Трудовая книжка: нюансы оформления сотрудников с бумажным и электронным вариантом        

Трудовая книжка – это важнейший документ, который требует строгого учета. Приведенные ниже примеры достаточно показательны, чтобы понимать, что выполнение правил оформления трудовой книжки, как в бумажном варианте, так и в электронном, убережет вас от неприятных разбирательств и сохранит ваши финансы.
                                                                                                                                                                                                                                                           

Популярное по теме

90 чек-листов по всем направлениям для HR и бизнес-тренеров: подборка от экспертов hrtime.ru

Полезные инструменты по подбору, оценке персонала, обучению, консалтингу, разработке СОТ, корпоративной культуре, коучингу, кадровому учету и карьерному консультированию в одном месте.

Посмотреть подборку

Трудовая книжка является обязательным документом при трудоустройстве, наряду с другими документами, как паспорт, ИНН, СНИЛС. По закону, бумажные трудовые книжки должны храниться у работодателя в сейфе, в противном случае грозит штраф.

Теперь, новый работник, перешедший на электронный вариант трудовой книжки, обязан предъявить работодателю сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР. Где их взять?

К вам устраивается на работу новый сотрудник и говорит, что у него электронная трудовая книжка. Как вы помните, в конце 2020 года все работники должны были подать заявление о том, в каком виде они хотят продолжать вести трудовую книжку: в бумажном варианте или электронном. Многие выбрали второй вариант.

Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР можно запросить:

- у бывшего работодателя;

- в МФЦ;

- в местном отделении СФР;

- на Госуслугах (либо скачать файл, либо в распечатанном виде).

Что делать, если работник отказывается предоставлять СТД-Р? В таком случае вы вправе отказать ему в оформлении трудоустройства (абз. 2 ч. 1 ст. 65 ТК). Если работник устраивается на работу впервые, т.е. только начинает трудовую деятельность, то его трудовая книжка будет только в электронном варианте.

А теперь рассмотрим увольнение с бумажным вариантом трудовой книжки. По нормам Трудового кодекса, трудовую книжку нужно отдавать в день прекращения трудового договора. Если работник за ней не является, нужно отправить ему уведомление, что он может забрать трудовую книжку или получить ее по почте. Тогда работодатель не должен платить зарплату с дня отправки уведомления.

А если трудовую выдать невозможно? Потеряли ее. И не из-за пожаров-наводнений-землетрясений, а просто по небрежности. Вот тогда и придется платить зарплату до момента выдачи трудовой. А ее еще восстанавливать…

Когда-то у меня был свой магазин. Работница попросила выдать ей трудовую - для чего-то понадобилась. На доверительной основе под "честное слово" я книжку выдала, рассчитывая на её возврат в скором времени, но в череде повседневных дел про это забылось.  А вспомнилось только при увольнении. И, естественно, я не смогла выдать трудовую книжку сотруднице, а она стала меня этим шантажировать. Дело дошло до суда, где мы пошли на мировую, я выплатила моральную компенсацию, хотя трудовая никуда не терялась, а все это время была на руках у непорядочного человека. И, выйдя из зала суда, при секретаре, женщина достала трудовую книжку и отдала ее мне, чтобы я внесла запись об увольнении.

Подобная ситуация произошла с моим работодателем в 2001 году, когда я только начинала трудовую деятельность в должности главного бухгалтера. Там собственник уволил генерального директора, который откровенно воровал. А он, уходя, увел с собой всю администрацию, и уговорил их прихватить трудовые. Получилось, что при увольнении новый генеральный директор трудовые книжки выдать не смог, и вынужден был платить компенсацию и ежемесячную зарплату. Был суд, разбирательства. И довольно приличную сумму собственник отдал уже неработающим сотрудникам. С тех пор у меня выработалась привычка брать расписки с работников, когда я выдаю трудовые книжки. На тот момент таких прецедентов в судебной практике практически не было…  В настоящее время есть уже довольно большая судебная практика по таким вопросам, и не всегда они решаются в пользу работника,  но… !

Во-первых, за утерю трудовой книжки работодателю полагается штраф:

30 000-50 000 рублей –  для юр. лица;

1 000-5 000 рублей –  для директора фирмы-работодателя или ИП.

Во-вторых, если отсутствие трудовой мешает работнику устроиться на новую работу, то работодатель должен платить ему зарплату. В основе расчета компенсации за задержку выдачи трудовой книжки – правила исчисления среднего заработка. И придется возместить моральный ущерб, если работник о таковом заявит, причем сумму работник самостоятельно рассчитывает, исходя из личных обстоятельств, а суд лишь подтверждает право выплачивать моральный ущерб или нет.

Как происходит увольнение с электронной трудовой? При увольнении сотрудника работодатель обязан выдать СТД-Р. Справка СТД-Р – это документ, в который записывают сведения о трудовой деятельности. По сути это замена трудовой книжки. Но есть отличие: в справке содержатся сведения только о текущем или последнем месте работы. На её основании работник будет устраиваться в другую организацию.

Работнику, который не забрал СТД-Р, следует направить справку заказным письмом с уведомлением. Работодатель освобождается от ответственности за несвоевременность выдачи справки со дня отправки письма и вот почему. За непредставление СТД-Р в установленные сроки работодателю грозят санкции по ст. 5.27 КоАП РФ:

от 1000 до 5000 рублей – на должностное лицо;

от 30000 до 50000 рублей – на организацию.