Как компании самой написать должностные инструкции?

Question

Кадровое делопроизводство #Вопросы и ответы 29 октября 2024

Как компании самой написать должностные инструкции?

720

12

5

1 минут чтения

Коллеги, здравствуйте.
Вопрос появился: Как компании самой сделать должностные инструкции своему персоналу и довести эту работу до конца?
У меня этот вопрос не на пустом месте возник, так как знаю, на личном примере, что мало собрать информацию от сотрудников и посмотреть профтандарты и/или справочники, важно еще этот проект довести до конца.

Популярное по теме

90 чек-листов по всем направлениям для HR и бизнес-тренеров: подборка от экспертов hrtime.ru

Полезные инструменты по подбору, оценке персонала, обучению, консалтингу, разработке СОТ, корпоративной культуре, коучингу, кадровому учету и карьерному консультированию в одном месте.

Посмотреть подборку

Опять - таки из опыта, основным стопером бывает общая загруженность внутренних специалистов компании и сложность выполнения плана работ, которые компания сама же себе и устанавливает в этом процессе.

И по этому случаю, у меня есть кейс. В начале года, ко мне приходил клиент: надо было сделать должностные.

Мы вроде хорошо поговорили, дело пошло к договору. И клиенту, готовлю договор, направляю возможные варианты должностных.

И, вот, клиент, по всей видимости, получив несколько образцов документов сливается – наверно решив, что теперь он сам сделает.

Ну, ок, только в образцах, во - первых не все, а во - вторых, это образцы должностных, которые не выполнят основной функции: защиты работодателя. Ведь, нанимая человека на работу и вводя должностные (или уточняя их), надо думать, как этого человека будем увольнять, если что.

Если компания, хочет реализовать сама такой проект, то, как минимум надо:

1. Понять, кто задействован в проекте. Договориться о ролях и правилах игры. Провести обучение или установочную сессию.

2. Утвердить форму должностной инструкции

3. Собрать информацию о том, что делают работники (можно через интервью и опросники)

4. Поверить профстандарты и справочники

5. Разработать и оформить должностные в соответствии с утвержденными формами и целями.

6. Удержать сроки.

Если у самой компании нет ресурсов на всю эту работу, обращение к внешним специалистам – таблетка от того, что проект не будет реализован, в том числе и из- за банальной итальянской забастовки в коллективе.

Поделиться статьей

Интересует аудит или разработка документов?

Опишите вашу задачу и я сделаю вам расчет бесплатно

Автор материала - Наталья Кретова

Помогаю с кадровым учетом

1

Здравствуйте Наталья.
Самая эффективная ДИ, та, которая написана на основе формализованных бизнес процессов. Бизнес-процесс определяет потоки работ, функции и задачи, исполняемые в конкретной компании, а таже, использование ресурсов, документы и передачу ответственности.
Программы "Бизнес студио", "Бизнес инженер" (самые ТОПовые) имеют инструментарий по составлению регламентов исполняемых процессов и написанию ДИ. В этих программах содержатся большое количество настраиваемых шаблонов, которые позволяют заказчику выбрать подходящий для его компании формат ДИ и регламентов. Программа "Бизнес студио" (и иже с ней) АВТОМАТИЧЕСКИ собирает все потоки работ, функции, задачи, которые выполняет должностное лицо в каждом из процессов, в которых оно ("лицо") участвует, как в роли исполнителя, так и в ролях контролера/ руководителя/аналитика.
Таким образом, после отработки всех бизнес-процессов компании, заказчик получит не только эффективные ДИ, но и регламенты и организующие документы, логически и функционально связанные в единую систему управления компании.
Диджитализация всем в помощь.

