ПЛАНОВЫЕ ПРОВЕРКИ
Оказалось, что даже не все кадровики знают основные моменты о плановых проверках. При проверках используется т.н. риск-ориентированный подход в контрольно-надзорной деятельности.
Периодичность проведения плановых проверок зависит от той категории риска работодателя:
✅для высокой – один раз в два года;
✅для значительной – один раз в три года;
✅для средней – не чаще чем один раз в пять;
✅для умеренной – не чаще чем один раз в шесть лет.
Как организации узнать свою категорию риска?
1. Посмотреть информацию на официальном сайте Роструда. Перечислены только организации с высокой или значительной категорией.
2. Обратится с запросом в территориальную ГИТ. На запрос инспекция обязана дать ответ, в котором укажет конкретную категорию риска, присвоенную организации. Или информацию о том, что в отношении организации решение не принималось. Это означает, что компания в низкой категории риска.
В ходе проверки используются так называемые чек-листы.
(внимание, до марта 2022 использование чек-листов приостановлено!)
Они содержат контрольные вопросы в отношении правил, установленных трудовым законодательством и законодательством об охране труда. При проверке конкретного работодателя используются НЕ ВСЕ чек-листы, а ТОЛЬКО ТЕ, которые относятся к его деятельности.
Трудовой инспектор обязан уведомить работодателя о плановой выездной проверке за 24 часа до ее начала. ЭТО ОЧЕНЬ МАЛО, чтобы подготовиться.
НО! План проверок ГИТ на каждый год формируется к 10 ноября предшествующего года и публикуется на сайте прокуратуры https://plan.genproc.gov.ru/
Проверьте свою организацию, может быть, инспектор уже к Вам собирается.
Что проверяет трудовая инспекция при плановой проверке.
Фиксированного списка документов нет. В перечень, который Работодатель обязан предъявить по требованию инспектора, входят:
Правила внутреннего трудового распорядка и некоторые другие локальные акты.
✅Трудовые договоры.
✅Личные карточки.
✅Трудовые книжки и реестры их учета.
✅Табель учета рабочего времени.
✅График отпусков.
✅Расчетные листы и бухгалтерские ведомости.
✅Подтверждение ознакомления с ЛНА, кадровыми и бухгалтерскими документами.
Чего не может делать инспектор на проверке:
✅Проверять больше, чем предусмотрено опросниками (чек-листами)
✅Требовать документы или информацию, которая не относится к теме проверки.
✅Изымать оригиналы документов.
Основные ошибки, выявляемые на проверках (проще всего найти):
- Не со всеми работниками оформлены трудовые договоры (ТД). Если на договоре нет подписи работника, он тоже считается не заключенным.
- Вместо ТД с работником заключен гражданский договор.
- В ТД не прописаны обязательные условия (оклад, результаты СОУТ, условие об обязательном соц.страховании). Обязательные условия - статья 57 ТК РФ
- Нарушения в порядке ведения Книги учета ТК и вкладышей, Приходно-расходной книги. Книга учета трудовых книжек не опломбирована. Не назначен приказом ответственный.
- В личных карточках нет подписей работников
- Нет обязательных локальных актов. Например, правил внутреннего трудового распорядка. Они есть, но нет подтверждения, что сотрудники ознакомлены с ними до подписания ТД. В них отсутствуют необходимые разделы/вопросы.
- Не вовремя составлен график отпусков (меньше чем за 14 дней до начала календарного года).
- Неправильно разделен отпуск одного или нескольких работников: все части меньше 14 дней, или нет подтверждения, что работник был согласен с разделением отпуска на части
- Зарплаты выплачивается реже, чем каждые две недели
- Форма расчетного листка не утверждена
- Отработанное работниками время не табелируется
- В штатном расписании предусмотрены «вилки» окладов
Штрафы за базовые нарушения
✅Для предпринимателей – штраф от 1000 до 5000 руб.
