Деловое письмо работодателю

Деловое письмо – это универсальный инструмент, при помощи которого мы можем решать вопросы, находить не только новых клиентов, партнеров, но и работодателей. Как сделать содержимое письма предельно понятным для адресата, чтобы адресат понял его без искажений? Один из инструментов ясности письма – четкая структура письма.

Популярное по теме

90 чек-листов по всем направлениям для HR и бизнес-тренеров: подборка от экспертов hrtime.ru

Полезные инструменты по подбору, оценке персонала, обучению, консалтингу, разработке СОТ, корпоративной культуре, коучингу, кадровому учету и карьерному консультированию в одном месте.

Посмотреть подборку

На первый взгляд, кажется, что может быть сложного в структуре письма?

Однако деловой стиль вносит свои корректировки и дополнения!

Стандартная структура письма выглядит следующим образом: 

1. Приветствие
2. Обращение
3. Лид-абзац
4. Вводная часть
5. Основная часть
6. Заключение 

1.Приветствие выражает адресату уважение, что в значительной степени сокращает психологическую дистанцию между участниками служебно-деловой переписки, создавая необходимые предпосылки для конструктивного диалога. 

2.При помощи же  обращения автор письма свидетельствует адресату свое уважение; обращение выполняет связующую функцию по отношению к последующим элементам письма - перебрасывается мостик к тексту послания.

Стандартные формулировки: Уважаемый… (имя и отчество адресата), уважаемые коллеги… 

3. Лид-абзацвыражает адресату формальную благодарность; поясняет мотивы и темы послания; обеспечивает смысловую и стилистическую подводку к основному тексту послания. Это первый абзац письма, включающий, как правило, не более одного предложения и не являющийся обязательной частью делового письма

 Как пример: Благодарим Вас за своевременный ответ и  предоставленную информацию. 

4.Вводная часть нужна для конкретизации сути вопроса, послужившего поводом для письма (по отношению к информации, изложенной в лид-абзаце).

Она может состоять из одного абзаца, включающего два предложения: в первом предложении четко формулируется суть вопроса; а второе предложение, как правило, содержит смысловую и стилистическую подводку к основной части текста.  Вводная часть может начинаться словами:

  - В связи с тем, что…;

  - Поскольку Вы заинтересованы в …;

  - Познакомившись с Вашим предложением…

5.Основная часть – это  последовательное и подробное описание различных аспектов вопроса.  Собственно здесь и размещается ваше эссе или резюме. 

 Заключительный абзац основной части должен быть наиболее убедительным. Логика и стилистика его изложения должны обеспечить адресату более удобный переход к заключительной части текста.

 6.Заключение обычно состоит из одного абзаца, включающего два предложения. Первое предложение обычно представляет собой вывод, подытоживая сказанное в основной части письма.

Следующее предложение чаще всего содержит просьбу  к адресату от имени автора. Заключительное предложение может указывать на характер ожиданий автора послания. Например, "Буду признателен за внимание к моей кандидатуре"

В качестве заключительной формулы вежливости могут  использоваться следующие стандартные формулировки: С уважением...; С благодарностью… и т.д. 

Итак, мы поняли, что  структура – залог понятности и стройности смысла: приветствие, обращение, лид - абзац, вводная часть, основная часть, заключение. Именно такое обращение к будущему работодателю позволит Вам донести свои преимущетсва и обеспечить внимание рекрутера