Трудовой развод. Вопросы оптимизации затрат на персонал.

Данный материал опубликован в журнале "Медиапрофи" 12/2014 (http://mediaprofi.org/magazine/item/2310-mediaprofii-12-14)  - специализированном издании для медиабизнеса. 
Акутальность материала  - конец 2014 - начало 2015 г. 
 
Трудовой развод. Кризис вновь вывел на повестку дня вопросы оптимизации затрат на персонал. Полина Храмцова напоминает, о каких типовых процедурах нельзя забывать при сокращении штата медиакомпании. 
 

Популярное по теме

90 чек-листов по всем направлениям для HR и бизнес-тренеров: подборка от экспертов hrtime.ru

Полезные инструменты по подбору, оценке персонала, обучению, консалтингу, разработке СОТ, корпоративной культуре, коучингу, кадровому учету и карьерному консультированию в одном месте.

Посмотреть подборку

Вопросы оптимизации затрат на персонал сегодня вновь на повестке дня. И при первом приближении, хочется просто вспомнить,  как это делалось в 2008-2009 годах и все те же самые схемы реализовать.  Однако стоит  быть внимательнее и  присмотреться к  тем  «подводным камням», которые могут иметь место быть даже в самой стандартной ситуации.

Задача оптимизации затрат на персонал может быть реализована,   по сути,  в двух основных плоскостях: оптимизация фонда оплаты труда  (проще говорят, сокращение заработных  плат сотрудникам) и оптимизация штата (т.е. сокращение штатных единиц и людей, их занимающих).

1. Оптимизация фонда оплаты труда. Это достаточно несложно сделать тем, у кого  на медиапредприятии «черная» или «серая» заработная плата. Не  трогая небольшую «белую» часть, открывается возможность  хорошего маневра  с остальными выплатами.

Все становится гораздо сложнее у полностью «белых» работодателей. Нам стоит обратить внимание на два основных принципа трудового законодательства и пытаться решить задачу оптимизации, соблюдая их.

• должностной оклад не подлежит уменьшению в одностороннем порядке без наличия объективных причин в структуре труда сотрудника;
• при наличии объективных причин в структуре труда сотрудника, при сокращение его должностного оклада работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее,  чем за 2 месяца.

Трудовой кодекс достаточно четко называет условия, при которых размер должностного оклада может быть изменен по инициативе работодателя: «в случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины), определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены, допускается их изменение по инициативе работодателя, за исключением изменения трудовой функции работника». Из данной цитаты следует, что  понятия «экономический кризис», «снижение доходов» не могут быть вескими основаниями снижения должностного оклада при полном сохранении трудовой функции работника. Однако, должностной оклад может быть изменен по обоюдному согласию сторон  трудового договора, о чем должны свидетельствовать или новый трудовой договор или дополнительное соглашение к нему. Подчеркну, что обоюдность согласия действительно очень важна. Если сотрудник обратится в суд и найдет доказательства того, что его склонили к подписанию бумаг, суд однозначно встанет на сторону сотрудника и придется возвращаться к старому окладу и доначислять недоплаченные суммы. Таким образом, с сотрудниками, у которых заработная плата состоит только из оклада нужно вступать в переговоры и подписывать дополнительное соглашение, где новый должностной оклад будет зафиксирован.

Чуть проще обстоят дела с той категорией персонала, у которой помимо оклада, есть дополнительные виды начислений (гонорары, премии, доплаты). Очевидно, что основная возможность для маневра открывается при расчете этих  самых дополнительных начислений. Путем  внесения в локальные нормативные акты (положение об оплате труда, положение о премировании, приказы) соответствующих изменений (размера доплаты за выполнение отдельных  видов работ, размера бонуса, премии и пр.) и ознакомив с ними сотрудников, можно решить проблему оптимизации фонда оплаты труда. От себя добавлю, что все-таки стоит даже в этом случае постараться соблюсти регламент уведомления за 2 месяца, о чем говорит Трудовой Кодекс РФ. Хотя формально данные условия не являются принципиальными условиями трудового договора, по сути своей, особенно если основной доход формируют именно дополнительные виды начислений (что чаще всего в медиа и бывает), таковыми они являются. Значит, при судебном разбирательстве данное обстоятельство может сработать против работодателя.

