Как тактично сделать выговор сотруднику

Любой руководитель рано или поздно сталкивается с ситуацией, когда кто-то из сотрудников по различным причинам не выполняет свои обязанности должным образом. Поводы для недовольства могут быть самыми различными: невозможность уложиться в сроки, невнимательность, ошибки, опоздания и многое другое.

Прежде чем сделать сотруднику замечание, стоит учесть несколько важных моментов.

Популярное по теме

90 чек-листов по всем направлениям для HR и бизнес-тренеров: подборка от экспертов hrtime.ru

Полезные инструменты по подбору, оценке персонала, обучению, консалтингу, разработке СОТ, корпоративной культуре, коучингу, кадровому учету и карьерному консультированию в одном месте.

Посмотреть подборку

Во-первых, выговоры зачастую имеют более долгоиграющие последствия, чем это может показаться на первый взгляд. Падение эффективности труда, явный или скрытый конфликт работника с руководством, обострение обстановки в коллективе, сплетни – вот далеко не полный перечень неприятных моментов, к которым может привести некорректно сделанное замечание. Поэтому в некоторых случаях – например, если сотрудник, до этого дня отличавшийся безукоризненной пунктуальностью, вдруг опоздал – выговор можно не делать вовсе. Вполне возможно, что произошедшее не более чем досадное исключение из правил и ситуация нормализуется без каких-либо усилий со стороны руководства.

Однако если промахи сотрудника повторяются и приобретают систематический характер, серьезного разговора не избежать. В таких случаях стоит помнить о следующем: статья 192 ТК РФ регулирует дисциплинарные взыскания, которые можно применить к сотрудникам. К таковым взысканиям относятся: замечание, выговор и увольнение по соответствующим основаниям. Юридическую силу имеют только замечания и выговоры, сделанные в письменной форме.

Если же решено сделать выговор в устной форме, стоит помнить о нескольких простых правилах, которые помогут избежать эскалации конфликта:

1. Место. Совершенно недопустимо делать сотруднику замечание в присутствии третьих лиц. Такие разговоры должны происходить только с глазу на глаз. «Показательная выволочка» будет вдвойне неэффективна, поскольку скорее выведет из себя, чем устыдит провинившегося, а коллегам будет неловко слушать подобные вещи. Можно даже не упоминать о том, как замечания, сделанные прилюдно, влияют на эффективность работы в группе.
2. Время. В идеале, замечание должно быть сделано сразу после совершения проступка. Однако следует учесть, что сначала нужно выяснить все обстоятельства произошедшего, и только потом – действовать. Всегда остается вероятность, что сотрудник не опоздал, а пришел на работу заранее, но был задержан руководителем соседнего отдела.
3. Эмоциональное состояние. Самому человеку, собирающемуся сделать выговор, следует предварительно успокоиться и собраться. Ни в коем случае не стоит отчитывать сотрудника, будучи взвинченным и раздраженным – подобное поведение скорее приведет к конфликту, чем к устранению причины разногласий.
4. Аргументация. После того, как причины проступка выяснены до конца, можно переходить к непосредственно к замечаниям. Если нарушения носят поведенческий характер, следует сделать упор на корпоративные нормы, а не переходить на личности. Акцентировать стоит тот факт, что определенные вещи неприемлемы в данной конкретной компании, а не то, что сотрудник по жизни делает что-то неправильно. Замечание должно быть максимально обезличенным. Для более полного понимания сотрудника можно привести рациональные аргументы, например, показывающие, как опоздания одного человека негативно сказываются на работе отдела.
5. Адекватное лексическое выражение. Резкость и грубость совершенно недопустимы. В зависимости от темперамента сотрудника, в ответ можно получить: хамство и заявление об увольнении по собственному желанию в тот же день (от холериков), методичное настраивание коллектива против руководителя (от сангвиников), уход в себя и падение работоспособности (от меланхоликов) и молчаливое сопротивление (от флегматиков), а также целый «букет» других проблем. Ничто из перечисленного не способствует нормальному рабочему процессу. Как бы серьезен ни был повод, по которому сотруднику выносится выговор, форма выговора должна быть максимально корректной.
6. Позиционирование. Выговоры не воспринимаются сотрудниками так остро, если позиционируются как попытка помочь. Перед непосредственным замечанием можно упомянуть об успехах провинившегося, которые были замечены коллегами и начальством, а потом уже переходить к сути проблемы. Закончить разговор также желательно на позитивной ноте. Если сотрудник приносит извинения, следует их благосклонно принять.

Перед тем, как сделать выговор, следует иметь в виду немаловажную деталь: наказать одного сотрудника можно только за то же самое, за что наказали другого. За одинаковый проступок недопустимо отчитывать одних, а другим спускать его с рук. Справедливость одна на всех и никаких исключений здесь быть не может. Такие вещи в коллективе не забываются очень долго, а заодно крайне негативно сказываются на отношении к начальству.

Наконец, для того, чтобы самый корректный и тактичный выговор все же привел к желаемому результату, нужно:

• четко выяснять фактическую сторону дела, чтобы не попасть впросак своими замечаниями
• поставить сотрудника в известность о нарушении им корпоративных норм своевременно, не дожидаясь, пока проблема станет хронической
• при необходимости ввести процедуры, которые позволят контролировать ситуацию в перспективе.

И самое главное: стоит помнить о том, что в деле общения с людьми нет и не может быть схем, безотказно работающих в ста процентах случаев. Ни для кого не секрет, что одни и те же замечания у разных сотрудников могут вызвать совершенно разную реакцию. Перечисленные выше советы не являются панацеей, но они помогут найти баланс между желанием указать сотруднику на его ошибки и сохранить комфортную атмосферу в коллективе.