Организация документооборота организации: методы и подходы к решению

Этот материал я написал в 2003 году для одного из специализированных изданий, когда серьезно к документообороту только начали относиться. Этот материал будет интересен всем тем, кто занимается организацией документооброта в организации.

Документооборот любой организации является основой её деятельности. И как бы не хотелось уменьшить количество информации на бумажных носителях - всё равно в полной мере это невозможно сделать. Существует несколько видов документации и среди них выделяется две больших группы: организационно-распорядительные и технологические. К первой группе документов относятся документы, обеспечивающие деятельность организации, её внутренний распорядок и режим. Примером такого рода документов могут служить должностные инструкции, устав организации, приказы, распоряжения, инструкции, положения о структурных подразделениях и т. д. Ко второй группе документов относятся прежде всего документы, являющиеся отражением реальной деятельности организации, примером которых могут служить документы связанные с учётом поставок, прихода товара, план и контроль закупок, документы по бухгалтерской отчётности и первичные бухгалтерские документы (накладные, счета-фактуры), и т. д.

Ведение части документов обеих групп является обязательной, так как их предоставление для фискальных органов является необходимым условием для продолжения успешной работы организации. Как правило, в большинстве предприятий, созданием этих документов занимается бухгалтерия и регулировать процесс создания этих документов просто бессмысленно. Что же касается прочих документов, то процесс регулирования их обращения в организации является серьёзной организационной проблемой.

Построение документооборота организации и его регулирование может являться прерогативой различных подразделений. С одной стороны, подразделением курирующим процесс документооборота может быть отдел кадров (служба персонала), а с другой стороны,  весь указанный процесс может направляться аппаратом высшего руководства предприятия. Рассмотрим обе схемы. 

В случае, если отдел кадров является курирующим подразделением процесса документооборота, то в этом случае документооборота будет происходить следующим образом:

а) от руководства предприятия или от одного из структурных подразделений в отдел кадров поступает предложение разработать для последующего принятия к исполнению, в указанной части, документ; 

б) отдел кадров разрабатывает документ и отдаёт его для оформления в секретариат;

в) из секретариата документ возвращается в отдел кадров и от него к руководству для утверждения;

г) отдел кадров регистрирует документ и отдаёт его в секретариат для последующего ознакомления сотрудников предприятия с ним;

д) после ознакомления с документом, оригинал подшивается в специальную папку отдела кадров.

Как мы видим, отдел кадров играет ключевую роль в документообороте, являясь своего рода внутренним “министерством юстиции” предприятия. По этой схеме возможны различные виды подчинения секретариата, который может подчиняться как начальнику отдела кадров, так и руководителю предприятия. Указанный порядок действий приведён с учётом бумажного документооборота. В электронном виде все действия производились бы с помощью внутренней электронной почты, и секретариат в п. “г” просто отсылал бы копии документов тем, кого этот документ касался.

В случае, если секретариат подчиняется напрямую высшему руководству предприятия или входит в состав аппарата высшего руководства, то процесс документооборота произойдёт так:

а) от руководства предприятия или от одного из структурных подразделений в секретариат поступает предложение разработать для последующего принятия к исполнению, в указанной части, документ; 

б) секретариат разрабатывает документ и отдаёт его на утверждение высшему руководству;

в) после утверждения документа, секретариат регистрирует его знакомит сотрудников с его содержанием;

г) после ознакомления сотрудников с содержанием документа, секретариат подшивает его в особую папку.

Как мы видим из указанных действий, функции подготовки и регистрации документа возложены на секретариат. При оперативности и кажущейся простоте этого вида локументооборота, существует ряд существенных моментов, которые могут свести на нет все его преимущества. Основной недостаток этого способа ведения документооборота - необходимость анализа и коррекции поступающих документов, что, согласитесь, не всегда удаётся даже грамотному опытному секретарю. Другой недостаток этого способа - часто не оправданная трата времени высшего руководства на постоянную корректировку выходящих документов.

Нельзя сказать, что и у первого способа не существует недостатков. Главный из них - многоступенчатость прохождения документа. С одной стороны - это снижает до минимума возможность возникновения ошибки или неправильности в формирования процедуры, но, с другой стороны - значительно снижает срок прохождения документа. Другим недостатком этой системы является возникновения искажения информации при прохождении её по соответствующим этапам. При существовании абсолютно здорового и слаженного коллектива - курирующее подразделение наверняка не будет использовать возможность контроля документооборота для каких-то собственных задач усиления в рамках предприятия. Но на практике, возникает совершенно другая ситуация, когда курирующее подразделение корректирует систему документооборота, загромождая её часто лишними согласованиями и этапами прохождения. Отсюда начальный и конечный смысл документа может быть частично или полностью потерян, что естественно скажется на эффективности деятельности самого предприятия.                                       

Таким образом, при выборе той или иной системы документооборота, или при модернизации существующей системы - необходимо правильно оценить положительные и отрицательные стороны этих систем, причём применительно к конкретной организации, и особенно к сотрудникам. Так, существующая практика документооборота на предприятиях и организациях (я имею прежде всего коммерческие организации), причём их профиль деятельности в данном случае не имеет значения, предполагает выбор той или иной системы в зависимости от следующих факторов:

1. Насыщенность документооборота.