Краткий алгоритм документирования  оптимизации фонда оплаты труда представлен на рисунке 1.

1. 2.     Оптимизация штата.Данная процедура в какой-то мере является более сложной и более болезненной, поскольку, узким специалистам из мира медиа будет достаточно сложно найти работу, в сравнении с представителями общеотраслевых профессий (охранник, секретарь, бухгалтер).  Мой опыт показывает, что  в сложных  ситуациях персонал в медиа всегда готов пойти навстречу своему работодателю, если речь идет о сокращении заработной платы, урезании каких-то социальных льгот, а сокращения переживаются куда болезненнее. Поэтому в данной ситуации обостряется необходимость диалога  с коллективами и каждым сотрудником.

Возвращаясь к  формальной стороне вопроса, прежде чем приступить к сокращению персонала, стоит решить кто, собственно говорят, будет сокращен. И здесь имеется некоторый «подводный камень», который состоит в том, что  бизнес-логика работодателя может не совпадать с требованиями законодательства. Так, Трудовой кодекс четко формулирует, что преимущественное право на оставление на работе имеют сотрудники «с более высокой производительностью труда и квалификацией» (ст. 179  ТР РФ). Согласитесь, формулировки достаточно условные, особо для такой творческой сферы как медиа. В случае судебного разбирательства, доказать более высокую производительность в объективных терминах  будет  крайне сложно. Например, моя практика показывает, что оценку уровня квалификации государственные органы (суды, служба занятости, трудовая инспекция) проводят среди прочего по наличию высшего профильного образования. Очевидно, что квалификация и профессиональное мастерство, например, журналиста, не может быть оценено наличием у него высшего журналистского образования.  Далее, та же статья гласит: «При равной производительности труда и квалификации предпочтение в оставлении на работе отдается: семейным - при наличии двух или более иждивенцев (нетрудоспособных членов семьи, находящихся на полном содержании работника или получающих от него помощь, которая является для них постоянным и основным источником средств к существованию); лицам, в семье которых нет других работников с самостоятельным заработком; работникам, получившим в период работы у данного работодателя трудовое увечье или профессиональное заболевание; инвалидам Великой Отечественной войны и инвалидам боевых действий по защите Отечества; работникам, повышающим свою квалификацию по направлению работодателя без отрыва от работы». Все эти цитаты  я привожу  с одной целью. Часто сталкиваешься в тем, что работодатель, проведя сокращение сотрудников по букве закона, чувствует себя полностью выполнившим все обязательства, однако в случае, например, судебного разбирательства, такое сокращение может быть отменено, если не соблюдена эта норма ТК РФ о преимущественном праве. Возникает  насущный вопрос. Что делать тем работодателям, у которых на  медиапредприятии подлежат сокращению, следуя бизнес-логики, те сотрудники, которые не подпадают под формальные критерии ТК РФ. Например, в некоем отделе три человека, руководитель и два специалиста. Принято решение сократить одну должность специалиста данного отдела. Выбор остановлен на конкретном сотруднике, который, по мнению руководителя, трудится менее эффективно и не настолько универсален, как его коллега. Однако по формальным критериям он  не может быть уволен, поскольку  разницу в квалификации невозможно подтвердить объективными параметрами, а вот наличие двух иждивенцев у потенциального сокращаемого и отсутствие их у того сотрудника, который работу сохранит, очень легко подтвердить документально. Что делать  работодателю? Вариантов не много: 1. Уволить по ТК РФ того, кто не имеет преимущественного права на оставление на работе (т.е. того, кого первоначально планировалось оставить); 2. Максимально доброжелательно расстаться с тем, с кем и планировалось первоначально (возможно по другой процедуре с выплатой бОльшей компенсации) 3. Действовать, как планировалось первоначально, но с осознанием возможных рисков в надежде, что сотрудник  не знает о норме ТК РФ и не обратиться в контролирующие органы.

