Электронный документооборот в кадрах. Перспектива или утопия

Статья будет полезна руководителям и специалистам кадровых служб, HR-специалистам

1. Перспективы внедрения электронного документообороба в трудовых отношениях
2. Преимущества внедрения электронного документооборота
3. Минусы электронного документооборота
4. Алгоритм перехода на электронный документооборот 

1.   Перспективы внедрения ЭДО в кадрах

Внедрение электронного кадрового документооборота сейчас происходит в рамках эксперимента, который начал проводиться по инициативе Минтруда России на основании Федерального закона   № 122-ФЗ от 24.04.2020. Минтруд утвердил перечень работодателей, которые будут принимать участие в эксперименте, а также необходимые методические материалы. 

Эксперимент по использованию электронных документов, связанных с работой, продлен по 15 ноября 2021 года включительно.  (Федеральный закон от 24.03.2021 N 53-ФЗ)

Почему пока эксперимент?  Чтобы компании могли безболезненно войти в новое законодательство ко времени вступления в действие поправок, которые планируются к вступлению в силу 16.11.2021

Что нас ждет?

Планируется разрешить работодателям создавать, использовать и хранить электронные документы без дублирования их на бумаге. 

Разрешат перевести в электронный формат документы, которые сейчас оформляют на бумаге или с которыми письменно ознакомляют работников, в том числе под подпись.

Работодатели будут использовать квалифицированную ЭП, а работники - аналогичную или неквалифицированную ЭП, чтобы:

- заключить или изменить трудовой, ученический и другие договоры;

- подписать некоторые документы, в том числе заявление об увольнении, приказ о применении дисциплинарного взыскания, уведомление об изменении условий труда.

При приеме работник сможет предъявить свои документы в электронном виде. Ознакомить его с ПВТР и другими локальными нормативными актами также можно будет в электронной форме.

Работодатель будет вправе самостоятельно решить, переходить на электронный документооборот или нет.

В случае принятия положительного решения необходимо будет издать внутренний локальный нормативный акт, в котором прописать

• какую информационную систему использует работодатель;
• с какого дня вводят электронный оборот;
• каков срок уведомления сотрудников об изменениях.

Работники будут вправе отказаться от перехода на электронные документы. Организация установит срок, в течение которого сотрудник может принять решение (он не должен превышать 1 месяц). 

Молчание работника будет означать согласие с новшествами.

Если от изменений откажутся менее 50% сотрудников, работодатель сможет локальным нормативным актом распространить электронный документооборот на весь коллектив.

Расходы по ведению электронных документов, в том числе по получению работником электронной подписи, будет нести работодатель.

Чтобы работодателю принять решение внедрять у себя в организации электронный документооборот или нет, нужно оценить сначала все плюсы и минусы такого внедрения.

2.  Несомненно, плюсы есть:

-  Снятие рутины и объемов, низкоквалифицированного труда. Ведь если задуматься, то квалифицированного труда кадровики делают гораздо меньше, чем неквалифицированного. На примере оформления трудового договора при приеме на работу: составить трудовой договор, имея разработанные формы, - максимум 30 минут, и это с условием, что прочитать внимательно, где-то что-то поправить в готовом шаблоне индивидуально под работника. А дальше? Распечатать, подписать, подшить, - вот это как раз и занимает больше времени, чем само оформление.  Даже ознакомить работников с каким-то документом письменно займет раза в три больше времени, чем ознакомление через систему электронного документооборота.

- Ускорение процессов, увеличение производительности. 

Имея систему электронного документооборота в компании, особенно, касающуюся  трудовых отношений, можно освободить время специалистов кадровых служб на разработку и внедрение каких-то  управленческих инструментов, которые смогут помочь снизить риски компании, сберечь и приумножить репутацию компании, принести прибыль. Например, анализ и корректировка режимов работы, анализ и корректировка локальных актов организации, которые будут регулировать и предупреждать конфликтные ситуации в организации.

3.  Минусы:

-  При внедрении каких-то новшеств всегда первое время увеличиваются объемы работы. Вспомните, когда шел переход на электронные трудовые книжки, объем работы кадровиков увеличился на 15-20 %. Так и при внедрении электронного документооборота в кадрах, особенно первое время, объем работы увеличится минимум на 30%, потому что потребуется много методической и аналитической работы.

-  Перевод бумажных документов в электронный формат – дорогостоящее мероприятие. Сколько потребуется денег, зависит от специфики компании. И необходимо будет проанализировать и рассчитать окупаемость внедрения. Экономия бумаги – ничто по сравнению с затратами на настройку всей системы ЭДО, на приобретение электронных подписей. Даже если можно будет сократить численность кадровой службы, это все равно не покроет расходов на внедрение.

-  К тому же, кадровики работают с людьми, а это и конфликтные ситуации, и вопросы жизненных ситуаций работников

Так какое же на итог компании принять решение?

1.   Алгоритм перехода на ЭДО

• Определяемся с  целями перехода на ЭДО.
• Анализируем проблемы и задачи, которые поможет решить переход, а не создаст новых проблем.
• Изучаем  нормативные документы, которые регулируют процессы электронного документооборота.
• Федеральный закон 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи»
• Федеральный закон 149-ФЗ от 27.07.2006  «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»  

Законы периодически изменялись, поэтому смотрите актуальные редакции.

• Просчитываем и анализируем затраты на внедрение ЭДО, сроки внедрения, сроки окупаемости. Здесь хорошо бы создать некую рабочую группу, в которой будут все заинтересованные направления:  специалисты отдела кадров, бухгалтерия, IT службы.
• Анализируем количество документов, которые планируем перевести в электронный формат. Избавляемся от документов, которые не обязательные.
• Разрабатываем локальный нормативный акт по электронному документообороту в компании.

Внедрение электронного документооборота в компании – глубокий и трудоемкий процесс. И только от грамотного и разумного подхода к этому вопросу зависит результат.