2024-11-05 10:37 0

Светлана, трудовой юрист

HR-клуб

77

Трудовой юрист/Кадровый аудитор/Эксперт

Наталья, коллеги, приветствую.
Да, ДИ везде много, а фактического функционала в них единицы!
К счастью мне не попадались клиенты, тормозящие меня на полпути. Всегда вводили их в работу.
Согласна также и с Вами, и с коллегами о большом пласте работы при их формировании, введении и контроле выполнения. Я их часто и к БП, и к KPI, и к премирования привязываю (если они есть в компании).
Всегда доводила их до контроля выполнения и будучи в штате. Для меня важным были ТЗ, сроки, контроль, презентация (если это новые должности), выполнение, привязка к БП и остальному. Тут много слагаемых.
Благодарю за тему

2024-11-03 17:09 2

Ксения Страхова

HR-клуб

37

Коуч, бизнес-тренер, HR-эксперт. Тренинги, обучение, стратегические сессии

Наталья, добрый день! Полностью разделяю ваш взгляд на то, что проект по созданию должностных инструкций часто «застревает» из-за перегруженности внутренних специалистов. В таких проектах не хватает четкой организации и распределения ролей, и, если упустить хотя бы один из шагов, должностные могут остаться сырыми документами, которые не выполняют своей ключевой функции.

Из моего опыта, важно сразу определить команду проекта, закрепить роли и провести установочную сессию, чтобы обсудить цели и подходы. Сбор информации — это не просто запрос примеров, а глубокая работа с профстандартами и реальными обязанностями сотрудников. И особенно важно контролировать сроки и четкость выполнения на каждом этапе, чтобы проект не «зависал».
Когда ресурсы компании ограничены, подключение внешних специалистов действительно помогает завершить работу — от соблюдения сроков до обеспечения юридической защиты для работодателя.

2024-11-01 12:31 4

Пётр Коробицын

ТОП-30

1736

Грейдинг, система KPI, компенсации и льготы, коучинг

Здравствуйте, Наталья!
Спасибо за ваш вопрос и детальный подход к теме создания должностных инструкций. Действительно, важно не только собрать информацию и изучить профстандарты, но и обеспечить комплексный подход к реализации проекта.
Ваши шаги по организации процесса очень логичны и структурированы. Основные трудности, связанные с загруженностью сотрудников, требуют особого внимания и четкого планирования. Внешние специалисты могут действительно помочь ускорить процесс и внести свежий взгляд на проект, особенно если внутренние ресурсы ограничены.
Основная задача — это не только разработка инструкций, но и их интеграция в корпоративную культуру, что поможет избежать ситуаций, о которых вы упомянули.

2024-10-31 10:30 0

ОК-Консалтинг

HR-клуб

900

Бизнес-аналитик, Бизнес-тренер, Коуч по личной и бизнес эффективности

Наталья, Коллеги, всем доброго времени суток!
С ДИ работаю на постоянной основе во всех своих консалтинговых проектах. Пишу их сотнями в год. Не претендую на истину в последней инстанции, но крепко убеждён, что все справочники и профстандарты просто не работают и никогда работать не будут. Ибо, каждая компания уникальна. У каждой компании свои процессы и свои зоны.
Простой пример. За 23 и текущий год отработал и причесал 12 компаний, занимающихся производством мебели. Везде есть стандартные должности:
ОЧПУН - оператор ЧПУ нестинга;
ОЧПУП - оператор ЧПУ присадки;
ОКОС - оператор кромкооблицовочного станка;
не говоря, про сборщиков, технологов, инженеров, конструкторов и весь остальной обеспечивающий, производственный и коммерческий персонал.
Организационно-штатные структуры, по большей части, схожи. Чуть ли не идентичны.
НО процессы везде разные. А соответственно и зоны ответственности очень разные.
Поэтому, при создании ДИ всегда исхожу из регламентированных бизнес-процессов. Безусловно пользуюсь стандартами и справочниками в области общей информации по ПБ, ТБ, ОТ и необходимых знаний.
Но ведь и цели по BSC у всех компаний абсолютно разные. А значит и KPI тоже разные.
Поэтому для меня во главе угла находятся бизнес-процессы, которые и определяют ценность, вес каждой должности и, соответственно, ДИ.
Всем добра!