После того, как приняты все персональные решения относительно того, кого конкретно предстоит сократить, работодателю данное решение необходимо  задокументировать. В частности, издать приказ о внесении изменений в штатное расписание, подготовить новое штатное расписание, подготовить персональные уведомления всем сокращенным сотрудникам (пример уведомления на рис.2). Это общеизвестная технология, но часто работодатели забывают внести в нее еще один  пункт – уведомление службы занятости. Закон гласит: «при принятии решения о сокращении численности или штата работников организации работодатель обязан в письменной форме сообщить об этом в органы службы занятости не позднее,  чем за два месяца до начала проведения соответствующих мероприятий. При этом нужно указать должность, профессию, специальность и квалификационные требования к ним, а также условия оплаты труда каждого конкретного работника. В случае если решение о сокращении численности или штата работников организации может привести к массовому увольнению работников, службу занятости следует известить не позднее,  чем за три месяца до начала проведения соответствующих мероприятий». Таким образом, одновременно с раздачей уведомлений работникам, необходимо обеспечить уведомление службы занятости по соответствующей форме (обычно есть на сайте данного учреждения). Сложнее работодателю придется в случае, если сокращение массовое. Таковым  признается либо сокращение при ликвидации организации, либо сокращение численности или штата работников предприятия в количестве:

• 50 и более человек в течение 30 календарных дней;
• 200 и более человек в течение 60 календарных дней;
• 500 и более человек в течение 90 календарных дней.

По сути,  при массовом высвобождении  продляется срок уведомления работников о сокращении до 3 месяцев, что  не прописано в Трудовом кодексе, но следует из здравой логики и правил делового оборота. За несоблюдение обязанности уведомления службы занятости о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации работодателю грозит наказание по статье 5.27 Кодекса об административных правонарушениях. Санкция этой нормы предусматривает наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей; на индивидуальных предпринимателей, – от 1000 до 5000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток; на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток. Так что не стоит забывать об этой необходимости при проведении оптимизационных  процедур.

Далее, по прошествии двух  или, в случае массового сокращения, 3 месяцев, сотрудник в свой последний рабочий день получает трудовую книжку, где сделана запись об увольнении в связи с сокращением численности работников Общества, получает заработную плату за отработанный месяц, при наличии компенсацию за неиспользованный отпуск, а также первое выходное пособие от работодателя в размере среднего заработка. В случае, если работник не трудоустроится  в течение 2 месяцев, в конце второго месяца он имеет право придти с трудовой книжкой, в которой отсутствует запись о новом трудоустройстве, за вторым выходным пособием. Также, сокращенный сотрудник может претендовать и на третье  пособие, если с момента увольнения он в течение 14 дней встал на учет в службу занятости и та не нашла ему работу. Для этого уволенный сотрудник должен представить не только незаполненную трудовую книжку, но и справку из службы занятости.

Следуя полностью букве закона, работодатель обязан,  по сути,  полностью содержать работника, который подлежит увольнению в течение полугода. Для любой коммерческой структуры, когда реалии рынка и продаж меняются еженедельно, это, конечно, очень долго. Но таков закон.

В медиа в отношении журналистов, ведущих и прочих творческих работников распространена практика, так называемых трудовых контрактов, которые можно не продлять в случае его истечения и невозможности дальнейшего сотрудничества с человеком. Казалось бы очень удобная форма. Но здесь есть также свои риски. Во-первых, понятия контракта нет в Трудовом Кодексе. По сути,  контрактом называется срочный трудовой договор. Но срочным трудовой договор может быть при наличии  срочного характера труда, т.е. конечного по своей  природе. Это риск наиболее опасен для немедийных  профессий в  структуре медиапредприятия (охранник, бухгалтер и прочие), которые, как правило, первые попадают под оптимизацию. Для собственно медийных работников, возможность заключать по соглашению сторон срочные трудовые договора есть. Прямая формулировка ТК РФ «с творческими работниками средств массовой информации», в соответствие с Перечнем работ, профессий, должностей этих работников. Причем, как я уже однажды писала, название профессии должно совпадать с точной формулировкой Перечня. Таким образом, в отношении собственно медиаперсонала, т.е. людей которые непосредственно учувствуют в создании медиапродукта, т.н. контрактная система возможна.

