Как избавить свой офис от гор ненужных документов

Широкий спектр информации размещается на бумаги — от заметок и нелепых рисунков до чертежей космических кораблей и художественных произведений великих авторов. Львиная доля документооборота в большинстве компаний также выполняется на бумажных носителях. Отсюда возникает огромное количество документов срок хранения которых уже истек и появляется необходимость их утилизировать.

Популярное по теме

90 чек-листов по всем направлениям для HR и бизнес-тренеров: подборка от экспертов hrtime.ru

Полезные инструменты по подбору, оценке персонала, обучению, консалтингу, разработке СОТ, корпоративной культуре, коучингу, кадровому учету и карьерному консультированию в одном месте.

Посмотреть подборку

На сегодняшний день бумажный носитель информации имеет широкое применение. Подавляющее большинство документов выполнено именно на бумаге. Это обусловлено удобством, дешевизной и долговечностью, тем более это стало очевидно с появлением современной офисной техники. Широкий спектр информации размещается на бумаги — от заметок и нелепых рисунков до чертежей космических кораблей и художественных произведений великих авторов. Львиная доля документооборота в большинстве компаний также выполняется на бумажных носителях. Отсюда возникает огромное количество документов срок хранения которых уже истек и появляется необходимость их утилизировать.

Но просто выкинуть документы на свалку не получится – закон это запрещает. Вместе с тем может возникнуть риск утечки информации под грифом «конфиденциально» или даже персональные данные сотрудников, клиентов или владельцев. Аналитический центр InfoWatch составил дайджест утечек конфиденциальной информации на бумажных носителях. В организациях по всему миру доля утечек информации через бумажные файлы в 2018 году выросла с 8,2% до 11%.*

Поэтому по истечению сроков хранения документы следует уничтожать, т.е. привести к такому виду, который исключает возможность несанкционированного доступа к информации размещенной в них.
Законом не определены конкретные способы уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Поскольку на момент составления акта эти документы уже не представляют для компании никакой ценности и, по сути, являются макулатурой, способ избавления от них возможен любой.

Самый простой и дешевый, а также один из самых надежных способов утилизации документов это механическое измельчение. Для этих целей можно привлечь специализированную организацию имеющую лицензию, оборудование, персонал и т.п. При этом придется контролировать все этапы уничтожения документов с оформлением огромного количества актов и решений – это всё стоит немалых средств. К примеру, уничтожение одного документа в среднем будет стоить компании 35 руб. за дело.* А сколько таких томов ждут своего часа?

Еще можно приобрести шредер и заниматься уничтожением документов самостоятельно, тем более что законом не запрещается самостоятельно оформлять соответствующие акты без привлечения сторонних организаций, для чего необходимо просто собрать комиссию из сотрудников компании. Но и здесь есть свои нюансы. Во-первых, для приобретения шредера необходимо отвлечь определенную часть активов из оборота. Во-вторых, нужно подобрать из всего многообразия представленных аппаратов оптимальный вариант, отвечающий всем требованиям по надежности, производительности, по стоимости и т.п. В-третьих, любая техника, даже самая надежная нуждается в периодическом обслуживании и ремонте, а с этом связаны дополнительные затраты. В-четвертых, утилизация макулатуры тоже может быть накладным делом. Для утилизации макулатуры придется привлекать специализированную организацию. Всё это потребует от Вас и времени, и материальных средств.

В этой связи аренда шредера является оптимальным решением возникающих проблем. Сама по себе аренда непроизвольно заставляет использовать арендуемое имущество максимально эффективно. Арендовать шредер можно на короткий срок, предварительно накопив определенный объем документов к уничтожению, т.к. закон не запрещает хранить документы сверх указанного срока. А если подойти к этому вопросу творчески, то экономия получится колоссальная. Так, к примеру, для снижения расходов на аренду шредера Вы решили уничтожать документы не месячного объема, а квартального, соответственно арендовать шредер Вам придется раз в три месяца. При этом загрузка оборудование будет максимальной, т.е. >30% (с учётом односменной работы офиса). Ну, а если, к примеру, организовать круглосуточное уничтожение документов, то загрузка оборудования будет приближаться к 100%, а сроки аренды шредера сократятся еще втрое, и как следствие сокращение расходов в шесть раз. К этому надо добавить, что все накладные расходы связанные с обслуживанием и ремонтом оборудования несет арендодатель. И даже если в процессе работы оборудование вышло из строя, то в течение короткого времени оно будет заменено совершено бесплатно.

Еще одним существенным плюсом является то, что утилизацию макулатуры также может взять на себя арендодатель совершенно бесплатно. И при этом, как правило стоимость услуги по аренде шредера будет на порядок ниже, чем его покупка. На прокат можно взять шредеры разной производительности и разного типа переработки, тем самым можно подобрать тот который отвечает конкретным сиюминутным задачам. А если прибавить к этому лояльную систему аренды, которая включает в себя уменьшение суточной арендной платы с увеличением срока аренды, то нет сомнений, что это едва ли ни единственный оптимальный способ избавить свою компанию от гор ненужных документов.