Недоработки до нормы рабочего времени по вине работников - как оформлять?

Светлана, добрый день!

Ваши вопросы тянут на полноценную платную консультацию. Приходите пообщаемся.

Инна, благодарю за дополнительные пояснения. Очень полезная для меня информация.

1. Можете мне как эксперт, сказать/пояснить/может быть сделать замечания, правильно ли у нас прописано в Трудовых договорах дистанционных работников в настоящее время:
"Работнику устанавливается режим гибкого рабочего времени:
− 40-часовая пятидневная рабочая неделя, кроме времени с 22 час. 00 мин. до
06 час. 00 мин., с двумя выходными днями;
− рабочие дни: с понедельника по пятницу;
− выходные дни: суббота, воскресенье;
− продолжительность ежедневной работы - 8 часов;
− время начала работы с 09 час. 00 мин. до 12 час. 00 мин., которое определяется Работником по своему усмотрению по местному времени;
− время окончания работы с 18 час. 00 мин. до 21 час. 00 мин., которое определяется Работником по своему усмотрению по местному времени, в зависимости от времени начала работы;
− перерыв для отдыха и питания – 1 (Один) час, который в рабочее время не включается и оплате не подлежит. Конкретное время перерыва Работник определяет по своему усмотрению;
− учетный период - день.
Время взаимодействия дистанционного Работника с Работодателем включается в рабочее время.
Работник обязан быть доступным для Работодателя с понедельника по пятницу в пределах с 09 час. 00 мин. до 21 час. 00 мин., в зависимости от времени начала и окончания работы по местному времени, по электронной почте, различным программам-мессенджерам, программам видеоконференций, мобильному телефону и т.д."

2. Можно ли сделать при гибком режиме рабочего времени учетный период не день, а неделю например (40ч., с пн.-пт.) или месяц и не указывать кол-во часов в Трудовом договоре (8ч.). Т.е. работник в течении недели будет работать разное количество часов в день, но в итоге, чтобы выходило 40ч. в неделю. Можно ли так сделать? И если например, по итогу недели/месяца у него выйдут недоработки до нормы, то тогда нужно брать какое-то Заявление с работника? Может лучше использовать норму 40ч. в неделю, а не месяц, т.к. в месяце разная норма рабочего времени?

Светлана, я бы разделила ваш вопрос на несколько аспектов.

1. "Как можно или нельзя сделать" - я бы ориентировалась в первую очередь на потребности бизнеса. Работники могут выдвигать разные пожелания, но выгодно ли это компании? Нельзя слепо идти у них на поводу, любое послабление скажется ещё больше на эффективности и дисциплине.

2. По вариантам режима рабочего времени в ТК есть целая глава 16. Есть, например, вариант гибкого графика (статья 102), который мне кажется, мог бы вам подойти лучше, чем суммированный учёт. Также есть и другие варианты. А также правила междусменного и еженедельного отдыха. Которые тоже нужно соблюдать обязательно.

Суммированный учёт обычно используется при сменном графике, если у вас пятидневка, то удобнее делать гибкий режим рабочего времени.

При стандартном (не гибком) графике начало и окончание рабочего устанавливаются в обязательном порядке, как и многие другие условия. Посмотрите ст. 100 ТК. В ней все подробно расписано.

Касательно оформления заявления - да, заявление с визой согласования работодателя должно быть обязательно. Оно также вам пригодится, если с сотрудником в период отсутствия что-то случится, у вас будет документ, что это случилось с ним не на работе. Плюс обязательно оформляется табель. Можно дополнительно ещё заморочиться и делать приказы, но не обязательно.

Инна, спасибо за пояснения.
Да, если работник например раньше закончил работу или не доработал свою норму в день, но отработает в другие дни эти недоработанные часы.
А заявления будет достаточно?
Или все же нужно будет вводить суммированный учет рабочего времени, например с учетным периодом 1 квартал и не устанавливать часы ежедневной работы (8ч.) конкретные по Трудовому договору, а установить норму 40 ч. в неделю, т.е. работник в один день недоработал, а в другой день доработал эти недоработанные часы, но в норме за неделю будет 40 ч.
Как Вы думаете так можно сделать?

Светлана, добрый день!
Не очень понятно, недоработка "по вине работника" это как. Человек опоздал или раньше закончил работу?
Если опоздал, то составляется акт об опоздании, в котором указывается кол-во часов отсутствия. Более 4-х часов - оформляется прогулом.
Если ушел раньше, то сотрудник должен написать заявление с просьбой разрешить ему закончить работу в этот день раньше и покинуть свое рабочее место во столько-то часов с оплатой пропорционально фактически отработанному времени.

Далее в табеле проставляете фактические часы работы (за минусом часов отсутствия) и платите по факту.

С дистанционными работниками может быть сложнее осуществить весь этот документооборот, но от этого правила не меняются. Если компания работает полностью в белую и фиксирует каждую минуту отсутствия, это должно оформляться, либо актами об отсутствии, либо заявлениями сотрудника.