Офис - менеджер, Помощник руководителя, Ассистент отдела маркетинга

Личные качества: ответственна, коммуникабельна, корректна, проактивна, целеустремлена и собрана, стрессоустойчива сама и ободряю других, способна сохранять эффективность работы при смене /увеличении объемов требований и обязанностей, всегда придерживаюсь сроков. Стараюсь предвосхищать конфликтные ситуации, мотивирую и контролирую подчиненных, работаю с возражениями. Обладаю чувством юмора,  знанием делового и светского этикета.
 
Английский разговорный, практика работы в иностранных компаниях с 2001.
Водительские права категории В.
Автор популярных статей по истории/географии/культуре Франции 

Популярное по теме

90 чек-листов по всем направлениям для HR и бизнес-тренеров: подборка от экспертов hrtime.ru

Полезные инструменты по подбору, оценке персонала, обучению, консалтингу, разработке СОТ, корпоративной культуре, коучингу, кадровому учету и карьерному консультированию в одном месте.

Посмотреть подборку

Апрель 2022 — настоящее время
1 год 

ООО «СУЕЗ Уотер Технолоджис энд Солюшенз Рус» - международная компания, услуги по инжинирингу процессов промышленных вод www.suezwatertechnologies.com

Специалист административной поддержки

1.            Обеспечение работы офиса: взаимодействие с арендодателем;  организация рабочих мест; соблюдение пропускного и внутриобъектового режимов; заказ канцелярских и хозяйственных товаров, воды, питания; парковка. Технические вопросы эксплуатации. Получение и отправка корреспонденции (Почта России, КСЕ, DHL);
2.            Планирование рабочего дня руководителя, административная и travel поддержка (билеты, гостиницы, визы) , разовые поручения;
3.            Протоколирование совещаний, ведение протокола, контроль исполнительской дисциплины;
4.            Организация и ведение документооборота: заключение и актуализация договоров, подготовка приказов, служебных записок, актов; подготовка и регистрация писем; ведение архива документов, контроль наличия закрывающих документов; актуализация корпоративных политик, регламентов и пр.;
5.            Подготовка отчетов, аналитических таблиц, презентаций по отдельным статьям расходов бюджета и проектов руководству;
6.            Поддержка маркетинга (в т.ч. поздравительные акции клиентам, переводы международных анонсов по деятельности компании);
7.            Взаимодействие с внешними клиентами по вопросам заключения договоров, сопровождения договоров и контроля исполнения договорных обязательств. Решение конфликтных и спорных ситуаций;
8.            Управление корпоративным транспортом (16 а/м + 14 а/м в лизинге), ремонт, ОСАГО +КАСКО, контроль своевременного прохождения ТО, отслеживание штрафов;
9.            Взаимодействие с IT (определение объема работ, контроль сроков исполнения);
10.          Координация и контроль качества работы клининга.

Результаты работы:
1.            Организована работа офиса (17 рабочих мест) в БЦ класса «А» 245 кв. м. и парковки (4 м/м), 
2.            Административная поддержка бизнеса и первых лиц компании;
3.            Сокращен бюджет на расходы офиса на 17% и а/т расходы на 5%;
4.            Реализован проект «Закрытие офиса».

Январь 1997 — Апрель 2022
25 лет 4 месяца
 ООО “ТороТек Симулейшн”, ООО «Авиа Групп», ООО «Медикал Дата Менеджмент» / ООО «Сежедим», ООО «Ай Си Эн» (ICN) 

Прошла карьерный пусть: секретарь референт – менеджер административной поддержки продаж - менеджер по маркетингу и рекламе - административный менеджер

Основные компетенции:
1.            Административная поддержка офиса (арендодатель, жизнеобеспечение офиса, делопроизводство в т.ч. электронное 1С, архив, организация нового офиса и рабочих мест, закрытие офиса, бюджетирование, сокращение расходов, презентации и отчеты, оптимизация бизнес процессов, актуализация политик и процедур, корп. автомобили, управление административным персоналом, тендеры, поставщики, визовая поддержка, переводы документов и писем, медицинское ДМС, ВЗР, жизнь и имущественное страхование, дистанционная работа: сбор и обработка региональной  отчетности);
2.            Административная поддержка Руководителя (календарь встреч, ведение базы контактов, поездки: тревел и визовая поддержка, ведение протокола заседаний, отслеживание исполнения поручений, поздравительные акции, авансовые отчеты, разовые поручения);
3.            Корпоративный секретарь (организация делопроизводства, организация заседаний, актуализация повестки дня, ведение протокола заседаний); 
4.            Поддержка продаж (взаимодействие с Клиентами и Поставщиками, подготовка договоров, контроль своевременной оплаты счетов, закрывающие документы (акт, сч-фактура, СГР, ТТН и ТОРГ-12), доп. соглашения, совместно с бухгалтерией перевод имущества из ОС в ТМЦ, списание, реализация, внутренние аукционы, работа со счетами в системе SAP, kontur diadoc);
5.            Маркетинг, реклама и продвижение: (электронные рассылки, POS материалы, рекламные агентства и типографии, folow-up, материалы для сайта, анонсы, пресс-релизы, перевод брошюр компании, организация конференций и клиентских мероприятий, банкетов и фуршетов, организация мотивирующих поездок для клиентов, организация тренингов и тимбилдингов, поздравления клиентов, презентации, доклады).

Образование
Высшее
2014
Московский государственный университет им. М.В. Ломоносова

Высшая школа государственного администрирования, Менеджер
2004
Голландский университет маркетинга (РИМА) при Государственном Университете Управления

Маркетолог
1997
Московский центр профессиональной подготовки

Секретарь референт со знанием английского языка
1996
Московский Институт Инженеров Транспорта

Строительная специальность