Инструкция на случай проверки вышестоящими организациями розничной точки

Научите своих подчинённых НЕ бояться проверок вышестоящих организаций, вести себя адекватно и правильно отвечать на вопросы. Предложенная инструкция Вам в помощь. Правильные действия и наличие необходимых документов в розничных точках позволяет экономить деньги предприятия. Не правильные действия выливаются в реальные штрафы. 

Плохо информированный сотрудник розничной точки сильно боится проверок вышестоящих организаций. За свою практику я видела массу НЕправильных реакций персонала на приход какого-либо инспектора и, как следствие такого правильно поведения, - штрафы. Именно поэтому родилась подобная инструкция.

Если быть спокойным, не нервничать, совершать правильные действия и не говорить лишнего, то даже учитывая разночтения и дуальность некоторых законов нашей страны, проверки можно проходить весьма безболезненно, а что ещё важно- без ущербов для компании. Особенно это важно компаниям, у которых большое количество розничных точек. Суммы штрафов, порой, доходят до серьёзных расходов компании. Поэтому необходимо иметь подобную инструкцию и возможность проведения корпоративного обучения по данному вопросу, замер знаний и правильные документы в розничных точках. И проверок вышестоящих организаций можно не бояться!

Инструкция

менеджеру розничной точки

на случай проверки магазина вышестоящими организациями.

В розничную точку в любое время работы магазина, могут зайти проверяющие вышестоящие организации:

• Роспотребнадзор (планово и внепланово (по жалобе);
• Налоговая инспекция (внепланово);
• Пожарная инспекция (планово);
• Прокуратура
• Трудовая инспекция (планово);

Все проверки можно поделить на две группы: ПЛАНОВЫЕ и ВНЕПЛАНОВЫЕ.

О плановых проверках можно узнать на Официальном сайте прокуратуры (на примере Ярославской области) в разделе «Планы проверок органов местного самоуправления». Перед плановой проверкой Вам поступит звонок, Вам сообщат о том, какого числа будет проверка и предоставят постановление, на основании которого будет проверка. В постановлении укажут перечень необходимых для проверки документов, которые вы должны будете предоставить в день проверки. ВАШИ ДЕЙСТВИЯ: немедленно сообщить своему региональному управляющему о предстоящей проверке и переслать ему постановление. Собрать необходимые для проверки документы и пройти её.

Внеплановые проверки проходят, как правило, по жалобе клиента.

В случае проверки заведения вышестоящими организациями:

• Просим проверяющих предъявит удостоверение личности, указывающих на полномочия их проверять наше заведение. Также у проверяющих должно быть основание осуществлять проверку (постановление, распоряжение и т.д.). Данный документ он должен оставить Вам. Если он этого не делает, то Вам необходимо снять с него копию для отчёта перед исполнительным директором.
• Менеджер розничной точки делает звонок региональному управляющему. Если  в этот момент, региональный управляющий не ответил на Ваш звонок, то менеджер докладывает о событии Исполнительному директору.
• Менеджер определяет место проверяющему (место клиента) и предоставляет запрашиваемые документы.
• В магазине, заранее, должны быть готовы следующие документы: ИНН (копия), ОГРН (копия), книга жалоб и предложений (пронумерованная, проштампованная!!!), копия договора на аренду помещения. Все копии документов должны быть заверены печатью и подписью. Вышеперечисленные документы должны находится в уголке потребителя в свободном доступе для посетителей и любых проверяющих. Наличие уголка потребителя – ОБЯЗАТЕЛЬНО!
• В отдельной папке НЕ в свободном доступе, должны находиться следующие документы: копия Вашего паспорта; доверенность(ОРИГИНАЛ!), выписанная на Ваше имя; должностная инструкция, подписанная Вами (копия); журнал регистрации проверок; приказ о Вашем принятии на работу (копия).
• Проверяющий, под контролем менеджера, должен сделать запись в журнале регистрации проверок.
• Проверяющий по результатам проверки должен составить акт. Менеджер должен ознакомиться с актом, задать вопросы на уточнение и если в акте объективная информация, подписать его.
• Если проверяющий просит Вас сделать ксерокопию каких либо документов для своего отчёта, то ВНИМАНИЕ, вы, без разрешения исполнительно директора, имеете право сделать ксерокопии только вышеперечисленных документов (ИНН, ОГРН, договор аренды, книга жалоб и предложений, приказ о приёме на работу, доверенность, должностная инструкция). ЗАПРЕЩЕНО делать и отдавать копии заполненных договоров, бланков, приходных ордеров!!!

Если проверяющий настаивает, то Ваш ответ должен звучать спокойно, без лишних эмоций: «Прошу Вас предоставить полный перечень необходимых документов, которые я подготовлю с разрешения руководства и предоставлю Вам. Куда и когда подвезти документы?» При этом у Вас обязательно должны быть контакты проверяющего лица, чтобы можно было уточнить причины, по которым им потребовались те или иные документы.