Как ускорить подбор в 2 раза: убрать всё лишнее

Подбор персонала можно выстроить так, чтобы вакансии закрывались не за 10–14 дней, а за 2–3. Особенно это актуально для рабочих, ИТР-специалистов, вахтового персонала и тех, кто нужен "на вчера". Проблема не в рынке и не в соискателях — а в процессе. Многие теряют время на пустые этапы: длинные анкеты, тройные согласования, ожидание отклика по неделе, бесконечные переписки. В этой статье — системный разбор: что тормозит подбор и как это убрать. Даём 7 ключевых точек, где теряется время, и конкретные шаги, которые помогут ускориться в 2 раза. Материал будет полезен HR-специалистам, агентствам и всем, кто работает на потоке. Быстрый подбор — это не хаос, а простая система без лишнего.

Как уподбор в 2 раза: убрать всё лишнее 

Рынок меняется — и сегодня выигрывают не те, у кого самая высокая зарплата или красивое описание вакансии, а те, кто первыми реагируют. Особенно в массовом подборе, стройке, ИТР, где соискатель часто выбирает из 3–5 вариантов в течение суток. Если вы не перехватили его сегодня — завтра он работает у конкурента. Но чтобы двигаться быстро, нужно убрать всё, что мешает.

Ниже — 7 конкретных зон, где теряется время. Каждая из них отнимает часы, а в сумме — дни. Убираем, оптимизируем — и подбор становится в 2 раза быстрее.

1. Ожидание откликов вместо активного поиска

Большинство по-прежнему действует по схеме: разместили вакансию — ждем. Это может работать в топ-сегменте, но не в подборе рабочих или ИТР. Там действует только тот, кто первый дозвонился и дал условия.

Решение:

• Прямой обзвон по базе и резюме;

• Рассылка в мессенджерах (WhatsApp, Telegram);

• Повторные касания с прошлыми кандидатами: "Работа есть — готовы снова?"

• Привлечение через рекомендации: "Приведи друга — получи бонус".

Активная стратегия экономит до 3 дней на каждом проекте.

2. Сложные анкеты и ненужные формы

Чем больше шагов до «да», тем меньше людей дойдет. Особенно это касается рабочих: чем проще контакт — тем выше конверсия в выход.

Решение:

• Упростите анкету до 5–6 ключевых вопросов;

• Отправляйте короткий бриф голосом или текстом, а не 20 строк Excel;

• Не гоните кандидатов через три CRM — они не дойдут.

Пусть вся первая фильтрация укладывается в 1 телефонный разговор на 5 минут.

3. Многоэтапное согласование кандидатов

Рекрутер отобрал, связался, проверил, передал — и начинается: "Мы обсудим завтра", "Отправьте сначала анкеты", "Согласуем после совещания".

Решение:

• На старте согласовать ответственного, который принимает решение — один, не пять;

• Ввести правило: «срок обратной связи — 24 часа максимум»;

• Работать с быстрыми заказчиками или ограничивать пул задач.

Кандидаты уходят не потому, что не подошли, а потому что вы молчали.

4. Нет шаблонов — всё каждый раз с нуля

Сколько времени уходит на "переписать вакансию", "сформулировать письмо", "найти прошлую анкету"? Часы. День.

Решение:

• Храните шаблоны: вакансий, анкет, скриптов, документов, договоров — в Google Диске, Notion, Excel;

• Сделайте шаблон по каждой ключевой профессии (сварщик, прораб, ПТО, водитель);

• Автоматизируйте рассылку и обмен документами.

Старт подбора должен занимать 10 минут, не полдня.

5. Нечеткое ТЗ от заказчика

"Нужен монтажник, ну просто нормальный", "Прораб с опытом, но чтобы не требовал много", "Сварщик, чтобы сам всё знал" — такие ТЗ убивают подбор на этапе старта.

Решение:

• Использовать шаблон брифа: где, когда, сколько, на каких условиях, что критично, кого точно не брать;

• Фиксировать ТЗ письменно (Telegram, почта), чтобы не было "я такого не говорил".

Чем чётче задача — тем быстрее результат.

6. Медленный контакт с кандидатом

Отклик есть, звонок не сделан. Или дозвонились — и забыли переслать условия. Или пообещали перезвонить — не сделали. Всё: минус кандидат.

Решение:

• Все отклики обрабатываются в течение 30 минут максимум;

• Есть скрипт звонка — нет пауз в коммуникации;

• После звонка сразу отправляется сообщение: условия, выезд, фото объекта.

Контакт должен быть моментальным. Иначе вы — не первые.

7. Нет контроля выезда и выхода

Кандидат согласился, обещал выехать — но исчез. Или выехал, а на объект не дошёл. Такое бывает — часто.

Решение:

• Ввести координатора или системный контроль: чек выезда, встреча, звонок в день выхода;

• Собирать обратную связь с объекта: "Вышел? Пришёл вовремя? На связи?"

• Работать с людьми, которых уже знаете — живая база спасает.

Подбор — это не "отправили резюме". Это когда человек вышел на объект и начал работать.

Вывод

Быстрый подбор — это не про "работать быстрее", а про работать проще, чётче и без лишнего. Уберите 7 тормозящих звеньев — и вы уже будете закрывать вакансии за 2–4 дня, а не за недели. Это особенно критично, если работаете на потоке, с вахтой, в стройке или с заказчиком, у которого график горит.