и 5 задач, и 15.
📌 Если нет — даже одна приведёт к провалу.