2. Сложность организационной структуры предприятия.

3. Необходимость и частота принятия оперативных решений.

4. Численность работающих на предприятии.

5. Месторасположение подразделений предприятия.

6. Профессиональный уровень персонала, являющегося участником документооборота.           

7. Техническая оснащённость предприятия (интернет, мобильная связь и проч.).

Рассмотрим влияние этих факторов на выбор той или иной системы прохождения документов.

Фактор насыщенности (необходимости выпуска и обработки большого количества документов) подразумевает чётко отлаженную систему документооборота, а также постоянный контроль за исполнением документов. Такая работа должна производиться только с помощью курируемого подразделения, так как секретариат в случае возложения на него дополнительных функций не будет успевать исполнять свои основные обязанности.   

Фактор наличия разветвлённой оргструктуры предприятия говорит сам за себя - тут необходимы взвешенные и чёткие решения с многоуровневым прохождением документов и необходимостью контроля за их исполнением. Конечно первый вариант организации документооборота более приемлем. Тем более наличие этого фактора на предприятии означает численность сотрудников не менее 150 человек. Причём остальные факторы являются, по сравнению с указанным, второстепенными. При существовании предприятия с несколькими структурными звеньями и меньшим количеством работающих, то, конечно стоит придерживаться второго варианта ведения документооборота. 

Фактор оперативности принятия решения является основным критерием успешности работы системы документооборота. Он влияет на факторы 4-5, но совершенно необязательно довлеет над ними. В принципе, все оперативные задачи решаются на основе работы секретариата, а значит это второй вариант документооборота, причём независимо от прочих факторов. При отсутствии большого количества оперативных задач, возможен выбор любого варианта документооборота.          

Численность работающих на предприятии влияет в большей степени на скорость процесса ознакомления с документами. При маленькой численности персонала, скажем до 100 человек, необходимость подключения дополнительных подразделений кроме секретариата минимальна, поэтому, второй вариант ведения документооборота будет хорошо смотреться в небольших, по числу работающих, организациях.

Удалённое от центрального офиса месторасположение подразделений организации оказывает влияние опять же на сроки доведения информации до сведения. Постоянный контакт с ними по содержанию и доведению до сведения содержания документов отнимает немало времени. Поэтому часть этой работы должно взять на себя подразделение, курирующее документооборот.

Два других фактора являются дополнительными для определения типа Вашего документооборота. При низких абсолютных значениях факторов - возникает необходимость курирования процесса, в то время при наличии высокого профессионализма  персонала и высокой степени оснащённости предприятия, необходимость курирования отпадает.     

В заключении, я хотел бы предложить Вам тест, который позволит определить с точки зрения указанных факторов, какая система организации документооборота необходима Вашему предприятию.  

1. Насыщенность документооборота:

насыщенный - 1 очко; ненасыщенный - 0 очков.

2. Сложность организационной структуры предприятия:

разветвлённая, с наличием более чем 3-х подразделений - 2 очка; разветвлённая, с количеством подразделений до 3-х - 1 очко; неразветвлённая - 0 очков.  

3. Необходимость и частота принятия оперативных решений:

существует часто - 2 очка; возникает периодически - 1 очко; возникает редко - 0 очков.

4. Численность работающих на предприятии:

более 200 чел - 2 очка; от 100 до 200 чел. - 1 очко; до 100 чел. - 0 очков.

5. Месторасположение подразделений предприятия:

за пределами Москвы - 2 очка; в пределах Москвы - 1 очко; в одном месте - 0 очков.

6. Профессиональный уровень персонала, являющегося участником документооборота:

высокий - 0  очков; средний - 1 очко.            

7. Техническая оснащённость предприятия (интернет, мобильная связь и проч.):

высокая - 0  очков; средняя и низкая - 1 очко.         

Результаты:

от 8 до 11 очков - Вашей организации более приемлем первый тип документооборота    

от 4 до 7 очков - Вашей организации приемлемы оба способа организации документооборота

до 4 очков - Вашей организации приемлем второй тип организации документооборота.