Как правильно выстроить коммуникацию при управлении удаленными командами? 

Ситуация с удаленной работой стала актуальной для нас, когда мы оказались вынужденными перейти на удаленный формат из-за коронавируса. Однако, мы осознали, что эффективное управление командой остается ключевым фактором для успешного выполнения проектов, даже в таких условиях. В этой статье я хочу рассмотреть основные принципы управления удаленными командами и методы коммуникации, которые могут помочь в достижении желаемых результатов.
Когда речь идет о работе с удаленными командами, важно понимать, что отсутствие физического взаимодействия может создать ряд вызовов для эффективной коммуникации. Например, невозможность воспринимать невербальные сигналы, такие как мимика и жесты, может затруднить понимание между участниками команды. Кроме того, общение в виртуальной среде требует особых навыков и привычек, чтобы обеспечить понимание и эффективное взаимодействие.
Другой аспект, который нужно учитывать, это зависимость от письменной коммуникации. В удаленной среде большинство общения происходит путем обмена текстовыми сообщениями, что может привести к недопониманиям из-за недостатка контекста или неверной интерпретации. Поэтому важно ясно и точно формулировать задачи, инструкции и ожидания, чтобы избежать недоразумений.
Кроме того, разница в часовых поясах может создать проблемы с согласованием времени для общения и совместной работы. Важно находить компромиссы и гибко подходить к планированию встреч и совещаний, учитывая временные зоны всех участников команды.
Все эти аспекты подчеркивают важность использования разнообразных коммуникационных инструментов и технологий, которые могут помочь обеспечить эффективное взаимодействие в удаленной среде. Кроме того, развитие навыков эмпатии, понимания и толерантности также играют важную роль в поддержании доверия и сотрудничества в удаленной команде.

Эта тема стала нам актуальна, когда мы все оказались невольными работниками на удалёнке. Однако, даже в таких условиях эффективное управление командой остается ключевым аспектом успешного выполнения проектов. Одной из ключевых сложностей в управлении удаленной командой является обеспечение прямой и понятной коммуникации. В этой статье мы рассмотрим основные принципы управления удаленными командами и методы коммуникации, способствующие достижению результатов.

Использование средств коммуникации для управления командой

Особенности коммуникации в удаленных командах заключаются в том, что она происходит в виртуальной среде, где участники не находятся в одном физическом месте. Это создает ряд уникальных вызовов, которые необходимо учитывать.

В отличие от общения лицом к лицу, удаленная коммуникация лишена жестов и мимики. Это может привести к потере части информации и усложнить восприятие эмоциональной составляющей общения.

В большинстве случаев удаленная коммуникация осуществляется через текстовые сообщения, электронную почту, чаты и т.д. Это требует ясности и точности в выражении мыслей, поскольку нет возможности мгновенно прояснять недопонимания на месте.

В удаленных командах может возникать задержка в получении ответов, а также ощущение отсутствия связи и вовлеченности в командные процессы из-за отсутствия физического присутствия.

Одной из главных сложностей управления удаленной командой является построение доверительных отношений между ее членами и обеспечение эффективной коммуникации. Для достижения этой цели важно познакомиться с каждым участником команды. Лучше организовать виртуальную встречу, на которой все смогут представить себя и узнать друг друга поближе. Идеальным вариантом будет личная встреча на начальном этапе проекта. В рамках такой встречи стоит обсудить не только рабочие вопросы, но и узнать о хобби и личных интересах каждого члена команды. 

Важно четко определить правила общения. Например, можно установить ограничения по времени, напоминая не писать после определенного часа или в ночное время. Также важно избегать использования нецензурной лексики. В удаленных командах члены могут находиться в разных часовых поясах и иметь различные графики работы. Это создает сложности в согласовании времени для совместной работы и общения. Здесь нужно проявлять гибкость. Это позволит выстроить понятные каналы для общения в команде и избежать лишнего стресса.

Совместные виртуальные встречи и звонки подходят для планирования и уточнения задач, в то время как сообщения в чате могут использоваться для подтверждения получения информации.

В ситуациях, где необходимо быстро решать проблемы или проводить дискуссии, телефонный звонок может быть более эффективным. А в случаях, когда нужно передать долгосрочные планы или предоставить возможность для обдумывания информации, предпочтительнее использовать электронную рассылку.

Для визуализации вышесказанного хочу привести пример, как можно организовать  коммуникации в удаленной команде:

•    Время для коммуникации: по договоренности, часовой пояс (МСК или Central European Time (CET), и т.д.)
•    Совместные виртуальные встречи по планированию – раз в неделю, длительностью 1 час.
•    "Летучка" – 10-минутные встречи для обсуждения текущих вопросов, ежедневно. Удобнее из проводить в первой половине дня.
•    Основное общение – через чат в выбранном мессенджере или платформе. Mind the LANGUAGE! (следите за базаром).
•    Отслеживание выполненных задач – в специализированных инструментах управления проектами. (Например, Trello, Yandex Tracker, и т.д.).
•    Для срочных вопросов используйте телефонные звонки или видеоконференции, Zoom и Telegram вам в помощь.

Дополнительно к общим встречам, можно организовать персональные встречи один на один с каждым участником команды. Это поможет построить взаимопонимание и решить индивидуальные вопросы каждого члена команды.

В итоге, эффективное управление удаленной командой требует внимательного планирования и организации коммуникационных процессов. Следуя принципам прямой и понятной коммуникации, а также учитывая индивидуальные потребности каждого члена команды, можно обеспечить успешное выполнение проектов в удаленном формате.