Важно не только произвести качественный отбор персонала, но и правильно оформить на работу. Обсуждение перехода на электронные трудовые книжки началось еще в конце 2008 года. Через 10 лет эта инициатива состоялась. Трудовая книжка полностью не уходит из жизни работников, а приобретает цифровую форму. Обязанностью работодателя будет уведомление работника о данных изменениях , что прописано в законопроекте в части «Переходные положения» С 01.01.21 г. трудовые книжки на бумажном носителе предприятия будут вести только для сотрудников, которые подадут письменное заявление до конца 2020 г. Если работник этого не сделает, то книжку ему выдадут на руки и дальнейший учет сведений о трудовой деятельности будет вестись в электронной форме.
Для оформления в штат организации работодателю требуется:⠀⠀
1. Запросить документы у сотрудника.⠀⠀⠀⠀
При приеме на работу сотрудник должен в обязательном порядке предъявить работодателю следующие документы:⠀⠀
ст. 65 ТК РФ Попросить что-то сверх указанного, работодатель не имеет права.⠀⠀⠀
За исключением некоторых категорий сотрудников , которые не могут быть допущены к работе без справки об отсутствии судимости или медицинской книжки.( педагоги, государственные служащие, главные бухгалтера должны предоставить справку об отсутствии судимости; врачи, воспитатели, водители, продавцы обязаны предъявить личную медицинскую книжку).⠀⠀
2. Подписать внутренние документы.⠀⠀⠀⠀
В каждой организации внутренние положения и правила разрабатываются самостоятельно, однако есть и обязательный перечень документов, которые работник должен подписать до того как с ним будет заключен трудовой договор.⠀⠀⠀
Это правила внутреннего трудового распорядка, инструкции по охране труда, положение об оплате труда и премировании (при наличии), также документ о порядке хранения и использования персональных данных работников.⠀⠀⠀⠀
О том что сотрудник ознакомлен с данными документами делается пометка под роспись на листе ознакомления.⠀⠀
3. Оформить трудовой договор.⠀⠀⠀
ст. 57 ТК РФ регламентирует правила оформления ⠀⠀
При оформлении дистанционных сотрудников или надомников предъявляется тот же перечень документов, что и при устройстве в офис в виде электронных копий. Однако работодатель имеет право потребовать заверенные нотариусом копии документов, которые работник предъявил при трудоустройстве, заказным письмом с уведомлением о вручении (ст.312.2 ТК РФ)⠀⠀
Трудовой договор составляется в двух экземплярах и факт передачи его работнику, обязательно подтверждается подписью работника на экземпляре работодателя.⠀⠀
4. Оформить приказ о приеме на работу.⠀⠀
После подписания трудового договора работником подписывается приказ о приеме на работу. Содержание приказа должно соответствовать содержанию трудового договора.⠀⠀⠀
Уведомить и подписать приказ необходимо не позднее 3-х дней с начала работы сотрудника в организации.⠀⠀⠀⠀
5. Заполнить трудовую книжку.⠀⠀⠀⠀
Трудовая книжка заполняется не позднее 7 дней со дня подписания работником приказа о приеме на работу. Запись в трудовой книжке обязательна, если работник проработал в организации более 5 дней.⠀⠀
Дистанционным сотрудникам запись в трудовую книжку работодателю делать не обязательно. В данном случае документом о факте трудовой деятельности и стаже работника в организации является заверенный трудовой договор.⠀⠀⠀
Также работодатель не обязан оформлять трудовую книжку работникам по совместительству.⠀⠀⠀
6. Направить на медосмотр и уведомить бывшего работодателя ( для отдельных категорий работников).⠀⠀
Уведомление бывшего работодателя обязательно в случае, если работник работал ранее в государственных или муниципальных органах и с момента уведомления не прошло 2-х лет) и ряд должностей регламентируемых указом Президента № 557.⠀⠀⠀
Предъявление ИНН законодательно не закреплено ( за исключением государственных служащих и других отдельных категорий работников).Поэтому требовать у работника его предъявить , работодатель не имеет права.⠀⠀⠀⠀
Регистрацию по месту жительства тоже не обязательна к предъявлению. Гражданин РФ имеет право свободно передвигаться, выбирать место пребывания и жительства. Однако если у работника нет в собственности жилья и он находится по месту временного пребывания более 90 дней, то он обязан обратиться для постановки на учет в органы регистрационного учета.⠀
Переход на электронную трудовую книжку регламентирован Мин.трудом и правительственной комиссией рядом пакет поправок в законодательство.
Плюсы и минусы:
Преимущества для работодателей – нет необходимости закупать бланки трудовых книжек и вкладышей к ним, не надо вести приходно - расходную книгу по учету бланков и вкладышей и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей, а следовательно снят риск санкций в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ за неправильное оформление или ведение трудовой книжки , также снимается уголовная ответственность по статье «халатность» за утерю или порчу трудовых книжек, упраздняется дисциплинарная ответственность (ч.1 ст. 192 ТК РФ) ответственного лица за ведение и хранение трудовых книжек.
Однако минусом станет ведение двойной работы кадровыми специалистами и увеличение штата кадровиков для работодателей.
Отправляя данные вы подтверждаете пользовательское соглашение