✅Для организаций – штраф от 30 000 до 50 000 руб.⠀
ПРИ ЭТОМ АНАЛОГИЧНЫЕ ШТРАФЫ МОГУТ СУММИРОВАТЬСЯ, см. часть 2 о МУЛЬТИПЛИКАЦИИ https://hrtime.ru/material/glavnoe-o-proverkakh-i-shtrafakh-git-chast-2-70721/
ВНЕПЛАНОВЫЕ ПРОВЕРКИ
В отличие от плановых, для внеплановых какой-либо периодичности не предусмотрено.
Случиться внеплановая проверка может только по конкретным причинам (ч. 7 ст. 360 ТК РФ):
• Если у работодателя уже было предписание ГИТ, срок исполнения истек. Вообще в норме все происходит так: после получения предписания Компания его или оспаривает, или исполняет. Если исполняет, то подтверждающие документы ВОВРЕМЯ отправляет инспектору. Он убеждается, что все наладилось и новой проверки согласно регламенту не происходит.
• Если поступило требование прокуратуры проверить какие-то предприятия (например, могут делать выборки компаний в зависимости от сферы деятельности, на какой территории они работают или какого размера зарплату платят сотрудникам). Иногда бывают президентские или правительственные поручения.
• Не так давно появилось новое основание: если инспекция получила СООБЩЕНИЕ о нарушении работодателем законодательства о труде. И это НЕ ЖАЛОБА, оформленная по правилам, а именно сообщение: от клиентов Компании, контрагентов, муниципальных и государственных органов, и даже (внимание!) средств массовой информации.
И этот перечень открыт, сообщения из других источников также могут приниматься.
Так что если Вы хронически нарушаете – придется «дружить со всеми», иначе «сдать» Вас смогут даже недоброжелатели.
• Прямо к предыдущему пункту (схема та же) – поступившая в ГИТ из любых источников информация о подмене трудовых отношений гражданско-правовыми или об уклонении от заключения трудового договора.
• И уже в последнюю очередь вспоминаем про возможность самих работников пожаловаться в ГИТ на нарушение их прав, обратиться с просьбой о проверке условий на рабочем месте.
Почему важно знать основания внеплановых проверок?
Если внеплановая выездная проверка проводится в отсутствие законных оснований, действия инспектора ГИТ расцениваются как грубое нарушение прав работодателя. Результаты проверки признаются недействительными.
Для обжалования придется составить письменное заявление на имя руководителя инспекции. А вот причину проверки прямо в момент визита инспектора нужно проверить, она указана в Распоряжении о проверке.
Боль внеплановых проверок для Работодателя в том, что она проводится ВНЕЗАПНО.
• Вообще без предупреждения – по жалобе работника
• Предупреждают всего за 24 часа до её начала - если причиной послужил приказ руководителя Роструда или невыполнение предыдущего предписания инспектора.
Хорошая новость:
Внеплановые проверки носят тематический характер. ГИТ получает сигнал о КОНКРЕТНОМ нарушении и проводит расследование ИМЕННО ПО ЭТОЙ ТЕМЕ. Инспектор ограничен рамками запроса, жалобы или поступившей информации, он не имеет права проверять соблюдение других норм законодательства или запрашивать документы, которые не связанны с конкретным случаем или другими сотрудниками.
Особый случай – когда ГИТ проводит проверку по жалобе работника, который захотел, чтобы его имя осталось неизвестным работодателю (статья 358 ТК РФ). В этой ситуации инспектор, чтобы сохранить инкогнито заявителя перед организацией, может запросить документы нескольких сотрудников, так сказать «напустить тумана»
Формы проверки
Внеплановые проверки проводятся в двух формах: выездной и документарной.
При выездной инспектор лично посещает организацию или место, в котором она осуществляет деятельность.
При документарной всё взаимодействие происходит по почте, телефону или e-mail. Инспектор запрашивает у работодателя все необходимые документы и проверяет их на своём рабочем месте. Также если в ходе документарной проверки инспектор поймет, что все же нужно присутствовать в офисе работодателя, проверяющий имеет право переквалифицировать документарное мероприятие в выездное.
Сроки проверки
Любая внеплановая проверка трудовой инспекции должна длиться не более 10 рабочих дней.