Хотелось бы отметить, что цель моей статье предупредить руководителей медиабизнеса о возможных  рисках, опасностях и «подводных камнях», которые поджидают их на пути проведения мероприятий по оптимизации затрат на персонал. Каждый руководитель сам для себя решает, действовать ли в соответствие с буквой закона, даже тогда, когда закон может нанести экономический ущерб его бизнесу или же действовать, руководствуясь собственными представлениями  о вариантах и способах оптимизации, осознавая возможные риски  и их последствия в случае судебного разбирательства или проверок со стороны государственных органов.

Спешу так же сообщить, с января 2015 года есть некоторые новации трудового законодательства, которые ужесточают ответственность работодателя, повышают уровень штрафов за нарушения. Вкратце это:

• Запрет подмены трудовых отношений гражданско-правовыми
  (Ч. 3, ст. 5.27 КоАП РФ. Штраф 100 000 рублей.

Это очень распространенная практика в медиа, когда какой-либо сотрудник не оформляется в штат компании, но постоянно сотрудничает по договору оказания услуг, который формально регулируется ГР РФ и накладывает на работодателя  по сути (а формально на заказчика услуг), куда меньше обязательств перед работником (формально – исполнителем). Кроме того, имеет упрощенную процедуру расторжения в сравнении с трудовым договоров. Так вот, если отношения, документированные таким договором, будут признаны трудовыми по своей сути, то работодатель понесет штраф до 100 000 рублей (помимо всех прочих  выплат по приему сотрудника в штат, компенсации морального вреда, судебные издержки).  Признаками, по которым гражданско-правовой договор может быть признан трудовым является, прежде всего, конечно, постоянный характер труда (по ГПД он должен быть конечен), а также ссылки на локальные нормативные акты, которым работник должен следовать, наличие формулировок о заработной плате и  выходных днях. В контексте этой информации спешу предостеречь от рассмотрения варианта тотального перевода на ГПД все сотрудников как способа оптимизации затрат. При первом приближении, такое решение кажется оптимальным и очень выгодным, однако риски велики.  Как вариант, можно стимулировать сотрудников к оформлению статусов Индивидуальных предпринимателей и работать с ними по гражданским договорам оказания услуг. Здесь есть обоюдные выгоды для сторон, безусловнои это полностью законно.  Но есть и минусы для работника, которые могут быть причиной отказа от такой формы сотрудничества (отсутствие социальных гарантий, возможности получать налоговый вычет и прочее).

• Запрет фактического допуска к работе и допуска без обучения ОТ,

также без обязательных медицинских осмотров.
Ч. 3, ст. 5.27 КоАП РФ. Штраф 110 000-130 000 рублей.

Казалось бы,  такие далекие  от медиабизнеса категории, не соблюдение которых  может сыграть злую шутку. Абсолютно любой сотрудник любого предприятии должен приступить к работе, ознакомившись с правилами охраны труда, что должно быть задокументировано. Несоблюдение этой нормы чревато немаленьким штрафом. Обязательные медицинские осмотры  обязательны  для отдельных  категорий работников, среди которых в меда могут работать водители, технички.

• Запрет невыплаты или задержки заработной платы (штраф  до 500 000 рублей). Здесь, я думаю, можно обойтись без комментариев. 

В заключении, хотелось бы отметить, что  законодательство в России серьезно защищает права работников, накладывая на работодателя большую ответственность за соблюдение норм трудового права.  Кроме того, законодательство диктует работодателю  быть предельно внимательным при  проведении процедур по оптимизации штата и затрат на персонал, поскольку именно в данной ситуации высока вероятность ошибиться, не учесть новации законодательства или же ущемить права работника, что может привезти к большим  финансовым и временным затратам, которых как раз в период кризиса и хотелось бы избежать.