Как своими силами организовать корпоративное мероприятие. На что нужно обратить внимание при подготовке?

Не секрет, что в кризис многие работодатели ужимают бюджеты и статьи расходов на корпоративные мероприятия попадают под нож первым делом.  Однако сотрудникам хочется праздника, нужна эмоциональная разрядка и совсем отказываться от праздничных мероприятий нельзя. Поэтому многие работодателя поручают ответственным сотрудникам самостоятельно организовать праздник, не прибегая к услугам event-провайдера.

Популярное по теме

90 чек-листов по всем направлениям для HR и бизнес-тренеров: подборка от экспертов hrtime.ru

Полезные инструменты по подбору, оценке персонала, обучению, консалтингу, разработке СОТ, корпоративной культуре, коучингу, кадровому учету и карьерному консультированию в одном месте.

Посмотреть подборку

Что делать, если Вы отвечаете за праздник:

Первым делом выбираем или придумываем сами сценарий праздника. Он должен органично сочетаться с официальной частью мероприятия – подведением итогов работы за год, награждением лучших сотрудников и т.д. Маленькая подсказка - подсмотреть сценарии можно на сайтах провайдеров. На моей практике были темы: «Оскар» - награждение сотрудников в разных номинациях, новогодний корпоратив по мотивам фильма «Карнавальная ночь», использование сценариев телевизионных программ: Поле Чудес, КВН, Угадай мелодию, Кто хочет стать миллионером и т.д.

Любую тему можно интересно обыграть. Главное зарядить идеей коллег, как можно большее количество людей привлечь к подготовке и участию в мероприятии. Следует заранее продумать программу и подготовить номера для выступления. 

Очень ответственный пункт - выбор места проведения мероприятия. 

Здесь все зависит от выделенного бюджета, времени года, количества сотрудников компании, статуса мероприятия. В теплое время хорошо выбирать просторные открытые площадки с летними верандами, в холодное время - отталкиваемся от количества гостей. При выборе места проведения обращаем внимание на: 

• вместимость зала;
• его внешний вид;
• наличие санузлов;
• наличие сцены или свободного места для выступления коллег и ведущего;
• наличие танцпола;
• входит ли в аренду зала звуковое и световое сопровождение (иногда арендодатель предоставляет эту услугу в качестве комплимента);
• есть ли возможность устраивать салюты и какие ограничения; 
• меню и стоимость обслуживания.

Меню. Очень важный пункт, т.к. невкусная и некачественная еда может испортить любой праздник. Главную роль играет бюджет, но также стоит учитывать возрастной состав участников, их вкусовые предпочтения и ограничения, продолжительность мероприятия и время групповых игр/конкурсов (для смены подачи блюд). 

Меню заранее согласовывается с рестораном. Исходите из объема еды 1200 – 1400 грамм на одного человека. Часто рестораны позволяют привозить свое спиртное на праздник, при этом у них действует пробочный сбор. По поводу воды, соков и морсов стоит договариваться, вполне возможно, что вам позволят привезти их с собой. Собственные напитки значительно экономят бюджет мероприятия. 

Чтобы организация праздника была на высоте, следует серьезно отнестись к подготовке приглашений.  Важны следующие моменты: 

Внешний вид приглашений. Даже если они будут посланы по электронной почте, они должны отражать стилистическую направленность мероприятия. 

Приглашения рассылаем за три-четыре недели до мероприятия, потом контролируем количество желающих за две недели и за несколько дней до начала мероприятия. 

В приглашениях указываем дату и время, программу мероприятия, адрес и схему проезда к площадке проведения, если применимо, дресс-код. 

Стоит предварительно прорекламировать среди сотрудников праздник, а приглашение должно поддержать интригу и создать настроение, чтобы сотрудникам было интересно прийти на праздник.

Если позволит бюджет, то лучше организовать доставку сотрудников до места проведения мероприятия или до ближайшего метро и обратно. 

Стоит так же позаботиться о сувенирах (за участие в конкурсах) и подарках сотрудникам (в случае церемонии награждения). 

Заканчивать официальную часть мероприятия принято за два часа до планового окончания мероприятия. 

Чтобы коллегам не было скучно, а музыка не вызвала шок. Заранее проговорите с диджеем плейлист и обсудите с ним график мероприятия, чтобы он мог вовремя вставлять необходимое музыкальное сопровождение или делать музыку тише. 

И конечно, не забудьте назначить ведущего мероприятия, без него никуда!

Правильно было бы после проведения праздника подвести его итоги и понять насколько удалось вополить в жизнь задуманное. Что получилось, а что не очень. Для этого используйте анкету-опросник. Попрсите сотрудников оценить мероприятие по нескольким критериям исходя из 10-бальной шкалы. Если анкета будет анонимной, то Вы сможете получить более достоверную оценку. В противном случае велика вероятность получения социально-желательных ответов.