Приостановить срок инспектор имеет право по техническим причинам (например, если проверяющий запрашивает документы в рамках межведомственного взаимодействия с другими инстанциями) - только один раз и не дольше чем на 10 рабочих дней.
При этом срок проверки устанавливается отдельно по каждому филиалу или представительству.
Если проверка обернулось в сложное и трудоёмкое расследование (проводятся экспертизы, исследования), срок можно продлить по решению руководителя ГИТ или Федеральной службы по труду и занятости.
Но в любом случае есть максимальный срок продления:
15 часов для микропредприятия,
50 часов — для малого предприятия
20 рабочих дней для более крупных организаций.
Основная проблема, когда приходит инспектор, не только в сумме штрафов, а в практике их
МУЛЬТИПЛИКАЦИИ.
Мультипликация это не «Ну, погоди!» от Союзмультфильма, а суммирование аналогичных штрафов при вынесении постановления после проверки ГИТ.Варианты мультипликации:
• По разным статьям.Вы не проводите медосмотр водителей, у Вас это не предусмотрено в локальных актах (ЛНА).Штраф за недочеты в локальных актах по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.Штраф по ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ — водитель не прошел периодический медосмотр.
• По разным частям одной статьи.
Приняли сотрудника, пока «смотрите», оформили ему гражданско-правовой договор
Штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ за подмену трудового договора гражданским.
Штраф — за невыплату зарплаты работнику по ч. 6 этой же статьи.
• По одной части одной статьи за разные нарушения.
ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ предусматривает наказание за «общие» нарушения ТК. Штраф от 30 до 50 тыс. для юр. лиц. Пришел инспектор и все, что он найдет, просуммирует: компания не утвердила график отпусков, не опломбирована книга учета движения трудовых книжек и т.д. и т.п.
• По одной части одной статьи за одинаковые нарушения.
Вот это действительно самое «страшное дело». Бухгалтер ошибся, перечислил деньги не туда, сотрудникам задержали зарплату. Инспектор может выписать штраф по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ по каждому работнику! А это 50 000 рублей. То есть, если задолженность перед 100 работниками, то будет итоговая сумма 5 000 000. Нормально, да??
• Штраф директору и компании одновременно.
Это вообще классика. Вся статья 5.27 КоАП содержит вариант штрафа как для должностного лица, так и для Компании. Назначение наказания юридическому лицу не освобождает от административной ответственности за данное правонарушение виновное физическое лицо (ч. 3 ст. 2.1 КоАП РФ).
Если Вы получили подобное Постановление, ОДНОЗНАЧНО всегда есть смысл обжаловать, ведь некоторые Компании проще обанкротить, чем заплатить подобный многомиллионный штраф.
Но нужно помнить, что судебная практика по оспариванию таких действий ГИТ разная.
Позиция 1.
Выгодная для работодателя.
Объединять штрафы на основании ч. 2 ст. 4.4 КоАП РФ. Норма предусматривает, что если лицо совершает одно действие или бездействие, ответственность за которое предусматривают разные статьи или разные части одной статьи, то суд назначает один штраф.
Позиция 2.
— компания совершает не одно, а несколько самостоятельных действий или бездействий. При этом эти действия или бездействия содержат разные составы административных правонарушений. Часть 1 ст. 4.4 КоАП РФ: виновное лицо должно отвечать за каждое совершенное административное правонарушение
Роструд еще в 2016 году высказал свое мнение о мультипликации в Письме от от 28.11.2016 №ПГ/31983-03-3. Письмо есть в открытом доступе. В том числе, там рассмотрен простой пример про непроведение СОУТ. Неважно, сколько рабочих мест не оценили, штрафовать – за каждое.
КАК БЫТЬ?
1. Навести порядок «в очевидных» документах
2. Навести порядок в делах, за которые максимальные штрафы
3. Каждый год проверять наличие своей организации в плане проверок, готовиться заранее
4. Обжаловать штрафы с целью их снижения
ПРИЧИНЫ ОСВОБОЖДЕНИЯ ОТ ШТРАФА, ЕГО СНИЖЕНИЯ И ОБЖАЛОВАНИЯ
Во всех случаях административных правонарушений, не только за трудовые книжки!⠀Причина 1. Истек срок давности для штрафа
Нельзя привлечь к ответственности за нарушения, по которым истек срок давности. По общему правилу 1 год, кроме так называемых длящихся нарушений.
