Обязательные документы при приеме и увольнении

Часто возникает вопрос: какие документы обязательны при приеме на работу сотрудника и какие документы выдавать работнику при увольнении?

При приеме ошибаются по двум вариантам: или не берут нужное (что реже), или просят лишнее (что часто). 

Исходить нужно из статьи 65 ТК РФ, там перечислены ДЛЯ ВСЕХ: 

✔️паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

✔️трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (их выдает бывший работодатель) либо -

✔️СТД-ПФР (их получает сам работник в ПФР или МФЦ).

Если человек впервые в жизни устраивается на работу, может не быть трудовой книжки. С 2021 года для таких работников предусмотрена только ЭТК. Кроме того, книжка не потребуется, если человек устраивается на работу по совместительству;

✔️карточка СНИЛС или уведомление о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета. Если впервые устраивается на работу, то документ о регистрации в ПФР на него получает работодатель (кроме дистанционщиков).⠀

Для отдельных работников могут понадобиться дополнительные документы:

✔️документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

✔️документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

✔️в некоторых случаях - справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования; 

✔️в некоторых случаях - справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию.

⠀В отдельных случаях с учетом специфики работы с Трудовым Кодексом, иными Федеральными законами, указами Президента РФ и Постановлениями Правительства РФ, может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора и других дополнительных документов.

Важно!

1.  Прием на работу человека, не представившего документы, которые обязательны в соответствии с ТК, иными федеральными законами, является нарушением трудового законодательства (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

2. Требовать от человека, устраивающегося на работу, какие-либо документы, не предусмотренные ТК, федеральными законами и т.д., запрещено (ст. 65 ТК РФ). Отказ в приеме на работу по причине непредставления таких документов неправомерен.

В частности, нельзя требовать от принимаемого на работу сотрудника: 

✔️свидетельство о присвоении ИНН;

✔️справку о наличии/отсутствии инвалидности;

✔️справку 2-НДФЛ с предыдущего места работы;

✔️справку о среднем заработке с предыдущих мест работы для выплаты пособий;

✔️сведения о семейном положении и наличии детей. В то же время часто документы подтверждают какие-либо льготы и гарантии, то представить их работодателю – в интересах самого работника.

Очень частая ошибка, которую я встречаю на аудитах - когда в Правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) указывают непредусмотренные законом документы. Даже если их реально не берут у работников, само по себе наличие такого пункта может послужить основанием для штрафа по ст. 5.27 КоАП - общее нарушение трудового законодательства.

✔️Для должностных лиц – предупреждение или штраф от 1000 до 5000 руб.

✔️Для предпринимателей – штраф от 1000 до 5000 руб.

✔️Для организаций – штраф от 30 000 до 50 000 руб.

При увольнении работодатель обязан выдать в последний рабочий день сотруднику окончательный расчет и все документы, связанные с работой. Некоторые справки при увольнении сотрудника выдают в обязательном порядке, другие — по письменному требованию (ч. 5 ст. 80 ТК РФ, п. 4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 №27-ФЗ).

Актуальный список на текущий момент выглядит так:

✔️справка по форме СТД-Р (для выбравших ЭТК);

✔️справка о сумме заработка и специальных периодах по форме, утв. приказом Минтруда от 30.04.2013 № 182н.

Заверена подписями руководителя, главного бухгалтера, стоит печать организации (при наличии). Печать не закрывает подписи.

✔️выписка из формы СЗВ-М;

Содержит реквизиты работодателя, отчетный период, данные о работнике: СНИЛС и ИНН, не содержит сведений по остальным сотрудникам.

✔️выписка из отчета о страховом стаже СЗВ-СТАЖ.

Выдавать через журнал или через подпись на нашем экземпляре. Форма: утв. постановлением ПФР от 06.12.2018 № 507п.

✔️выписка из раздела 3 расчета по страховым взносам в части данных конкретного сотрудника;

Содержит паспортные данные, сведения о зарплате сотрудника, начисленных взносах (утв. приказом ФНС России от 10.10.2016 № ММВ-7-11-551@).

✔️выписка из формы ДСВ-3 «Реестр застрахованных лиц, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную часть трудовой пенсии и уплачены взносы работодателя»

Информация о начислении, удержании и уплате дополнительных страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу работника. Выдавать только тем работникам, за которых компания перечисляет дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию.

Все остальное – по письменному запросу.

Ч. 5 статьи 80 ТК, пункт 4 статьи 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ: ⠀

Если сотрудник не получил справки при увольнении, которые обязан выдать работодатель, или отсутствовал на работе в день увольнения, это не освобождает работодателя от ответственности за выдачу указанных документов с задержкой. Поэтому сразу следует уведомить уволенного о необходимости забрать все документы или выдать согласие выслать все почтой.

⠀С момента отправки такого уведомления организация не несет ответственности за несвоевременную выдачу трудовой (ч. 6, ст. 84.1 ТК РФ).

При невыдаче справок по ст. 5.27 КоАП штраф:

·         на организацию —  от 30 000 до 50 000 рублей (повторно до 70 000 рублей)

·         ИП — от 1 000 до 5 000 рублей.

За повторное нарушение руководителю штраф до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет. 

Татьяна Бохолдина, юрист по трудовому праву с опытом работы в кадрах более 17 лет, кадровый аудитор.

Предлагаю консультации и подготовку документов для Вашего бизнеса, пишите и звоните, я знаю, как решить Вашу проблему!