Как подобрать офис-менеджера?

Предлагаем вашему вниманию серию статей с рекомендациями по подбору персонала в различных отраслях. В этом материале расскажем об особенностях закрытия вакансии "офис-менеджер". Руководители компаний часто путают эту должность с позицией секретаря. Однако должности офис-менеджера и секретаря имеют некоторые отличия...

Предлагаем вашему вниманию серию статей с рекомендациями по подбору персонала в различных отраслях. В этом материале расскажем об особенностях закрытия вакансии "офис-менеджер". 

Руководители компаний часто путают эту должность с позицией секретаря. Поэтому, перед началом поисков, стоит четко оговорить список предполагаемых обязанностей нового сотрудника. Если в перечне преобладают секретарские задачи, лучше указать в объявлении о подборе именно такого специалиста, чтобы ясно обозначить перспективы кандидатам. 

Позиции офис-менеджера и секретаря имеют некоторые отличия. Первый занимается документооборотом, управляет офисными службами и отвечает за общую организацию управленческих процессов, второй - принимает и распределяет телефонные звонки, а такжже регистрирует посетителей, документы и корреспонденцию. 

Офис-менеджер, как правило, решает на рабочем месте следующие задачи:

• занимается оформлением и учетом первичной документации;
• готовит в "1С" документы по поступлению услуг/товаров, данные по складу и информацию по платежам;
• ведет архив;
• формирует отчеты в системе по запросу руководства. 

Этот работник может подменять руководителя отдела кадров в период его отсутствия. Офис-менеджер коммуницирует со всеми сотрудниками компании, а также непосредственно курирует работу водителя, курьера и уборщицы. 

На вакансию офис-менеджера стоит рассматривать соискателей с высшим или неполным высшим образованием, желательно связанным с профилем деятельности компании. Лучших кандидатов отличают наличие документа об окончании курсов по направлению "офис-менеджмент", навыки делового письма и общения, опыт управления документооборотом и контроля вспомогательных подразделений. 

Указывать среди требований обязательное владение иностранным языком стоит лишь тогда, когда вы уверены, что это необходимо для работы. В противном случае, процесс подбора может затянуться на неопределенный срок. 

Большинство кандидатов рассматривают позицию офис-менеджера как стартовую площадку. Поэтому во время интервью необходимо оценить стремления и планы кандидатов. Если в вашей компании эта должность не предусматривает карьерный рост, лучше отдать предпочтение соискателю, нацеленному на профессиональное развитие в данной области. 

Эффективных офис-менеджеров отличает и наличие определенных личностных качеств: проактивность, прекрасные коммуникативные навыки, а также доброжелательность.