Постановление Пленума Верховного суда РФ от 24.03.2005 №5 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях»:
Длящееся – такое административное правонарушение (действие или бездействие), которое выражается в длительном непрекращающемся невыполнении или ненадлежащем выполнении предусмотренных законом обязанностей.
Так, длящимся нарушением прав работника будет отсутствие в организации Правил внутреннего трудового распорядка, Книги учета движения трудовых книжек и других обязательных ЛНА и журналов учета и регистрации, отсутствие установленных сроков выплаты зарплаты и т.д.
Если вы устранили длящееся правонарушение, инспектор ГИТ не оштрафует, если прошло более года с момента УСТРАНЕНИЯ нарушения (по общему правилу).
Причина 2. Есть обстоятельства, смягчающие административную ответственность
⠀Инспектор уменьшит ответственность, когда виновный (ст. 4.2 КоАП РФ):
✔️раскаялся в совершении правонарушения;
✔️добровольно прекратил совершать противоправные действия;
✔️содействовал уполномоченному органу в установлении обстоятельств по делу об административном нарушении;
✔️предотвратил вредные последствия правонарушения;
✔️добровольно возместил нанесенный ущерб или устранил причиненный вред;
✔️добровольно исполнил предписание об устранении правонарушения, выданное инспектором, до вынесения постановления по делу об административном правонарушении и др.
Перечень обстоятельств не исчерпывающий.Инспектор вправе признать смягчающими обстоятельствами и иные. Например, если работодатель впервые совершил административное правонарушение. Учтенные смягчающие и отягчающие обстоятельства инспектор указывает в постановлении о назначении наказания.
Причина 3. Малозначительное правонарушение
Инспектор ГИТ может освободить виновного от административной ответственности и ограничиться устным замечанием, если тот совершил малозначительное правонарушение (ст. 2.9 КоАП РФ).
Таковым признается действие или бездействие, которое содержит признаки состава административного правонарушения, но НЕ представляет существенного нарушения(абз. 3 п. 21 постановления Пленума ВС РФ от 24 марта 2005 г. № 5).
Пример: Не заверили запись об увольнении подписью работника.
Причина 4. За нарушение достаточно предупреждения, а не штрафа
Предупреждение выносят письменно и применяют, если это предусмотрено санкцией статьи. Можно попробовать обратиться к инспектору ГИТ с письменной просьбой назначить административное наказание в виде предупреждения (ч.2 ст.3.4 КоАП РФ).
В ходатайстве сослаться на обязательные условия для этого:
Важно!
Для малых, средних предприятий и предпринимателей есть особое условие (ч. 1 ст. 4.1.1 КоАП РФ). Штрафы им заменяют на предупреждение, даже если эта мера не предусмотрена статьей КоАП. Нужно:
1. Проверить, соблюдаются ли условия
2. Подать ходатайство
3. Приложить выписку из реестра МКП, которая подтверждает статус.
Судебная практика подтверждает, что НУЖНО попытаться снизить штраф.
При обжаловании постановлений о назначении административного наказания в виде штрафа суды выносят решения об изменении постановления и применении санкции в виде предупреждения. Например, за незначительную задержку заработной платы при условии, что ее выплатят с компенсацией за задержку, или за начатую с опозданием специальную оценку на рабочих местах.
Судиться долго и дорого, лучше максимально соблюдать все требования и готовиться к проверкам заранее!
Татьяна Бохолдина, юрист по трудовому праву с опытом работы в кадрах с 2004 года, кадровый аудитор.
Предлагаю консультации и подготовку документов для Вашего бизнеса, пишите и звоните, я знаю, как решить Вашу проблему! Все контакты доступны в профиле или воспользуйтесь кнопкой "Написать эксперту"
Отправляя данные вы подтверждаете пользовательское соглашение