2024-10-30 21:43 3

Александр Крымов

ТОП-30

692

HR-эксперт, бизнес-консультант, бизнес-тренер

Наталья, ДИ - вещь важная, но, как говорится, есть нюансы.
Надо различать цели, ради которых клиент заказывает ДИ. 2 полярных варианта: для проформы (надо, значит надо, или у всех есть, у меня нет) или реальные (скорее рабочие, чем должностные). Это в случае, когда руководитель перестаёт понимать, кто что в компании делает, а чего никто не делает, и зачем и почему.
Если первое - можно не особенно париться: подойдёт банальный образец * профстандарт (кстати, тот ещё ужас). Самое главное - последний пункт: "а также выполнять другие указания непосредственного руководителя". Волшебная палочка: всё остальное можно не писать!
Второй значительно сложнее. Он обычно наступает на фазе быстрого роста (переход от "Давай-давай" по Адизесу на следующую стадию. Вот тут будет даже не итальянская, а самая натуральная стачка. Ибо раньше все делали, что хотели, а чего не хотели - не делали. А тут, панимаеш, надо себе какие-то обязанности писать... Кому же хочется (кроме Топа, который всё это и затеял.
По-моему, в любом случае привлекать сотрудников к написанию себе должностных инструкций - обычная практика, но абсолютно гиблое дело. Надо разобраться, что творится в компании, потом написать по своему разумению и предъявить Заказчику. Он почеркает, ибо только ему это и нужно. Потом соберёт команду и скажет - вот, изучайте. И тут уже будет, ясно, кто за что борется.

2024-10-30 18:26 1

Воропаева Ольга

ТОП-30

791

Карьерный консультант, HR-эксперт, ICU Professional Coach

Наталья, вы совершенно правы, что к составлению должностной инструкции стоит подходить неформально. ДИ — это не просто документ, а инструмент, который помогает управлять бизнес-процессами, выстраивать эффективное взаимодействие с сотрудниками и снижать риски, связанные с непониманием ролей. Чтобы инструкция была действительно полезной, важно, чтобы она фокусировалась на достижении ключевых целей компании, а не решала лишь локальные задачи.

2024-10-30 10:54 4

Елена Берилло

ТОП-30

425

Карьерный консультант. HR-эксперт

Наталья, здравствуйте!
Абсолютно согласна, разработка должностных инструкций — это полноценный проект, требующий вовлеченности и внимания к деталям. Помимо структурированного плана работ и распределения ролей, как вы справедливо отметили, важно обеспечить грамотное внедрение и закрепление инструкций в повседневной работе.
Часто компаниям мешает завершить такой проект именно нехватка ресурсов и времени у внутренних специалистов. Чтобы этого избежать, можно рассмотреть поэтапное внедрение: сначала создать ключевые инструкции для критически важных должностей, наладить процесс и убедиться, что он работает, а затем постепенно включать остальные роли.
Также стоит учитывать, что должностные инструкции — это не просто документ для внутреннего пользования, а инструмент, который помогает защитить интересы компании в спорных ситуациях. Продуманное создание инструкций с учетом возможных кадровых рисков помогает компании избежать проблем при расторжении трудовых договоров и иных юридических аспектах. Поэтому, если возникают сложности с реализацией, то разумнее привлечь внешних специалистов, чтобы ускорить процесс и получить качественный результат.

2024-10-30 05:56 3

Екатерина Глебовская

ТОП-30

627

Эксперт в сфере подбора персонала, HR-консультант

Наталья, здравствуйте!
Согласна - работа по созданию должностных инструкций, это не просто шаблонное, типовое перечисление обязанностей для каждой должности, а глубокая аналитическая работа, требующая экспертизы и понимания функционирования каждого подразделения и сотрудника.
К сожалению, часто на типовых инструкциях все и заканчивается. Поручают такую задачу даже секретарям иногда, а иногда руководителям отделов, которые выполняют ее по остаточному принципу.
Проблемы начинаются неожиданно. При сложных увольнениях чаще всего.
И стоимость профессионального создания ДИ кажется ничтожной, по сравнению с суммами, которые приходиться выплачивать по нештатным ситуациям.

2024-10-29 21:30 7

Показать все комментарии