Как корректно зафиксировать рабочее время при гибком графике: риски, правила и практика

Гибкий график — популярный формат работы, но как правильно фиксировать рабочее время, чтобы не нарушить Трудовой кодекс? В 2025 году требования к учёту стали строже, а проверок — больше. В этой статье разбираем, как корректно оформлять гибкий режим: что обязательно прописать в документах, как вести табель, какие инструменты помогают HR и бухгалтерии, и как избежать типичных ошибок, которые могут обернуться штрафами.

Современные форматы занятости требуют переосмысления классического подхода к учёту рабочего времени. Всё больше сотрудников работают по гибкому графику — кто-то начинает позже, кто-то распределяет нагрузку в течение недели неравномерно, кто-то трудится по проектной занятости. Однако Трудовой кодекс РФ и контролирующие органы по-прежнему требуют чёткого учёта времени работы, особенно если речь идёт о гарантированных правах сотрудников: оплате труда, переработках, отпускных, ночных сменах и т.д.

Разберём, как в 2025 году корректно фиксировать рабочее время при гибком графике, на что обращают внимание трудовые инспекции и какие инструменты использовать.

Что такое гибкий график

Гибкий режим рабочего времени (ГРРВ) — это один из вариантов режима труда, при котором работник самостоятельно определяет начало, окончание и/или продолжительность рабочего дня, но при этом соблюдает установленную норму рабочего времени (например, 40 часов в неделю).

Варианты гибкого графика:

• Скользящий график: начало и окончание рабочего дня варьируются, но суммарная продолжительность не превышает нормы;

• Неполная занятость по индивидуальному графику;

• Работа по сменам с возможностью выбора смен;

• Суммированный учёт рабочего времени — используется при нестабильной нагрузке, учитывается, например, месяц или квартал.

Важно: гибкий график должен быть документально закреплён — в трудовом договоре, приложении к нему или локальном нормативном акте.

Почему фиксация рабочего времени важна

Даже при гибком графике работодатель обязан:

• Соблюдать нормы трудового законодательства (например, не допускать переработок без доплат);

• Вести учёт отработанных часов (для расчёта зарплаты, отпусков, больничных, командировок);

• Документально подтверждать рабочее время при проверках и трудовых спорах.

Нарушение этих требований может повлечь штрафы до 50 000 рублей за одного работника и судебные иски с обязательством доплатить за «скрытую» переработку или сверхурочную работу.

Как зафиксировать рабочее время при гибком графике 1. Установите правила в локальных документах

Пропишите в Положении о режиме труда или ином ЛНА:

• Возможность работы по гибкому графику;

• Основную норму рабочего времени (например, 40 часов в неделю);

• Диапазон допустимого начала/окончания работы;

• Порядок фиксации и отчётности: табель, электронная система, ежедневный отчёт.

2. Закрепите график индивидуально

В трудовом договоре или дополнительном соглашении должны быть указаны:

• Ссылки на Положение о гибком графике;

• Порядок учёта времени;

• Возможные «опорные часы» — период, когда сотрудник обязан быть на связи (например, с 12:00 до 16:00);

• Варианты отчетности (например, еженедельный отчёт о фактически отработанном времени).

3. Ведите табель учёта рабочего времени

Это обязательный документ, даже при гибком графике. Его можно вести:

• Вручную (для небольших команд);

• В Excel (для гибридного формата);

• В HRM-системе или с помощью онлайн-сервисов учёта времени (например, Yaware, CrocoTime, TMetric, WebWork).

В табеле важно отражать фактические часы работы, а не плановые — особенно если применяется повременная система оплаты.

4. Используйте электронные средства контроля

Для гибкого формата отлично подходят:

• Онлайн трекеры времени: фиксируют начало и окончание работы, перерывы;

• Системы логирования активности: работа с корпоративными сервисами, вход в систему;

• GPS-отметки: для сотрудников на выезде;

• Отчёты о проделанной работе: особенно в проектной и творческой деятельности.

Важно: использовать средства контроля можно только с согласия работника, и об этом должно быть сказано в ЛНА.

Что делать с переработками и перераспределением часов

При гибком графике может возникнуть:

• Проблема переработок: сотрудник работает больше нормы, не фиксируя это как сверхурочное время.

• Сдвиг нагрузки: например, в один день 10 часов, в другой — 6.

Возможные решения:

• Суммированный учёт рабочего времени — указывается учетный период (например, месяц), и по итогам этого периода проверяется соблюдение нормы.

• Договорённости с сотрудником — фиксировать переработки как сверхурочные, оформлять соответствующим образом.

• Контроль менеджера/HR: согласовывать рабочие дни и часы заранее, фиксировать отклонения от плана.

Ошибки, которых стоит избегать

• Отсутствие официального оформления гибкого графика;

• Ведение табеля «для галочки» (всегда ставятся 8 часов, независимо от факта);

• Отсутствие отчётности от сотрудников;

• Нет механизмов контроля или доверия — как результат, претензии со стороны проверяющих и сотрудников;

• Использование средств учёта без согласия персонала (прямая угроза штрафа от ГИТ и иска от работника).

Рекомендации для HR

• Обновите кадровые документы: убедитесь, что в ЛНА предусмотрен гибкий график и порядок его учёта.

• Обучите сотрудников: объясните, почему важно фиксировать часы и как это делать корректно.

• Внедрите цифровые инструменты: если позволяет специфика, автоматизируйте учёт.

• Регулярно сверяйтесь с нормой: анализируйте соответствие отработанных часов нормативу.

• Формируйте отчётность: полезно как при проверке, так и при спорах по оплате труда.

Заключение

Гибкий график — это не «анархия» в трудовых отношениях. Это управляемый режим, требующий чёткого документального и цифрового сопровождения. Правильная фиксация рабочего времени позволяет защитить интересы как компании, так и сотрудника, обеспечивая законность, прозрачность и доверие. В 2025 году, когда внимание к трудовым отношениям со стороны контролирующих органов усиливается, особенно важно уделить внимание учёту времени — особенно в нестандартных форматах занятости.