Инструкция о корпоративных стандартах деловой переписки

Корпоративные стандарты деловой переписки по электронной почте являются одним из элементов корпоративной культуры и необходимы для улучшения коммуникаций между сотрудниками, повышения скорости обработки корреспонденции. Кроме того, они формируют корпоративную идентичность и зачастую сильно различаются в компаниях – бюрократические структуры, ведущие свою историю ещё с советских времен, и современные молодежные инновационные компании общаются внутри своих коллективов на разных языках, их стили корпоративной переписки непохожи. Хочу представить вашему вниманию один из примеров инструкции о корпоративных стандартах деловой переписки и правилах общения.

КОРПОРАТИВНЫЕ ПРАВИЛА ОБЩЕНИЯ В ЭЛЕКТРОННОЙ ПЕРЕПИСКЕ.

Принципы организации корпоративного общения в письменной форме.

Сотрудники компании должны при составлении сообщений и деловых писем руководствоваться 4 принципами:
- краткость
- конкретность и точность
- грамотность
- вежливость

Содержание и структура электронного сообщения

1. Содержание сообщения должно быть ясно и кратко отображено в теме письма, чтобы легко можно было сортировать и искать корреспонденцию.

2. Обращение к адресату – обязательно личное обращение к адресату. При наличии более чем 2-х получателей, допускается поочередное обращение к каждому получателю, либо коллективное обращение «Уважаемые Коллеги», «Уважаемые Сотрудники», «Уважаемые Руководители».

3. Стиль письма. Деловые письма подразделяются на:
- деловое предложение
- вопрос
- запрос на информацию или содействие в чем-либо
- распоряжение – уместно только в обращении к подчиненным. Избегайте директивной формы общения с равными по статусу коллегами и руководителями, чтобы не провоцировать конфликтные ситуации.

4. Текст письма должен быть кратким и в самом начале должна быть обозначена суть письма. Далее по тексту имеет смысл раскрыть детали и дополнительную информацию. Необходимо избегать злоупотребления вводными словами, придаточными предложениями, риторическими вопросами, восклицаниями. Если в тексте необходимо употребить аббревиатуру, сокращение или термин на иностранном языке, то имеет смысл сопровождать их расшифровкой (за исключением тех, которые широко распространены и понятны всем  - например, и т.д., и др.). 

Изложение информации или постановка проблемы/вопроса должны иметь завершенный вид и четкую формулировку предполагаемых действий и требуемых ресурсов.

5. Не забывайте указать в сообщении срок для ответа, если ожидаете срочного ответа или вопрос должен быть решен до определенной даты.

6. Подпись в конце сообщения. В компании разработан шаблон электронной подписи. Изменять по собственному усмотрению утвержденную в компании форму электронной подписи и её шрифт нельзя.

Вложенные файлы
Пересылку вложенных файлов необходимо сопровождать обязательным комментарием в теле письма, указывающими на то, с какой целью адресат получает эти файлы и каких дальнейших действий с этими документами или информацией от него ждут.
Название вложенного файла должно быть понятно и отражать суть содержащейся в нем информации (название документа, процедуры, информации)
- должно быть на русском языке
- содержать дату создания файла – 6 цифр (дату, месяц, год)
Запрещено самостоятельно устанавливать и использовать для создания рабочих документов новых версий программ или версий, отличных от стандартных, которые установлены сотрудниками отдела информационных технологий компании.
В таблицах Excel заложенные формулы должны работать. Наименования строк и столбцов обозначены так, чтобы адресат их понял. Вся необходимая информация, строки и столбцы все должны быть полностью видны и текст отформатирован для печати.

Порядок рассылки адресатам.

Отправляйте копию сообщения руководителю сотрудника и своему непосредственному начальник, если сообщение адресовано сотруднику другого отдела и предполагает изменение

- планов его работы, сроков выполнения заданий и проектов
- технологии взаимодействия между сотрудниками и подразделениями
- утвержденных регламентов выполнения работы. 

Перед отправкой убедитесь, что правильно указали получателей (никого не забыли и не ошиблись адресатом), не забыли заполнить поле «тема сообщения», прикрепили вложенные файлы, упомянутые в сообщении, и ещё раз проверьте текст во избежание ошибок.